数字化管理背景下纸质档案的数字化分析

数字化管理背景下纸质档案的数字化分析

赵蓉蓉

浙江省丽水市人民检察院 323000

摘要：在信息化时代飞速发展的背景下，纸质档案数字化建设成为一种必然趋势。数字化建设具有能够提升档案安全性，方便性以及可靠性等优点，但与此同时数字化建设还面临诸多安全隐患，所以加强数字化建设过程中的安全管理是必然要求。

关键词：数字化管理；纸质档案；数字化策略

在数字化管理下纸质档案的管理，需兼顾数字化管理优势与纸质档案现存问题与局限性，明确数字化管理给纸质档案管理带来的冲击。在数字化管理大环境下对纸质档案进行策略制定，可以更好促进数字化管理落实，促进档案信息管理效率与服务质量提高，使纸质档案成功过渡到数字化档案。

1.数字化管理背景下纸质档案的现状分析

1.1数字化管理的特点和优势

    所谓数字化管理，就是通过数字化技术，把传统纸质档案变成电子形式，并加以管理。数字化管理以其信息检索方便，空间占用少，便于备份及长期保存的优势，可以提高档案利用率，工作效率及服务质量。

1.2纸质档案存在的问题和局限性

    纸质档案管理具有空间占用多、检索难、易受灾等特点，不能很好地满足人们对信息进行快速查询与分享的要求。此外，长时间保存还面临着时间与环境等多重因素，易导致破损与遗失。

1.3数字化管理对纸质档案的影响

    数字化管理可以有效地解决纸质档案管理过程中出现的各种问题，增强其安全性、便捷性以及长期保存性等特点，还可以为档案利用与共享提供一种全新的方式，推动信息化管理不断向前发展。

2.数字化管理背景下纸质档案的数字化管理策略

2.1数字化管理规划

    为数字化管理战略目标的实现提供了依据。在明确了转型的意义和目标之后，制定一个全面的转型策略变得尤为关键，这包括清晰地定义转型的执行范围、时间进度和具体步骤，以及所需的资源投入。这一规划要求考虑到组织的内、外部环境，确定转型各个阶段的目标及关键里程碑，从而使数字化管理得以顺利过渡。基于纸质档案自身特点与实际要求，数字化管理技术架构有待设计。其中包括选择适当的数字化设备与系统，建设信息安全保障机制以及确定数字化存储与备份方案，以保证技术架构能适应数字化管理需要。数字化管理转型时，必须充分考虑到现有人力资源配置，对现有人员的技能与能力进行考核，决定是需要培训还是调整才能适应数字化管理要求的职位。另外，还需考虑到新型人才引进与组织结构调整等问题。

2.2档案数字化技术选型

    针对纸质档案自身特点及实际需要，选用合适的数字化技术与装备是关键。对不同种类、大小纸质文档需选用多功能性能扫描仪。选择合适的文档管理系统，可为数字档案整理、储存、检索、共享等提供支持。其中一般包括数据库系统，文档的分类与标记功能、安全权限的控制。选用文档管理系统时需考虑到它和扫描仪之间的兼容性，能否对数字档案进行长期保存和持续管理。对于数字化文档数据而言，必须选用可靠且容量大的数据存储设备，来保证文档数据的安全可持续存储。其中可包括采用云存储解决方案，网络存储设备或专用文档存档设备。对数字化图像文档需考虑采用专业图像处理软件对其进行图像增强，消除背景噪音，增强文字识别，从而增强文档清晰度与可读性。对于档案数字化这一过程以及数字化之后的数据来说，必须要考虑到数据安全问题，主要有数据备份设备，防火墙以及权限控制，这样才能保证文档数据不丢失或者不被擅自获取。

2.3信息安全与保护

    强化数字化档案信息安全管理，是做好数字化档案管理的关键环节。制定严格权限管理机制，针对档案保密等级、敏感程度等因素，为不同角色、不同人员制定不同访问权限。其中包括档案浏览，编辑和下载操作的精细权限控制以保证只有被授权人员才能执行相应操作。数字化档案加密处理包括数据存储与数据传输加密。采用功能强大的加密算法与密钥管理机制来保护档案数据不被擅自存取与盗用。建立健全备份策略与恢复机制，保证数字化档案发生意外损坏，灾难性事件或者硬件故障时可以得到及时修复。其中包括经常性备份操作，备份数据安全存储，灾难恢复计划完成。建立档案访问审计机制，将档案访问情况及操作日志记录在案，通过监控系统实时监测档案访问情况，发现不正常访问行为及操作，及时做出反应。加强职工信息安全培训和意识提高，主要是档案管理人员及有关工作人员理解并遵循信息安全政策，规范及最佳做法，掌握安全风险及防范措施。

2.4 纸质档案处理与转移

    制定纸质档案处理策略，对有效地管理与利用档案资源具有十分重要意义。一是对纸质档案开展清理和分类，按类别、年代和专题分类整理。对到期、失效或多余档案进行清理，降低信息管理复杂性及费用。从档案价值与利用需求出发，明确哪些需要数字化转换。一般包括需经常利用，容易破损或占地方较大的重要文件。对无需数字化的纸质档案要依据有关法规法规，标准及内部政策对其长期保存，销毁及销毁条件作出规定。对需保管的档案要有明确保管期限及保管环境要求。对于需要数字化的文件，要保证其在传递时不会遭到破坏和丢失。其中包括安全转移流程的设计、恰当数字化设备与技术的选用、严格转移操作程序的建立等，以保证档案信息数字化进程的完整性与可追溯性。对数字化的档案制定了相关管理政策与程序，其中包括对数字化档案归档、检索、更新与备份的条款，从而保证数字化档案安全、完整与可用。

2.5员工培训与意识提升

    培训课程应涉及数字化管理基本概念、目标与原理，其中包括数字化档案含义、优点、技术手段，从而加强档案管理人员对于数字化管理的认识与认可。对档案管理人员进行有关数字化技术培训，内容涉及数字化设备运行与维护，数字化软件使用及数据格式规范，促进他们在数字化管理中操作技能的提高。根据数字化管理中所涉及的法律法规及标准，促使档案管理人员积极对数字化管理创新应用进行思考，并培养创新意识与实践能力，引导他们把数字化管理同档案资源的开发利用结合起来，推动档案管理工作多元化、高效化发展。以案例分析与实际操作相结合的方式，使档案管理人员能够了解到其他单位数字化管理方面的实践经验与成功事例，增强他们对于数字化管理的切实理解，并且在训练过程中强化实际操作方面的实践，从而强化他们实际应用能力。训练完成后建立连续跟踪与评估机制、监控与评价训练效果，搜集反馈信息，持续改进训练内容与方式，以保证训练成果具有持续性与稳定性。

结束语：

纸质档案数字化建设对档案管理的转变与创新有着积极意义，它虽然面临着一些安全问题，但并不等于就无法有效地进行安全管理。只要对数字化档案建设过程中所面临的问题进行仔细分析，并且合理地制定管理措施，就能提升档案安全可靠性与便利度。

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