事业单位电子化档案室

事业单位电子化档案室

蔺伟

中共准格尔旗机构编制委员会办公室内蒙古自治区鄂尔多斯市010300

摘要：新时期，在事业单位电子档案管理过程中，要结合有效的技术措施，积极构建完善的电子档案管理机制，以此才能确保事业单位电子档案管理效率，通过本文的有效研究，明确了做好事业单位电子档案管理的对策，提高了对于事业单位电子档案管理的认识，下面通过有效的工作实践，对其进行几点具体分析。

关键词：事业单位；电子化档案室；措施

前言

档案管理工作的有效性，对事业单位的整体运转具有极为重要的意义。互联网时代背景下，事业单位工作的信息化水平在逐步提高，档案管理工作也实现了信息化发展，电子档案已经成为了事业单位档案管理工作的重点。为了保证档案管理工作质量，相关管理人员需要根据事业单位需求，合理应用电子档案。

1电子档案的特点和优势

1.1电子档案的特点

电子档案是信息化时代档案储存方式变革后的产物。与传统的纸质档案不同，电子档案通过计算机等磁盘设备进行储存，以案卷为单位，其储存内容包括各种电子图像文件。电子档案被储存于电子设备和网络之中，可以为用户带来更为便捷的使用体验。

1.2电子档案的应用优势

首先，电子档案的应用可以有效提高档案管理工作效率。电子档案的应用使得档案管理工作的主战场转移到了计算机等电子设备之上。相关管理人员只需要借助于网络和计算机，就可以完成档案信息的录入、保存、查阅以及传递，其工作效率可以得到大大的提升。同时，电子档案应用时可以借助于计算机的文字或图片识别功能，迅速地完成档案信息查找工作，为工作人员节省了大部分时间，也促进了其工作效率的提升。此外，电子档案的应用，使得档案信息的补录工作变得更为方便，员工只需要通过关键词搜索就可以迅速锁定待补录的信息条目，进而完成补录工作。其次，电子档案的应用提升了档案储存的便捷性。在管理纸质档案时，需要为其开辟出专门的储存空间。但是电子档案却没有这方面的需要，只需要将其储存在计算机、移动硬盘或网络云空间之中即可。而且电子档案在保存过程中，也不容易受到外界的影响，在储存方面极具便捷性。最后，电子档案的应用可以提高档案信息的利用率。应用电子档案时，无论是在信息抽取、分析还是传递方面都极具便捷性。而且在对档案信息进行查找时，相关工作人员只需要进行检索即可，而不需要像应用纸质档案一样耗费大量时间查找和复原。

2机关事业单位开展电子化档案管理工作的具体措施

2.1完善档案管理相关制度体系

完善的制度体系是机关事业单位档案管理人员开展相关工作的依据，也是保证档案管理工作效率与质量的重要基石。因此，机关事业单位领导和具体工作人员需要重视档案管理工作的电子化建设，以发展的眼光看待该问题，扩宽视野，吸收先进的管理理念与优秀经验，并以此作为参考完善本单位档案管理工作电子化建设相关制度体系。单位领导需要做好顶层设计工作，遵循国家相关要求，结合单位自身的具体情况和发展需求制定科学、合理的规章制度，规章制度内容要完全覆盖档案管理工作的整个流程，以此充分发挥制度体系的规范性职能。同时，规章制度需要包含每个相关工作人员的具体职责与工作内容，以此实现针对单位档案管理工作电子化建设的科学化管理，发挥规章制度的作用，为相关工作人员提供明确的工作指导和具体要求。规章制度中也要明晰相关领导与具体工作人员的职责和权利，做好科学、合理的奖惩机制，以此实现对员工具体工作行为的监督和引导，促进工作人员提高自身工作水平和工作积极性。规章制度中也要体现对电子档案安全性的重视，相关工作人员需要不断提高自身安全管理能力与技术水平，不断完善电子资料的安全管理机制，可以通过做好加密管理工作或设置安全密钥来保证电子档案资料的安全。科学和完备的制度体系能够在机关事业单位内部构建模范化和标准化的档案管理工作流程，以此引导相关工作人员重视电子化建设的落实与推进。在规章制度中也要体现对单位不同部门、不同岗位工作人员间协同合作的重视，促进具体工作人员间的协同合作，引导工作人员团结合作，共同做好档案管理电子化建设工作，强化其责任意识，避免出现因工作失误而导致工作人员互相推诿的恶劣现象。

2.2深入推进档案管理电子化建设

机关事业单位领导与相关工作人员需要加强对档案管理工作电子化建设的重视程度，加大人力资源和物力资源的投入力度，完善相关制度政策，以此推进电子化建设的落实。机关事业单位领导需要结合本单位档案管理工作的实际情况和未来发展需求，配备相应数量的高性能计算机和其他专业硬件设施，确保满足本单位档案管理工作电子化建设的需求。与硬件设备设施相对应的便是软件，机关事业单位需要重视档案管理工作平台与信息库的建设工作，档案管理人员可以借助信息共享技术做好信息库与单位内部管理平台的数据对接工作。机关事业单位档案管理人员需要重视电子档案的时效性与准确性，借助信息技术实现电子档案系统和内部管理系统的信息互通，保证单位电子档案资料的准确性、时效性，便于各部门工作人员协同开展工作。机关事业单位领导需要督促档案管理人员着手构建电子化档案管理系统，保证单位档案管理工作的顺利开展。具体来讲，就是档案管理人员需要利用电子信息技术搭建机关事业单位内部的管理系统，将单位档案以电子信息的形式保存于数据库中，并上传至管理系统，让各部门的工作人员都能登录档案管理系统检索、浏览需要的档案资料，充分体现档案资料的使用价值，有利于实现档案资料在单位内各部门间的流通，简化档案管理联动工作的具体流程，为档案管理相关工作创造更好的环境，也能为后续电子档案信息的追踪工作提供依据。机关事业单位领导也可以指派具体工作人员搭建对外开放的门户网站，把可公开的档案、工作流程、工作成果等信息上传至门户网站，供广大人民群众查阅浏览，这样，不仅符合国家“政务公开”的政策原则，也能在一定程度上提高本单位在群众心中的公信力。同时，档案管理人员可以通过门户网站与民众直接沟通，广泛吸收各方的意见和建议，有助于完善其工作流程，提高档案管理工作水平。机关事业单位可以通过开展学习交流会的形式加强对档案管理人员的安全教育，帮助其认识安全管理的重要性，形成安全管理意识，并切实提高自身工作水平。单位领导需要针对档案管理人员的具体行为做好监督工作，尽量避免出现因人为操作失误而引发的电子信息安全事故，档案管理人员也需要提前设置好应急预案，以防万一。

2.3重视档案管理队伍建设工作

机关事业单位可以结合自身实际情况和档案管理工作发展需求，扩充人员招聘数量，改善传统招聘模式中重视求职人员学历和工作履历的情况，将更多的招聘条件放在其信息技术专业知识储备与实践操作水平、思想道德修养和工作态度上，对于优秀人才可适当放宽对其学历和工作履历的要求。同时，机关事业单位应当重视档案管理工作人员的培养与考核工作，可以定期针对档案管理相关人员开展现代信息技术方面的培训与考核，提高其专业知识素养与实际工作水平，考核中成绩不佳的工作人员应予以适当的惩罚，以此充分调动其自我完善意识，提高其工作水平与主观能动性，有利于充分发挥档案管理人员的自身职能，推进机关事业单位档案管理工作的电子化建设。

结束语

综上所述，电子档案在事业单位档案管理工作中的应用，可以满足其工作开展的信息化、网络化需求。比之传统档案，电子档案在管理安全性和便捷性方面独具优势；而为了进一步发挥其作用，相关工作人员需要制定合理地电子档案管理制度和模式，并加强对专业人才的培养，实现有效应用。
参考文献：
[1]刘茂品.试论事业单位档案管理中的电子档案管理策略[J].农家参谋,2018(01):213.
[2]刘婧.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务,2017(09):61.