社会保险档案信息化建设存在的问题及解决对策

社会保险档案信息化建设存在的问题及解决对策

黄志秋

中国石油集团渤海钻探工程有限公司第一录井分公司 天津市300280

摘要：随着群众参保意识的提升和参保人数的增加，社会保险档案的数量也呈现出海量化的特点。社会保险档案管理是社会保险体系的重要组成部分，也是构建社会主义和谐社会的一项重要保障。社会保险档案管理不仅维护了广大参保人员的利益，而且促进了社会保险制度的改进和完善。

关键词：社会保险；档案信息化；策略

引言

随着群众参保意识的提升和参保人数的增加，社会保险档案的数量也呈现出海量化的特点。如果仍然沿用传统以人工为主的档案管理模式，除了存在效率低的问题外，还会制约社保档案的开发和利用。因此，无论是从提升社保档案管理效率角度，还是从深化社保档案资源的开发角度，都必须加快推进档案信息化建设。

1社会保险档案信息化建设的重要性和必然性

信息化建设可以提高社会保险档案管理的效率和准确性，通过将纸质档案转换为电子档案，实现档案的数字化存储和检索，确保工作人员更快速、方便地获取并处理档案信息，优化业务办理的效率，减少人为错误、文件遗失和错放等问题，提高档案管理的准确性。然而，传统纸质档案容易受到火灾、水灾等自然灾害意外事件的破坏以及被非法获取或篡改的概率较高。通过信息化建设，可以采用数据加密、权限管理等技术措施，加强档案的安全保障，只有授权人员才能访问和处理相应的档案信息，提高了社会保险档案的隐私和机密性。通过数字化档案的建立，可以实现更精准的数据分析和统计，为业务决策提供科学依据的同时，提高业务协同和跨部门合作的便利性，促进社会保险业务的协同开展和进一步优化，借助信息化手段提升管理和服务水平，确保管理内容和管理方式能够跟上时代发展步伐。只有通过信息化建设，社会保险档案才能更好地适应社会发展的需求，提供更高效、便捷的服务。

2社会保险档案信息化建设存在的问题

2.1社会保险档案整理不规范

社会保险档案管理过程中，存在档案分类不规范、档案信息遗漏或错误、保管措施不当问题，导致社会保险档案无法高效使用。一是档案分类不规范表现在社会保险档案分类标识简单随意，未包含档案编号、归档日期等要素，难以准确识别和查找；社会保险档案归档位置不统一，社会保险档案散落在多个不同位置，未按一定分类规则统一规划和设置，导致社会保险档案难以整理和管理。二是档案信息遗漏或错误，社会保险档案中的信息可能存在错误或不准确，由于录入错误信息，可能会导致社会保险档案信息的误解和错误决策。

2.2.社会保险业务管理体制不健全

在现有的体制下，社会保险业务档案管理机构设置存在重叠和混乱的情况，不同的机构之间职责划分不明确，导致在档案管理工作中经常出现权责不清、工作重复的现象，这种机构设置的不合理性，使档案管理工作缺乏统一性和协调性，无法形成有效的管理合力。由于缺乏明确的管理职责划分，各部门和人员在档案管理工作中往往容易出现推诿扯皮、敷衍了事的情况。在这种情况下，档案管理工作很难得到有效推进，而且容易出现管理漏洞，给档案的安全和完整带来隐患。缺乏统一的标准和规范，各地区、各部门在档案管理过程中各自为政，采用不同的方法和标准，导致档案管理工作的不一致性和不规范性，不仅影响了档案管理的效率，也给档案的利用和查询带来了不便。针对当前社会保险业务档案管理体制存在的缺陷，亟待进行改进和完善。通过优化管理机构设置、明确管理职责、制定统一的管理制度和标准，以及加强管理人员培训等措施，可以进一步提高社会保险业务档案管理水平，确保档案的安全、完整和高效利用。

2.3缺乏配套的档案信息基础设施

社保档案管理部门构建完善、配套的信息基础设施，是实现社保档案管理信息化的必要前提。从调查情况来看，省、市级的社保档案管理部门由于资金比较充足，在信息化建设方面取得的成绩显著。对比来看，县级社保档案管理部门因为资金投入不足，基础设施建设速度远远跟不上新时代档案信息化的发展进程。此外，由于不同地区在社保档案信息化建设进度上也不一致，导致同一地市的不同区县之间，无法做到社保档案资源的充分共享。如果档案信息资源不能做到互联互通，也会严重制约社保档案资源价值的发挥。

3社会保险档案信息化建设解决对策

3.1增加投入，完善社保档案管理信息基础设施

社会保险档案信息化建设是一项常态化、系统性的工作，需要持之以恒、久久为功。为了让社保档案管理基础设施能够得到动态更新，必须要构建长效投入机制，从资金层面上提供充足的支持，才能夯实基层社保档案信息化建设的基石。一方面，要求人力资源和社会保障局要从实际出发，坚持需求导向，制定科学、可行的县级社保档案信息化建设方案，根据该方案明确预算。等到上级财政部门批准并拨款后，还要优化资金配置，保证每一笔资金都能真正用于社保档案管理信息基础设施建设。另一方面，还要树立发展的目光，依托长效投入机制实现资金的稳定供应，用于社保档案智慧管理系统的日常维护、软件升级。

3.2建立电子档案

人力资源和社会保障局社会保险事业中心，通过对落实社会保险业务档案管理信息化过程中取得的成绩展开深入分析，能够明确建立电子档案管理系统、统一的编目和分类系统以及数字化处理纸质档案、制定档案安全管理政策，并明确电子档案查询和服务平台的开发程度与具体步骤，为社会保险业务档案管理提供高效、可靠、便捷的解决方案。对此，人力资源和社会保障局社会保险事业中心可以建立一个电子档案管理系统，用于存储、管理、查询社会保险业务档案，系统应该具备安全可靠的数据库，并采用合适的加密和权限控制机制，确保档案信息的机密性和完整性。为了建立电子档案，该中心需要对档案数字化处理，通过扫描纸质档案文件，将其转换为电子文档的方式，扫描过程应确保文件清晰可读，转换并优化文件格式与图像，提高电子档案的质量和可用性。基于标准的档案管理原则和规范，建立一个统一的档案编目和分类系统，并按照具体分类标准，组织和归档电子档案，提高档案的检索效率，确保档案的有序管理和长期保存。

3.3提升社会保险档案管理的协同性，促进不同部门和机构间信息共享和协作

提升社会保险档案管理的协同性对于提高工作效率，保障信息准确性，提升管理水平具有重要的意义。通过加强协同管理，可以提升整个社会保险制度的运行效能，实现多方共赢。一是要建立统一的档案管理信息共享平台。建立一个统一的信息共享平台，可以利用云计算、大数据等技术，使各个部门和机构能够在同一个平台上进行的共享和交流，将各个部门和机构的档案数据集中管理，实现数据共享和统一查询，避免信息孤岛的问题。同时，设立档案管理协调机构或指定专门的协调人员，负责统筹不同部门和机构之间的协同工作，促进信息共享和协同合作。二是要制定统一的数据标准和规范。统一的数据标准和规范，包括数据格式、字段定义、命名规范等，确保各个部门或机构之间的数据格式、数据质量和数据内容的一致性，减少数据不一致的问题，从而保证不同部门和机构的档案数据能够互相兼容和共享。

结语

加快推进社会保险档案管理与信息技术的融合进程，既是提高档案管理效率与服务质量的基本要求，也是深化社保档案资源开发与利用的客观需要。只有多措并举，才能为基层社保档案信息化建设创设良好的环境，实现社保档案的开发利用，更好地助力社会保险事业的高质量发展。

参考文献

[1]张晨光.社会保险业务档案管理的信息化推进对策[J].中华传奇，2022（30）：64-66.

[2]江祖鸿.论述社会保险档案管理的重要性[J].文化产业，2023（6）：39-41.