事业单位电子档案管理探析

事业单位电子档案管理探析

崔屹博

鄂尔多斯高新技术产业开发区    内蒙古   鄂尔多斯市     017000

摘要：随着科学技术的不断发展，事业单位的档案管理工作也需要不断地更新和升级，这不仅是档案管理工作的需要，也是事业单位整体发展的要求。在这个过程中，电子档案管理工作的重要性日益凸显，电子档案管理不仅可提高档案管理的效率，还可提高档案管理的安全性、完整性和可靠性。通过人才实现档案管理工作的创新发展，使档案管理工作不断朝向规范化和标准化方向开展。同时，重视科学技术的应用，实现事业单位档案管理工作的现代化、智能化，推进事业单位档案管理工作早日实现标准化和规范化。基于此，本文主要分析事业单位电子档案管理措施。

关键词：事业单位；电子档案；管理措施

引言

事业单位应认清互联网时代档案管理信息化建设的形势，牢牢抓住时代机遇，借助互联网及信息技术的优势，摆脱信息化建设困境，从而加快档案管理工作向信息化方向转变的步伐。因此，事业单位需要积极推进电子档案管理工作，完善电子档案管理机制，加强电子档案管理的技术创新。通过这样的方式可更好地发挥电子档案的作用，提高事业单位档案管理工作的效率。

1电子档案管理的优点

电子档案管理，是指将传统的纸质档案转化为电子文件形式展开存储与管理的一种方式。其优点主要为：其一，与纸质档案管理相比，电子档案占用的空间面积小，可以存储大量的档案信息；能够管理多媒体和非文字类型的档案资料，丰富了档案管理的内容；其二，电子档案的异地管理和实时共享能够打破传统纸质档案的时空限制，提高了档案管理的效率和便利性；其三，通过电子档案系统，用户可以实现更快速便捷的检索及查询，提高档案办公的利用效率[1]。

2事业单位电子档案管理措施

事业单位档案管理中的电子档案管理，提高了档案管理与利用效率，加快了事业单位的改革步伐。因此，在今后的实际工作中，需要通过革新思想观念、健全管理制度、提高人员能力、加大创新技术手段应用，确保电子档案管理的实效性。

2.1转变思想观念

在当前科技高速发展的时代背景下，各行业实现快速发展。事业单位开展档案管理工作也受到科技因素的影响，档案管理工作的方法及模式发生变化。同时，伴随事业单位不断深化改革，要求档案管理工作实现现代化、信息化和智能化，从而提升档案管理工作的质量和效果。第一，事业单位应立足整体，统筹部署档案管理信息化建设工作，合理优化现有组织框架，根据档案管理信息化建设要求，综合考虑当前档案管理现状，组建一支以单位领导为主、各部门骨干成员及专业档案管理人员为辅的档案管理信息化建设团队。第二，事业单位应加强内部宣传，将档案信息化建设内涵、价值、重要性作为主要宣传内容，打造一个全员积极参与的良性工作氛围，以此引导员工理解与认同档案管理信息化建设工作。

2.2健全管理制度

在数字化时代背景下，事业单位要想实现档案管理信息化建设，还需要规范管理制度和完善管理体系。第一，加强档案组织领导，明确档案管理职责。例如，建立完善的组织架构和职责分工，明确档案管理的责任主体和权力配置，确保档案管理工作的有序开展，还可以建立健全信息化档案管理的领导机制，明确领导层对数字化时代档案管理的重视和支持，为信息化建设提供必要的指导和资源支持；第二，通过建立安全管理制度体系，防止档案资料被泄露、损坏。比如，强化电子档案安全管理与风险防范机制，采用电子档案加密、权限控制等措施，从而防范黑客攻击、病毒入侵和数据被泄露等风险。建立电子档案备份与恢复机制，积极采用云存储技术对电子档案展开备份，确保数据的可靠性与完整性[2]。

2.3创新技术手段

新时期，事业单位的电子档案管理还应当不断创新技术手段，实现档案管理的智能化、信息化和高效性。第一，在线档案服务。通过互联网技术数字化处理档案信息，并提供在线查询、申请、预约等服务，用户可以通过电子平台自助查询和办理事项，提高工作效率和便利性。第二，档案智能化服务。利用人工智能和大数据技术智能化处理和挖掘档案信息，通过智能化分析为机构提供更准确的档案信息查询和利用服务。第三，个性化档案服务。根据用户需求提供个性化的档案查询、整理、保管等服务。例如，针对残疾人、老年人等特殊群体提供定制化的档案服务，让档案服务更加贴近用户的需求；第二，搭建信息化管理系统或平台，开展电子档案的采集、传输、分析、存储和利用等工作。比如，选择功能强大、易用性强的电子档案管理系统，提高电子档案的存储、检索和利用效率；定期更新与升级系统，确保系统的稳定性与安全性；建立电子档案分类体系，对电子档案展开科学分类与归档，能够提高电子档案的查询与利用效率；建立电子档案查询平台，便于广大用户更加方便、快捷地查找与获取电子档案，通过搜索引擎、关键词检索等方式，提高查询效率与准确性。

2.4提高电子档案的安全性

安全是档案管理的第一要求，部分事业单位的档案涉及国家安全、利益，甚至是绝密文件。所以，强化档案管理工作应当以安全为核心导向，具体可从软件、硬件两个维度加强安全防护。首先，在硬件角度，事业单位应确保服务器、存储设备和网络设备等硬件设备设施的物理安全，安装防火墙、网络入侵监测系统、视频监控等设备设施，并定期巡检。其次，在软件角度，事业单位需建立严格的身份认证和访问控制机制，采用密码、令牌和生物识别等多层次的身份验证方式，确保只有授权人员才能访问和管理档案信息。还应对档案信息加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性，采用安全协议和加密算法，保护敏感信息不被非法获取和篡改

[3]。

2.5重视进行电子档案的备份

事业单位领导只有提高思想认知，加大对电子档案管理的投入力度，才能保障电子档案管理工作有效开展。档案文件资料将纸质档案文件资料转换成电子档案之后，需要重视积极开展电子档案的备份，为提升档案管理工作的有效性提供基础性保障。目前，事业单位的档案资料备份方式也有多种路径，本地异质、同行业或者同系统异地备份等都是较为常用的备份路径，但是由于档案资料备份存储位置的差异，导致其档案管理工作方法方面具有明显的差异性，相关工作人员需要根据规定或者档案管理工作的实际需要选择适宜的备份方法。

2.6提升档案管理人员的素质

需要加强对档案管理人员的培训和教育，提高他们的专业素养和技术水平，增强他们的电子档案管理意识和能力。首先，建立完善的福利待遇吸引和留住高素质的档案管理人员，包括提供具有竞争力的薪资待遇、完善的社会保险和福利制度，为档案管理人员提供良好的工作环境和发展空间，提高工作满意度和归属感等，通过建立福利待遇制度，可以激励档案管理人员的积极性和工作热情，提高其专业素质和工作效率；其次，引进高素质专业人才。例如，设立专业岗位和专业化团队，吸引具备相关专业知识和技能的人才加入档案管理队伍[4]。

结束语

电子档案管理是提升事业单位管理水平的关键途径，因为电子档案管理可以促进事业单位档案管理水平不断提高，从而更好地服务事业单位的发展和运营，所以，事业单位在开展档案管理工作时，需要积极应用信息技术，使其可以进行对电子档案管理机制的完善，并优化管理机制，提升管理水平，以提高事业单位档案管理的效率和质量。

参考文献：

[1]马　倩.机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究[J].陕西档案，2023（05）：50-52.

[2]郭　琳.新时代事业单位档案管理中存在问题及困境的应对策略研究[J].兰台内外，2023（28）：37-39.

[3]牟林辉.事业单位档案管理信息化建设中的问题与对策探析[J].兰台内外，2023（26）：19-21.

[4]江海涛.试论信息技术在事业单位档案管理工作中的应用[J].上海轻工业，2023（04）：98-100.