信息化技术在国企档案管理中的应用及效果评价

信息化技术在国企档案管理中的应用及效果评价

顾瑶

连云港市能源集团有限公司

摘要：

本文深入研究了信息化技术在国企档案管理中的应用情况，通过分析当前国企档案管理的现状和问题，提出了信息化技术的应用方案，并进行了实证研究。结果表明，信息化技术的应用可以显著提高国企档案管理的效率和准确性，为企业的长期发展提供有力保障。

关键词：信息化技术；国企档案管理；应用方案；效率提升；准确性提高

一、引言

随着信息技术的快速发展，信息化技术在各个领域得到了广泛应用。国企作为国家经济发展的重要支柱，其档案管理对于企业的决策、运营和发展具有至关重要的作用。然而，传统的档案管理方式存在效率低下、准确性不高等问题，已无法满足现代企业的需求。因此，本文旨在探讨信息化技术在国企档案管理中的应用，以提高档案管理的效率和准确性。

二、目前国企中档案管理上存在的问题

国企作为国家经济发展的重要支柱，其档案管理工作的好坏直接关系到企业的运营和发展。然而，目前国企档案管理中仍存在诸多问题，这些问题不仅影响了档案管理的效率和准确性，也制约了企业信息化建设的步伐。

2.1归档要求不严格

在国企档案管理中，归档要求不严格是一个普遍存在的问题。一方面，部分档案人员对于归档的标准和要求缺乏清晰的认识，导致归档工作不规范、不严谨；另一方面，由于缺乏对归档工作的有效监督和检查，部分档案未能及时、准确地归档，甚至存在丢失、遗漏的情况。

2. 2保管设施落后

目前，一些国企的档案管理设施仍然较为落后，无法满足现代档案管理的需求。例如，档案库房条件简陋、防潮防虫措施不到位、存储设备老化等，这些都可能导致档案受潮、受损、丢失等风险增加。

2.3档案保管环境差

档案保管环境的好坏直接关系到档案的保存质量。然而，在一些国企中，档案保管环境并不理想。例如，档案库房通风不良、温度湿度控制不当、灰尘较多等，这些因素都可能对档案的保存造成不良影响。

2.4档案分类不精准

档案分类是档案管理工作的重要环节，它有助于实现对档案的快速检索和有效利用。然而，在一些国企中，由于档案分类标准不明确或执行不严格，导致档案分类不精准、混乱无序，给档案的查找和利用带来极大不便。

2.5档案检查不定期

定期进行档案检查是确保档案管理质量的重要手段。然而，在一些国企中，由于缺乏对档案检查工作的重视和投入，导致档案检查不定期、不全面，无法及时发现和纠正档案管理中存在的问题。

2.6档案移交手续不规范

档案移交是档案管理工作中的一项重要环节，它涉及到档案的流转和保管责任的转移。然而，在一些国企中，由于档案移交手续不规范，导致档案在移交过程中出现丢失、损坏等问题，甚至引发责任纠纷。

2.7档案信息开发滞后

档案信息开发是档案管理工作的重要延伸，它有助于实现对档案信息的深入挖掘和利用。然而，在一些国企中，由于对档案信息开发工作缺乏足够的重视和投入，导致档案信息开发滞后，无法充分发挥档案的价值和作用。

2.8电子档案管理不足

随着信息化技术的快速发展，电子档案管理已成为现代档案管理的重要趋势。然而，在一些国企中，由于缺乏对电子档案管理的重视和投入，导致电子档案管理不足，无法满足企业对档案信息的快速检索和有效利用的需求。

综上所述，目前国企档案管理中仍存在诸多问题，这些问题不仅影响了档案管理的效率和准确性，也制约了企业信息化建设的步伐。因此，国企应加强对档案管理工作的重视和投入，完善档案管理制度和设施，提高档案管理人员的专业素养和技能水平，以推动档案管理工作的规范化和现代化。

三、国企加强档案管理信息化建设的措施

在信息化浪潮推动下，国企档案管理正面临着前所未有的机遇与挑战。加强档案管理信息化建设，不仅能够提高档案管理效率，还有助于提升企业的整体信息化水平。

3.1提高档案信息化意识

首先，国企应提高全员对档案信息化的重视程度。通过组织培训、宣传讲座等形式，普及档案信息化的基本概念、意义和价值，使全体员工充分认识到档案管理信息化的重要性。同时，建立档案信息化工作考核机制，将档案信息化工作纳入企业绩效考核体系，以激发员工的积极性和创造性。

3.2加强硬件基础设施建设

其次，国企应投入足够的资金和资源，加强档案信息化所需的硬件基础设施建设。这包括购置先进的计算机设备、网络设备和存储设备，建立高标准、高规格的档案库房和阅览室，为档案信息化管理提供坚实的物质基础。

3.3选用高效安全的软件

在软件方面，国企应选用高效、稳定、安全的档案管理系统。通过系统实现对档案信息的采集、整理、存储、检索和利用等功能，提高档案管理的自动化和智能化水平。同时，加强对档案管理系统的安全防护，确保档案信息的安全性和保密性。

3.4完善数据备份与权限管理

数据备份和权限管理是档案管理信息化建设的重要环节。国企应建立完善的数据备份机制，定期对档案数据进行备份和恢复测试，确保数据的安全性和完整性。同时，建立严格的权限管理制度，明确各级用户的使用权限和操作范围，防止未经授权的访问和篡改。

3.5转变传统档案管理模式

为了适应信息化时代的发展需求，国企应逐步转变传统的档案管理模式。通过引入数字化、网络化等技术手段，实现档案信息的电子化、数字化和网络化，提高档案管理的效率和便利性。同时，加强与相关部门和机构的合作与交流，共同推动档案管理信息化的进程。

3.6纳入安全管理与责任制度

安全管理是档案管理信息化建设的重要保障。国企应将档案管理信息化纳入企业安全管理体系，制定完善的安全管理制度和应急预案，确保档案管理信息系统的安全稳定运行。同时，建立档案管理信息化工作的责任制度，明确各级管理人员的工作职责和奖惩机制，促进档案管理工作的规范化、制度化和责任化。

3.7构建档案大数据防护体系

在大数据时代，构建档案大数据防护体系是档案管理信息化建设的重要方向。国企应加强对档案数据的挖掘和分析，利用大数据技术实现档案信息的关联分析和价值挖掘。同时，建立完善的数据安全防护机制，采用加密技术、访问控制等手段，确保档案数据的安全性和隐私性。

3.8实现档案管理一体化

最后，国企应积极推进档案管理一体化建设。通过整合企业内部的各类档案资源，建立统一的档案管理平台，实现档案信息的集中存储、统一管理和共享利用。这有助于打破信息孤岛，提高档案信息的利用效率和价值。

加强档案管理信息化建设是国企实现档案管理现代化的必然选择。通过提高档案信息化意识、加强硬件基础设施建设、选用高效安全的软件、完善数据备份与权限管理、转变传统档案管理模式、纳入安全管理与责任制度、构建档案大数据防护体系以及实现档案管理一体化等措施的实施，国企可以不断提升档案管理水平，为企业的发展提供有力的信息支撑和保障。

四、加强档案管理人员业务培训全面提升专业素养

随着社会的不断发展，档案管理的重要性日益凸显。档案管理人员作为档案管理工作的核心力量，其业务能力和专业素养直接影响着档案管理的质量和水平。因此，加强档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的综合素质和业务能力，对于推动档案管理工作的规范化、高效化具有重要意义。

4.1档案管理基础知识

档案管理人员应掌握档案管理的基本概念、原则、方法和要求，了解档案的形成、收集、整理、保管和利用等全过程。通过培训，使档案管理人员对档案管理工作有全面的认识，为后续的业务操作奠定坚实基础。

4.2档案分类与编号

档案分类与编号是档案管理工作的重要环节。档案管理人员应熟悉各类档案的分类标准和编号方法，能够准确地对档案进行分类和编号，确保档案的条理性和系统性。

4.3档案保管与防护

档案保管与防护是确保档案安全、完整和可用的关键措施。档案管理人员应掌握档案的保管条件、防护技术和应急处置方法，确保档案在存储、运输和使用过程中的安全无虞。

4.4档案信息化技术

随着信息技术的不断发展，档案信息化已成为档案管理的重要趋势。档案管理人员应掌握档案信息化技术的基本知识和操作技能，包括数字化处理、信息存储、网络传输和信息安全等方面的内容，以推动档案管理工作的现代化进程。

4.5档案法规与制度

档案管理人员应熟悉档案管理的相关法规、规章和制度，包括档案法、保密法、档案管理规定等，确保档案管理工作合法合规，避免因违反法规而造成的不良影响。

4.6档案检索与利用

档案检索与利用是档案管理工作的重要目标。档案管理人员应掌握档案检索的方法和技巧，熟悉档案利用的途径和方式，为用户提供高效、便捷的档案服务。

4.7业务技能提升实践

理论学习的同时，档案管理人员还需要通过实际操作来提升业务技能。通过参与具体的档案管理项目，如档案数字化、分类整理等，使档案管理人员能够将理论知识与实际工作相结合，不断提高业务水平和实际操作能力。

4.8行业交流与分享

加强行业内的交流与分享，对于提升档案管理人员的业务能力具有积极作用。可以定期组织档案管理经验交流会、座谈会等活动，邀请行业内的专家学者、业务骨干分享经验、交流心得，使档案管理人员能够相互学习、共同进步。

五、总结与展望

本研究通过实证研究发现，信息化技术在国企档案管理中的应用可以显著提高档案管理的效率和准确性。未来，随着技术的不断进步和应用的深入，信息化技术将在国企档案管理中发挥更加重要的作用。我们期待更多的企业能够重视信息化技术的应用，推动国企档案管理的现代化进程。

参考文献：

[1]李雯娟.档案管理的信息化发展趋势[J].办公自动化,2021,26(18):56-57+22.