信息化建设对流动人员人事档案管理服务的影响

信息化建设对流动人员人事档案管理服务的影响

阿拉腾喜迪

鄂尔多斯市人力资源公共服务中心    内蒙古    鄂尔多斯市    017010

摘要：信息化建设对流动人员人事档案管理服务产生了深远影响。本文探讨了信息化建设在提升流动人员人事档案管理服务效率、便捷性和安全性方面的作用，分析了其带来的挑战和机遇，并提出了相应的解决方案和建议。

关键词：流动人员；人事档案管理；信息化建设

引言：随着信息化技术的不断发展和普及，人事档案管理服务也处于转型升级的关键时期。流动人员的人事档案管理涉及到个人就业信息、社会保障记录等重要内容，如何借助信息化建设提升管理效率已成为当前亟待解决的问题。

一、信息化建设对流动人员人事档案管理服务的意义

1.提升管理效率

信息化建设为流动人员人事档案管理带来了巨大的变革，其最主要的意义在于提升了管理效率。传统的纸质档案管理存在着信息查找不便、存储空间大、易丢失等问题，而通过信息化建设，可以实现档案信息的快速检索、便捷存储和高效管理。各类涉及流动人员人事档案的操作，如录入、查询、审批等，都可以通过信息化系统进行，从而大大提高了管理效率，使管理工作更加规范、高效。

2.加强信息安全保障

另一方面，信息化建设也带来了对信息安全问题的关注。流动人员的人事档案涉及到个人隐私和重要机密，因此信息安全至关重要。信息化建设可以通过技术手段，加强对档案信息的安全保障，包括加密传输、权限管理、安全备份等措施，有效防范信息泄露和非法访问，提升了人事档案信息的安全性和可靠性。

3.提高服务便捷性

进一步而言，信息化建设还可以极大地提高了对流动人员人事档案管理服务的便捷性。通过信息化系统，流动人员可以实现远程查询和办理相关业务，减少了面对面办理的时间和成本，提高了服务的时效性和便利性。同时，通过信息化系统的整合和共享，各地区、不同部门之间的信息互通更加便捷，流动人员的档案管理更加高效便利。

二、信息化建设在流动人员人事档案管理中的应用

1、电子档案存储和传输

传统的纸质档案存储方式不仅占用大量空间，而且易受环境因素影响导致档案损坏。信息化建设使得流动人员人事档案实现电子化存储，大大节省了存储空间，并降低了档案损毁的风险。同时，通过网络传输，档案信息可以在瞬间传递到需要的地方，极大地提高了档案利用效率。此外，电子档案的安全性也得到了保障，通过加密技术和权限设置，确保只有授权人员才能访问档案信息。

2、数据互联共享

在信息化建设的推动下，流动人员人事档案管理系统实现了与其他相关部门和系统的数据互联共享。这意味着，人事档案信息可以实时更新，避免了信息孤岛的现象。同时，不同部门之间可以方便地获取所需的档案信息，加强了部门间的协作与沟通。这种数据互联共享的模式不仅提高了工作效率，还有利于形成统一的人事管理体系，为流动人员提供更加全面、准确的服务。

3、智能化管理工具

信息化建设使得流动人员人事档案管理引入了智能化管理工具。例如，通过智能识别技术，可以快速提取档案中的关键信息，提高了信息处理的准确性和效率。同时，智能化管理工具还可以根据历史数据和趋势分析，为流动人员提供个性化的人事管理建议，如职业规划、培训需求等。这些智能化管理工具大大减轻了人事管理人员的工作负担，提升了管理水平。

三、信息化建设带来的挑战和机遇

1.挑战：信息安全风险、技术更新需求

信息化建设带来的挑战主要表现在信息安全风险和技术更新需求两个方面。随着大量敏感信息被数字化并存储在网络中，信息安全问题日益凸显。如何确保这些数据的安全性、完整性和可用性，防止数据泄露、篡改或丢失，成为了人事档案管理部门面临的重要挑战。此外，技术的不断更新换代也要求人事档案管理部门必须时刻保持警惕，及时跟进新技术的发展和应用，以确保信息化系统的稳定性和先进性。

2.机遇：提升管理效率、实现数据智能分析

信息化建设也为流动人员人事档案管理服务带来了诸多机遇。一方面，信息化建设可以大大提升管理效率，减少人工操作和纸质文档的使用，从而降低管理成本和提高工作效率。另一方面，通过信息化系统，人事档案管理部门可以更加方便地对员工信息进行统计、分析和挖掘，为企业的决策提供有力支持。例如，基于大数据和人工智能技术，人事档案管理部门可以对员工的工作表现、能力素质、职业发展等方面进行智能分析，为企业的人才选拔、培训和激励提供更加科学、准确的依据。

四、解决方案与建议

1、完善信息安全体系

首先，我们需要建立健全的信息安全制度。这包括明确档案信息的保密等级、访问权限和操作规范，确保只有授权人员才能接触到相关信息。同时，还要定期对制度进行审查和更新，以适应不断变化的安全环境。

其次，加强技术防护措施至关重要。这包括采用先进的加密技术对数据进行传输和存储，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。此外，还要定期对系统进行漏洞扫描和风险评估，及时发现并修复潜在的安全隐患。

最后，提高人员的信息安全意识同样不可忽视。通过定期开展信息安全培训和教育活动，使员工充分认识到保护个人和组织信息安全的重要性，从而自觉遵守相关规定和操作规范。

2、提升档案管理人员信息化意识

首先，提升流动人员信息化意识有助于打破地域限制，实现人事档案的异地管理。传统的人事档案管理方式往往受限于地域和时间，给流动人员带来诸多不便。通过信息化建设，可以将人事档案电子化、数字化，使得流动人员无论身处何地，都能随时查询、更新自己的人事档案，大大提高了管理效率。

其次，提升流动人员信息化意识有助于加强信息安全保障。人事档案涉及个人隐私和国家机密，信息安全至关重要。信息化建设可以采用先进的加密技术、身份认证机制等手段，确保人事档案数据的安全性和完整性。同时，通过信息化培训和宣传，可以提高流动人员人事档案管理从业人员的信息安全意识，降低信息泄露的风险。

最后，提升档案管理人员息化意识有助于优化人事档案管理流程。信息化建设可以实现人事档案的自动化处理、智能化分析，减少人工干预和错误。通过信息化平台，可以实现人事档案的在线审批、流转等功能，简化管理流程，提高管理效率。同时，信息化建设还可以为流动人员提供个性化的服务，如根据个人需求定制报表、提醒重要事项等，进一步提升服务质量。

3、加强信息共享机制建设

信息共享是信息化建设的核心目标之一。对于流动人员人事档案管理服务来说，加强信息共享机制建设有助于打破信息孤岛，实现资源的优化配置和高效利用。首先，应建立统一的信息平台，整合各类人事档案资源，为流动人员提供一站式查询和服务。其次，要制定明确的信息共享规则和流程，确保信息的准确性和时效性。此外，还应加强与相关部门的沟通协调，推动信息共享机制的不断完善和发展。

结束语：信息化建设为流动人员人事档案管理服务注入了新的活力和动力，有效提升了管理效率和服务水平。在未来的发展中，需要不断优化和完善信息化系统，使其更好地适应人才流动的需求，为流动人员提供更加优质的人事档案管理服务。

参考文献

[1]莫玉芬.流动人员人事档案管理的重要性及政策措施研究[J].管理观察，2015（14）：28-29.
[2]杨如正.加强流动人员人事档案管理的思路构建[J].人才资源开发，2016（06）：162-163.