小学办公室工作效率提升策略与实践研究

小学办公室工作效率提升策略与实践研究

李婕

湖南省娄底市第七小学  417000

摘要：办公室是学校的综合管理部门，具有上传下达、联络协调、信息沟通等重要职能，是学校行政管理的枢纽和中枢，也是学校正常运转的保障。提升办公室工作效率，不仅有利于学校各项工作的顺利开展，而且可以提高学校管理的效率和质量。因此，应努力提升办公室工作人员的综合素质，加强协调能力和沟通能力，使办公室人员各司其职、各尽其责、协同配合，从而有效提高办公室的工作效率。

关键词：小学办公室；工作效率；实践研究

学校的发展离不开办公室的有效协调，办公室人员是学校的主要管理者和服务者，直接代表学校的形象。因此，办公室工作人员不仅要具备扎实的专业知识和较高的管理水平，还必须具备良好的综合素质和较强的协调能力，在日常工作中认真履行自己的职责，既要做到合理安排好日常事务工作，又要做好上级领导交办的各项任务，还要做到与教职工之间和谐相处、相互配合。

一、转变思想，树立服务意识

小学办公室作为学校的综合管理部门，对学校的发展具有重要的作用，其工作人员要树立为全校师生服务的意识，要对学生、教师、家长进行充分了解，及时收集反馈信息，要充分发挥自己的职能，认真履行好自己的职责。办公室工作人员要将服务理念融入到工作中，把服务作为办公室工作的中心，要做到服务于师生、服务于学校管理。在工作中要尊重学校领导和教师，从大局出发，为教师们着想，从办公室自身出发，积极配合学校做好各项工作。

作为办公室工作人员，在开展工作时要做到“三勤”：一是要勤动脑，积极思考问题；二是要勤动腿，积极到各部门了解情况；三是要勤动手。办公室工作人员要学会用自己的双手和大脑去工作，用自己的努力去为学校发展做出贡献。同时还要处理好与同事之间的关系、与学生家长之间的关系。

二、提升素质，加强自身建设

办公室工作人员要努力提升自身素质，不断加强自身建设，以更好地完成各项工作任务。首先，要有较高的思想政治觉悟，以严格的标准要求自己，不断加强党性修养，树立正确的世界观、人生观和价值观，切实提高自身素质和思想道德水平。其次，要有较强的敬业精神和奉献精神。办公室工作人员要本着对事业高度负责的精神，兢兢业业、勤勤恳恳、任劳任怨，积极主动地完成每一项工作。再次，要有较强的业务素质和良好的心理素质。

办公室工作人员必须具有一定的专业知识和综合素质能力，才能胜任自己的工作。此外，还要有较强的应变能力和协调能力。在学校管理过程中存在着很多不确定因素和突发情况，这就需要办公室工作人员有较强的应变能力和协调能力。因此，小学办公室工作人员要不断增强自己的综合素质，以适应新形势下对小学办公室工作人员提出的更高要求。

三、健全制度，规范工作行为

要想提升小学办公室工作效率，就必须健全办公室各项制度，规范办公室工作人员的行为。在日常工作中，要制定和完善办公室管理制度，规范办公室人员的工作行为，对学校的各项管理制度进行修订完善，使学校的各项规章制度能够符合时代发展要求，真正起到规范管理的作用。同时还要建立健全后勤管理制度、会议及接待管理制度、安全保卫制度、车辆管理制度等规章制度，使学校各个部门以及办公室工作人员都能在科学、规范的制度下开展工作，从而提高办公室工作人员的工作效率。学校领导也要经常组织各种活动，让办公室人员能够参与其中，增强其工作积极性和主动性。

四、落实责任，履行岗位职责

1. 做到分工明确，责任到人

为了提高组织的运转效率与团队的工作协同性，必须积极协调各部门之间的关系。这就要求我们在日常工作中，明确每个部门的工作范围和职责，确保分工合理，避免职责重叠或职责空白。通过定期的部门间沟通会议，确保信息流转畅通，每项任务都能有人负责到底。

2.做好上传下达的工作

在会议中，应详实记录会议的主要讨论内容、决策结果及责任分配，确保所有参会人员对会议成果有共同的理解和认识。对于需要上级领导审批的文件和材料，应当及时将其汇总、整理，并确保其准确无误地送达至相关领导手中。同时，对于已批准的事项，应迅速将执行指令和要求传达到相关执行部门，以保证工作的连续性和高效率。

3.协调好各部门之间的关系。

在学校及其他机构中，各种活动的组织与安排是提升团队凝聚力和展现组织形象的重要手段。在此过程中，要注重部门间的协调合作，确保活动的筹备和实施顺利进行，同时也要注重活动效果的评估与反馈，以便不断优化和提高未来活动的质量。

4.注意文件的保管和传递工作

在日常工作中，应严格按照文件管理制度，对各类文件和资料进行认真记录、整理和归档，确保关键信息的安全和可检索性。分类归档的同时，要保证档案的有序性和可访问性，以便各部门能在需要时迅速获取相关资料。另外，应适时地对相关部门进行通报，确保重要信息及时共享。

5.提高业务水平和综合素质

在快速变化的工作环境中，持续学习和自我提升是不可或缺的。此外，加强沟通能力、团队协作能力和领导力等综合素质的培养，对于个人的职业发展以及团队整体效能的提升同样至关重要。通过参加培训、阅读专业书籍、学习先进经验等方式，不断丰富自己的知识储备和技能，以期在工作中表现得更加出色。

五、加强培训，提高业务能力

小学办公室工作人员要想提高工作效率，必须具备过硬的业务能力。首先，小学办公室工作人员要加强学习，提高自身素养。其次，加强培训，提高业务能力，通过多种方式，如参加上级组织的业务培训、邀请专家学者到学校开展讲座等形式来提升小学办公室人员的业务能力和综合素质。再次，加强沟通协调能力。小学办公室工作人员要积极与其他部门进行沟通和协调，尤其是与其他部门的领导及老师进行沟通和协调，避免出现信息不对称等问题。最后，加强保密意识。在学校日常的各项工作中，办公室人员要时刻保持高度警惕性，对上级文件、会议精神以及学校工作的相关信息等内容进行保密处理。从而避免因为信息泄露而影响到学校的正常发展。

六、结语

小学办公室作为学校管理的重要部门，在学校管理中发挥着举足轻重的作用。随着社会经济的发展和教育改革的深入，新形势对小学办公室工作提出了更高的要求，小学办公室工作人员要不断增强自身素质，提高工作能力和水平，积极配合学校开展各项工作，充分发挥桥梁和纽带作用，在办公室中要积极做好上传下达、信息沟通、事务处理等工作，为学校管理和发展提供更加优质的服务，促进学校各项工作更好地开展。

参考文献

【1】 张好武. 精细化管理,提升办公室工作效率[J]. 河南教育(教师教育版),2021(7):40.

【2】 敖克友. 浅谈中小学教师办公室文化建设的个性思考[J]. 新教育时代电子杂志（教师版）,2018(18):253,249.

【3】 农其帅. 小学办公室行政管理工作优化策略探究[J]. 百科论坛电子杂志,2021(13):1775.