档案数字化背景下加强档案管理工作的研究

档案数字化背景下加强档案管理工作的研究

王永梅

科右中旗人力资源和社会保障局 内蒙古 兴安盟 029400

摘要：在档案数字化背景下加强档案管理的过程中，要融合现代化的工作思维，将数字化管理理念融合到不同的档案管理工作中，并引进先进的技术和管理模式，快速应对在档案管理中存在的各项问题。本文分析了数字化档案管理工作过程当中存在的问题，基于该部分问题找寻该背景下加强档案管理工作的策略。

关键词：档案管理；数字化；管理工作

前言：随着互联网技术的进一步发展，现阶段新技术被广泛应用于各行各业当中，不仅提升了整体的工作质量和工作效率，同时也有助于做好数据的有效分析以及信息时间等关键数据的精确记录。档案工作的数字化转型是一项顺应数字时代发展、推进档案工作高质量升级的必然举措，其不仅是一种对技术的单一应用结果，也是对档案工作模式、流程乃至理念的革新，是一种为社会群众提供高效档案服务的有效举措。

1. 档案管理数字化发展的意义和重要性

众所周知，档案管理工作是事业单位发展过程当中的重要组成部分，其目的是通过档案管理达到档案资料保存，调用与传输等不同的目的，而随着信息技术的进一步发展，通过引入计算机系统实现档案管理工作数字化发展，展现数字化优点在于信息的检索、信息的分析、信息的处理，从根本上提高整体的管理质量和效率。同时为档案的科学化管理、存储、决策、应用提供重要的依据，记录每一阶段档案资料修改的时间，保证了档案的价值，同时也提升了档案管理的有效性，对不同单位来讲都是非常有意义的。其次，另一方面，纸质化的档案管理方式虽然在我国已经经历了几十年的发展成为了档案管理的主要措施和途径，但是，信息技术高速发展背景下，传统的纸质管理模式已然不适应现代的管理发展要求和标准了。通过引入新技术推动档案管理工作数字化发展，建设档案管理工作数字管理系统，一方面提升了整体管理的有效性，同时也通过数据库+信息平台展示的方式，为行政事业单位提供更好的档案服务，能够在第一时间准确无误的找出相应的答案资料，实现精确的定位查询、管理、修改以及传输等不同操作，促进档案管理事业的创新改革发展脚步。

2.档案数字化背景下档案管理中存在的问题

2.1欠缺数字化管理意识

档案数字化是信息科技快速发展的产物，它使得档案管理工作得到了前所未有的便利和高效性。然而，在数字化管理的背景下，不得不面对一个普遍存在的问题——数字化管理意识的欠缺。首先，在过去的传统档案管理模式中，人们习惯于依靠纸质文件管理，这种模式在一定程度上形成了一种思维定式。当数字化管理的概念兴起时，很多人对其抱有怀疑和抵触情绪，并心存疑虑，害怕数字化管理会给工作带来复杂性和不可控性，担心电子数据会被篡改或丢失以及数字化管理会导致传统纸质文件的淘汰等。这种对数字化管理的抵触情绪和不理解，导致了数字化管理意识的欠缺。其次，数字化管理意识的欠缺使得档案管理中存在着不少问题。比如，许多机构和工作人员并没有意识到数字化管理的重要性和优势，仍然停留在纸质档案管理时代，对于数字化管理并不重视，导致档案管理工作效率低下，如查找文件需要耗费大量的时间和人力，文件保管和维护工作也不够高效。

2.2档案资源共享程度不足

虽然数字化技术的出现为档案管理带来了便利和创新，但在共享这一关键环节的进展却不尽如人意。首先，档案资源共享的不足，体现在信息的封闭性和信息壁垒。在传统的档案管理中，档案往往集中保存在特定的机构或单位，信息的获取和利用受到一定限制。而在数字化时代，档案的电子化和网络化使信息的传播看似无障碍，但实际上，由于各个机构、单位之间存在数据格式不统一、数据库不互通等问题，导致档案资源的共享难以实现。其次，档案资源共享不足还表现在信息的孤岛化和分散化，档案数字化带来了大量的电子档案，但这些档案往往分散在不同的系统和数据库中，缺乏一个统一的档案共享平台。这种孤岛现象使得档案信息不仅难以被广泛利用，还增加了信息检索的困难。比如，一个研究人员想要搜集某个历史事件的相关档案资料，却需要在多个数据库和系统中查询，耗费大量时间和精力。

3.档案数字化背景下档案管理的策略

3.1强化档案工作数字化转型要素供给的保障能力

档案工作数字化转型要素供给需要从要素构成内容条件着手，加强档案工作数字化转型要素的条件保障，尽可能发挥人才、技术、制度与数据等数字化转型要素作用。第一，重构转型理念。档案工作数字化转型并非实现档案工作的全面线上管理，或是将档案资源进行完全的数字化转变。从转型理念方面来说，档案工作数字化转型是为了顺应社会整体的数字建设时代潮流，在这种潮流引领下达成档案服务智能化、档案资源数据化、档案管理自动化的目标。由此可见，这就需要首先转变档案工作数字化转型理念，突破传统的、消极的、局限的、单一的工作观念，从而积极拥抱先进的新理念、主动应用新型技术。第二，释放数据动能。数字时代下，社会运行以及持续发展的关键驱动要素就是数据。在数据推动社会发展的新时代背景下，档案工作数字化转型就需要充分释放数据要素活力，从档案数据的生成、归档、捕获以及利用等方面提升档案数据质量，加强档案工作数字化转型资源体系建设，从而深度挖掘数据价值。

3.2建立完善的数字化档案工作制度

档案工作是数字化的基础，是实现数字化管理的关键环节，因此，要切实加强数字化工作的组织领导，健全和完善各项规章制度。一是制定《电子文件归档办法》，明确各单位各部门电子文件的收集、整理、立卷和归档要求；二是建立电子文件登记制度，对接收的纸质文件，必须及时进行登记，并定期检查；三是建立计算机使用情况登记制度，确保计算机安全运行。四是实行电子文件交换与共享，保证各类信息的完整性和安全性。五是要严格控制涉密载体，严禁将非涉密载体上的信息通过网络传递到涉密载体上。六是做好日常保密检查，严防泄密事件发生。

3.3引入先进信息技术人才

档案管理工作需要制定一系列策略来应对挑战并发挥先进信息技术的优势。尤其是引入先进信息技术人才，对于推动档案管理工作的现代化、智能化和高效化具有重要意义。工作人员需要思考建立与大数据技术紧密结合的档案管理体系。引入先进信息技术人才，可以帮助建立基于云计算、人工智能和大数据分析的档案管理系统。这样的系统能够实现档案的高速存储、智能检索和精确分析，提高档案管理的效率和准确性。先进信息技术人才能运用大数据挖掘技术，深入挖掘档案中的信息价值，提取出对研究、决策和创新有用的知识。通过数据分析和模式识别，可以发现档案背后的规律和趋势，为各个领域的决策提供科学依据。先进信息技术人才能利用数字化技术将纸质档案转换为电子档案，建立数字档案库。

4.结束语：

综上所述，在数字化背景下，档案管理工作数字化发展属于时代的必然趋势，也是数字化管理未来发展的主流方向，提高单位数字化管理水平，从不同方面实现数字化背景下档案管理工作的进一步提升。

参考文献：

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