加强核电厂通用工作文件规范管理的实践-以华能石岛湾核电厂为例

加强核电厂通用工作文件规范管理的实践-以华能石岛湾核电厂为例

徐晓月

华能山东石岛湾核电有限公司

摘要：本文所指核电厂通用工作文件，泛指核电项目建设、机组运维、企业经营管理等过程中产生的各类报告、总结、方案、计划等工作文件，包函技术文件和管理文件。通用工作文件的科学规范管理有利于保证核电企业各项技术、管理活动的顺利进行,实现并提高各项业务活动的质量目标,从而保证整个核电项目的正常。本文以华能石岛湾核电厂为例,介绍通用工作文件管理实践,探讨加强核电厂通用工作文件管理的若干措施。

关键词：通用工作文件；文件模板；前置性原则；知识资产

一、引言

华能山东石岛湾核电厂（下称石岛湾核电）是华能集团首个核电基地，承担国家科技重大专项-高温气冷堆核电站示范工程的建设和运营，机组于2021年12月首次并网。2021年6月石岛湾核电取得四台百万千瓦级压水堆核电机组路条，2023年7月31日扩建一期工程项目获得核准，石岛湾核电进入高质量，规模化发展新阶段。核电厂质量保证制度要求：凡是有章可循，凡是有据可查。核电厂通用工作文件是核电项目建设、调试、运行、维修、企业经营管理等各领域活动重要的指导和记录文件，是核电工程建设的珍贵记忆和重要知识资产。规范科学的管理核电厂通用工作文件，可以为一些重要决策环节提供必要的支持，为企业在核电项目经营方面提供有效证据，对企业管理提升具有重要意义。

二、管理难点

由于前期管理经验不足、信息技术管理手段缺乏、管理侧重于工程技术文件，对通用工作文件重视不够等原因，石岛湾核电通用工作文件管理存在以下难点问题：

1. 文件产生点多、面广，管理难度大

通用工作文件产生于核电项目各阶段、各领域的业务开展场景。诸如按照主管或上级单位要求定期固定报送的文件；本领域工作开展明确需要产生的文件记录；临时或专项工作编制的方案、计划、报告等；企业经营管理过程中规定动作而产生的文件等等。文件产生点多，面广，管理分散。这些文件无一不是经过系统分析整理，且经有效审批的正式文件，对核电厂建设和运营具有重要作用，需加强管理。

2. 线下产生，文件收集管理缺少抓手

因缺少信息系统支撑，石岛湾核电通用工作文件均通过线下审批生效，纸质文件管理存在诸多弊端，文件分散在员工个人手中保管，造成信息孤岛，无法实现有效共享，于工作的延续和经验的传承不利。很多通用工作文件因临时工作产生，未纳入归档移交范围，业务活动一旦结束，文件的现行使用价值即消失，员工普遍不会关注文件的留存及归档，文件的归档率不高。缺少统一管理平台，文档部门对文件收集的完整性把控缺少抓手，无法保证文件有效收集，也后续的查询利用带来很大困难。

3. 格式不统一，编码难管控

线下产生的通用工作文件格式不统一、不规范。公司文档提供了标准文件编制模板，但文件产生过于分散，编制人习惯和理解多有不同，文件产生和使用过程缺少有效监控，文件模板实际使用效果不够理想。文件编码缺少集中统一管理，无编码、编码重复、编码不规范、不连续等问题较普遍。

三、加强通用工作文件规范管理的若干举措

石岛湾核电总结通用工作文件产生和使用规律，针对上述管理难点堵点问题深入分析，以公司企业内容管理系统建设为契机，通过搭建通用工作文件管理模块，多措并举，加强了通用工作文件管理的规范性，主要措施如下：

1. 统一标准，明确原则

通用工作文件规范管理需要相应的标准来保证，石岛湾核电文档部门编制并发布公司级管理程序《公司通用工作文件管理》，明确公司文档部门为通用工作文件的归口管理部门。程序明确文件管理范围、管理目标、管理原则、职责及管理行动，明确文件标准模板、文件编码规则、文件的编制、生效、分发、归档的全流程管理要求。通用工作文件的管理原则为：

合规性原则：通用工作文件的编写须遵照核安全法规、标准和相关管理程序并结合工作实际产生，以保证文件内容的正确性和有效性。

规范性原则：每份文件按照规范格式及编码规则编制，生效手续齐备，文件题名简明、清晰、准确反映文件内容，文件内容层次分明、完整，语言简练、准确。

前置性原则：对于产生周期较固定和归口管理类通用工作文件，要求通过企业内容管理系统中通用工作文件类型申请模块申请文件类型，预先设定文件编码规则、模板、必要的元数据，实现同类型通用工作文件编制的规范性和一致性。

2. 开发信息系统模块，实现线上管理

信息技术手段的应用为文件规范管理提供了有力抓手。石岛湾核电文档深度梳理公司通用工作文件管理现状和改进方向，为系统模块搭建提供完整输入。通用工作文件管理模块主流程包括：文件类型申请、文件编制、文件著录、文件升版、文件注销。

1）通用工作文件类型申请流程

通用工作文件文件的编制、生效、发布、分发、归档等流程通过企业内容管理系统通用工作文件管理模块进行。按照“前置性原则”，对于有固定产生周期的及归口管理类通用工作文件类型，业务部门或归口管理部门应提前通过企业内容管理系统通用工作文件模块文件类型申请流程申请文件类型，锁定编码规则，并将明确的属性字段填写完整。类型审批生效后，每次发起文件编制时选择已申请文件类型，系统自动连续编码并带出相应属性信息，确保同类文件编制的规范性、准确性、连贯性。公司文档每年度组织对已使用文件类型的适用性进行审查，排除不适用的文件类型，确保文件类型最新、适用。

对于因专项工作偶然产生的工作文件，未事先申请文件类型的，文件类型选择“通用类型”，在文件完成审批后系统自动给定“通用类型”文件编码，序列号首位固定为T（通用），编码在所选领域及子领域范围内连续。

2）通用工作文件编制和升版流程

文件编制方式首推在线编写，对于因特殊原因需线下编制的通用工作文件，要求文件生效后5个工作日内上传至企业内容管理系统，以保证库内文件的完整性。对于文件升版，需发起升版申请，系统自动推送上版本文件的可编辑版（限线上编写文件）给编制人，并在上版本版本号基础上自动叠加，文件编码及版本字段编制人均不可修改，此举一方面省去编制人重复编写文件或复制粘贴的工作量，另一方面，使得文件的编码固定，文件版本得到连续有效的控制。

3）通用工作文件编码、模板管理

《公司通用工作文件管理》程序中明确文件编码规则为四段式编码，编码结合项目代码、机组号、领域定位码、文件类型、序列号等要素，其中项目代码+机组号为一段。程序中明确模板各字段的填写要求，为避免编制人出现不规范行文，模板中需编辑字段均采用“文字型窗体域”格式设置，有效保证线下编制文件格式的规范性。

3. 通用工作文件管理要求的培训与宣贯

管理模式和管理要求的转变需要强有力的推广和宣贯。公司通用工作文件管理模块及管理要求的推广得到公司文档领域分管领导的高度重视，并多次在公司高层会议上提出明确要求。文档部门在程序发布及修订后及时组织集中培训、宣贯。在系统模块投用后监控系统中文件形成质量，提取“不规范案例”，及时提醒相关编制人注意，并将案例纳入培训案例库。针对未按要求编制及管理通用工作文件制定监督考核项，纳入公司绩效管理，形成有效约束。

4. 通过文件控制其他节点把关通用工作文件规范性

石岛湾核电文档部门利用归口管理公司文档工作的业务便利，组成“通用工作文件推广使用工作组”，在信函、会议纪要生效发布环节、管理程序规范性审查环节、文件归档审查环节等，关注附件或移交文件中通用工作文件是否规范。结合文档专项监督、质保检查、联合检查等活动检查业务部门通用工作文件的管理和使用情况，并以经验反馈或监督报告等形式及时反馈，督促改进。

四、结语

信息管理系统是实现通用工作文件规范管理的有效工具，经过石岛湾核电文档人员的不懈努力，公司通用工作文件管理的规范性、完整性实现了大幅提升。通用工作文件的科学管理有利于为企业留存宝贵知识资产，也为石岛湾核电逐步实现电子文件单套制管理奠定基础。笔者在此抛砖引玉，以石岛湾核电通用工作文件管理实践为例，以期对文档管理信息化建设的推进起到一定借鉴作用。

参考文献：

[1]HAF003 核电厂质量保证安全规定

[2]NB/T20523-2018 核电文件档案管理要求

作者简介：徐晓月，吉林大学档案学专业，本科， 馆员职称，现就职于华能山东石岛湾核电有限公司，从事文档管理、文档业务研究工作