信息网络环境下的档案管理探析

信息网络环境下的档案管理探析

舒琳

（湖北中医药高等专科学校  湖北荆州  434020）

摘要：随着信息技术的飞速发展和广泛应用，信息网络环境已经渗透到社会生活的各个角落，对各行各业产生了深远影响。档案管理工作作为社会信息管理的重要组成部分，在信息网络环境下同样面临着新的挑战和机遇。本文阐述了信息网络化时代档案管理的重要性，分析了信息网络环境下档案管理面临的挑战，探讨了提高信息网络化时代档案管理的措施。

关键词：信息网络化；网络化时代；档案管理；

1信息网络化时代档案管理的重要性

1.1提升档案管理效率

信息化手段可以实现档案信息的快速录入、存储和检索。通过扫描、拍照等技术手段，将纸质档案转化为数字档案，实现了档案信息的数字化存储。网络化平台使得档案信息可以实现在线共享和协同编辑。各部门之间可以通过网络平台共享档案信息，避免了信息孤岛和重复劳动。同时，多人可以同时在线编辑和更新档案信息，大大提高了档案管理的协同性和实时性。通过智能推荐和提醒功能，可以为用户提供个性化的档案服务，提高用户的满意度和体验感。

1.2 强化档案信息安全保障

信息网络化技术为档案信息安全提供了技术支持。通过数据加密、身份认证等技术手段，可以保护档案信息在传输和存储过程中的安全性；通过数据备份和恢复机制，可以在遭遇意外情况时迅速恢复档案信息，减少损失。通过制定严格的档案管理制度和规范操作流程，可以确保档案信息在管理过程中的规范性和安全性。同时，加强档案管理人员的安全教育和培训，提高他们的安全意识和操作技能，也是保障档案信息安全的关键环节。

1.3 促进档案资源共享利用

信息网络化时代为档案资源共享利用提供了便利条件。通过网络平台，档案信息可以实现跨区域、跨行业的共享和流通，使得档案资源得到更广泛的利用和发挥更大的价值。档案信息共享可以满足公众的信息需求。随着信息化社会的发展，公众对档案信息的需求日益增长。通过开放共享档案信息，可以满足公众对历史文化、社会发展等方面的了解和探索需求，增强公众的归属感和认同感。通过开发利用档案信息资源，可以推动文化创意产业的发展，促进文化产业与旅游、教育等领域的融合与发展。

2信息网络环境下档案管理面临的挑战

2.1信息化档案管理意识亟待提升

在信息网络时代，信息的获取、存储和传递方式发生了巨大变革，但部分档案工作者仍局限于传统的档案管理理念和方法，对信息化档案管理的重要性认识不足。信息化档案管理意识的不足导致仍然沿用传统的纸质档案管理方式，不仅制约了档案信息的数字化、网络化进程，也影响了档案服务质量和效率的提升。由于信息化档案管理意识的不足，许多机构和个人对信息安全风险认识不足，容易造成信息泄露和数据丢失等问题。

2.2数字化档案处理技术有所欠缺

数字化档案处理的硬件设备和软件系统不够先进和完善，无法满足大规模、高效率的档案数字化处理需求；由于不同类型的档案可能涉及到多种格式，如文本、图片、音频、视频等，当前数字化档案处理过程中存在数据格式不统一、信息丢失或失真等问题，影响了档案信息的准确性和完整性；数字化档案处理技术的研发和应用不够广泛，缺乏具有创新性和实用性的技术成果。

2.3数字化档案管理人才存在不足

专业数字化档案管理人才的数量相对匮乏。目前，许多档案管理部门面临着专业人才短缺的问题，尤其是具备数字化档案管理知识和技能的专业人才更是稀缺。这使得档案管理工作难以适应信息网络时代的发展需求，影响了档案服务的质量和效率。现有档案管理人员的数字化素养和能力有待提升。许多传统的档案管理人员虽然具有丰富的档案管理经验，但缺乏数字化档案管理的知识和技能，对信息技术和数字化处理技术了解不足，难以有效地应用这些技术来优化档案管理工作。

3提高信息网络化时代档案管理的措施

3.1 完善档案管理制度体系

建立健全档案管理制度是提升管理效率的基础。档案管理机构应依据国家相关法律法规和标准规范，制定详尽、科学的档案管理制度，明确档案管理的职责、流程和标准。同时，加强制度的宣传和培训，确保档案管理人员能够熟知并遵守制度要求，提高档案管理的规范化和标准化水平。加强档案管理制度的监督和执行力度。档案管理机构应设立专门的监督机构或指定专人负责监督档案管理制度的执行情况，对于违反制度的行为进行及时纠正和处理。同时，建立档案管理制度执行情况的考核评价机制，将考核结果纳入档案管理人员的绩效考核体系，激励其积极履行职责，提高档案管理的质量和效率。

3.2 加强档案管理信息化建设

信息化建设是提高档案管理效率和质量的关键。档案管理机构应积极推进档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案的电子存储和在线查阅。同时，加强档案管理系统的建设和维护，提高系统的稳定性和安全性。通过引入先进的信息技术，如大数据分析、云计算等，对档案数据进行深度挖掘和分析，为决策提供有力支持。还应加强档案管理信息的共享和利用。通过建立档案信息共享平台，打破信息孤岛，实现档案信息资源的互联互通和共享利用。同时，加强档案信息的开发利用，充分挖掘档案信息的价值，为社会发展和文化传承贡献力量。

3.3培养高素质的现代档案管理人才

加强数字化档案管理人才的培养和引进，通过组织培训、开设专业课程等方式，积极引进具备数字化档案管理背景的专业人才，提升现有档案管理人员的数字化素养和能力，为档案管理工作注入新的活力和创新力。建立完善的数字化档案管理人才评价和激励机制，制定合理的评价标准和奖励机制，激发档案管理人员学习数字化档案管理知识和技能的积极性。加强数字化档案管理人才的交流和合作，组织定期的学术交流、经验分享等活动，促进不同部门和单位之间的数字化档案管理人才之间的合作与交流。

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