妇幼保健院档案管理工作的现状及完善措施

妇幼保健院档案管理工作的现状及完善措施

刘妍然

枣庄市妇幼保健院 277100

摘要：随着医疗卫生体制改革的不断深入，妇幼保健院作为国家卫生事业的重要组成部分，也在不断地发展与进步。档案管理作为医院的一项重要工作内容，它既是医院的重要信息资源，又是医院医疗业务工作开展和日常管理的重要依据。因此，在妇幼保健院档案管理工作中，必须高度重视档案管理工作的重要性，以科学规范、有效的档案管理工作促进妇幼保健院档案信息资源的开发利用与服务。

关键词：妇幼保健院；档案管理；信息化

档案是医院的重要信息资源，在医院管理工作中发挥着重要作用。随着卫生信息化的不断发展，档案管理工作也迎来了新的机遇和挑战。面对日益复杂多变的形势，妇幼保健院需要创新档案管理方式，充分利用档案资源，提高服务质量，提升医院在社会上的声誉。 随着妇幼保健院规模的不断扩大，妇幼保健机构档案管理工作面临着新的机遇和挑战，如何在新形势下更好地开展妇幼保健档案管理工作是当前妇幼保健院面临的重要问题。

一、妇幼保健院档案管理工作的主要内容

档案管理工作是妇幼保健院的核心管理工作之一，在妇幼保健院的制度建设和信息化发展过程中占据重要位置。具体来说，其档案管理工作的主要内容包括以下几个方面：（1）负责收集、整理和归档妇幼保健院在日常工作中所涉及和使用的各类档案资料，包括：病历、医疗记录、行政文件、科研资料等。（2）对所收集的档案进行分类、编目，建立档案索引和目录，便于医护人员快速检索与查找。（3）对档案进行安全存储与管理，并采取必要的防护措施防止档案遗失、损坏或被盗。（4）对档案资料进行统计和分析，为医院管理层做出的重大决策提供理论支持。（5）推动档案管理的信息化建设，利用信息技术提高档案管理的效率和质量。（6）制定和完善档案管理的规章制度，加强内部管理，提高工作规范化水平。（7）对医院内部相关人员进行档案管理知识的培训和指导，提高全员档案意识[1]。

二、妇幼保健院档案管理工作的现状分析

（一）档案管理制度不完善

在当前形势下，大部分医院对档案管理工作的重视程度不够，缺乏必要的档案管理制度，导致档案管理工作无法有效开展。同时，由于档案管理人员的综合素质水平参差不齐，导致档案管理工作无法得到有效开展。另外，一些医院将档案管理工作看作是可有可无的工作，对档案管理工作不够重视，对档案管理工作的重要性认识不足，缺乏必要的重视力度。例如，在某些妇幼保健院中，为了完成上级单位布置的相关任务而忽略了对档案管理工作的落实和检查，导致医院内部没有形成完善的档案管理制度和体系，更不能有效地发挥出档案资料在医院日常运营中的作用[2]。

（二）档案管理人员综合素质有待提升

在档案管理工作中，由于档案管理人员对档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案管理工作的重要性，没有重视和提高自身素质。在实际的档案管理工作中，有的档案管理人员只会简单地对资料进行收集、整理、归档和保管，没有把档案管理工作放在重要位置；有的档案管理人员则是不重视档案管理工作，认为只要把资料收集齐全就算完成任务；还有的是不会使用现代化信息技术和设备，导致档案管理效率低下。这些都影响了妇幼保健院档案管理工作的效率和质量[3]。

（三）档案管理信息化水平较低

目前，我国妇幼保健院的档案管理工作主要是依靠手工进行的，档案管理信息系统也处于初级阶段，信息化水平较低，且在使用过程中存在诸多问题。一方面，档案管理信息化系统不完善，使得档案信息系统成为孤立的系统，缺乏与其他部门、系统之间的联系。另一方面，妇幼保健院档案管理信息化水平较低，缺乏对信息技术的应用能力和信息安全意识。尤其是在开展档案信息化工作时，往往没有建立起完善的档案管理信息系统和标准规范体系，导致档案管理信息系统不能及时更新，最终出现档案文件失效或数据丢失等问题。此外，由于缺乏信息化意识和信息化能力不足等原因，导致妇幼保健院在开展档案管理工作时无法有效地利用信息化技术[4]。

（四）档案管理工作缺乏系统性和规范性

随着社会的发展，档案管理工作的重要性日益凸显，为顺应社会发展，提高妇幼保健院的管理水平，相关部门必须做好档案管理工作。但是当前很多妇幼保健院在档案管理工作中存在着一些问题，比如部分医院档案管理人员不重视档案管理工作，对档案管理工作的重要性认识不足；也有一些妇幼保健院没有完善的档案管理制度和相关标准；同时，由于大多数医院都是由传统的手工操作方式进行档案的收集和整理工作，这就导致档案资料收集不完整、不及时，严重影响了档案资料的质量。因此，如何加强对妇幼保健院档案管理工作的重视力度，建立和完善科学规范的档案管理制度已成为当前迫切需要解决的问题[5]。

三、妇幼保健院档案管理工作的完善措施

（一）提高重视，完善档案管理机制

档案管理是一项涉及多个部门的系统性工作，需要各部门相互配合、相互协作才能有效完成。在妇幼保健院中，领导要提高对档案管理工作的重视程度，增加资金投入，购置必要的设备和办公用品，保障档案管理工作的正常开展。档案管理人员要提高自身专业素养，定期组织相关培训，增强自身素质。此外，医院应根据自身实际情况建立健全档案管理机制，加强对档案管理工作的监督和指导，规范档案管理流程。在监督过程中应及时发现问题并采取相应措施予以解决，通过完善管理机制，保障档案管理工作的顺利开展。

（二）加强队伍建设，提高人员综合素质

在新的形势下，档案管理工作对管理人员提出了更高的要求。具体分为以下几个方面：（1）加强对档案管理工作人员的培训，提高业务素质和综合能力。同时，也要注重加强对档案管理人员的考核，定期开展档案管理人员岗位技能培训，促进他们不断学习、进步。（2）建立健全的奖惩机制，对工作能力强、工作认真负责的人员给予奖励，对工作能力弱、工作不认真负责的人员给予惩罚。（3）注重激励机制建设，建立一套科学合理的考核机制，激发员工的积极性和主动性，让每个员工都能主动参与到档案管理工作中来。同时，要加强对档案管理人员的思想教育和职业道德教育，使其树立正确的人生观、价值观和职业道德观。

（三）加强档案安全，提升档案利用率

要想实现妇幼保健院档案管理工作的优化，首先需要加强档案安全意识，提升档案安全保护意识，确保档案管理工作的正常开展。其次，要做好档案信息的保密工作，健全和完善保密制度，实现信息资源的共享和安全。最后，要做好档案信息的开发利用工作，将其应用到妇幼保健院日常工作中去，实现档案管理服务功能的扩展。通过开发利用档案信息资源，可以使其更好地为妇幼保健院相关部门服务。

（四）利用信息技术，提高管理效率

利用现代化信息技术，建立电子档案管理系统，完善妇幼保健机构的档案管理制度。在档案管理工作中，应注重利用现代化技术，建立电子档案管理系统，完善信息共享平台。将电子档案管理系统与传统纸质档案管理系统相结合，实现纸质与电子档案的相互补充和完善。同时，还要注意电子与纸质文件的统一和兼容问题，确保纸质文件能够得到及时更新。此外，要重视网络安全问题，加强网络信息安全教育，增强工作人员的安全意识和防范能力。此外，还要重视信息技术在妇幼保健机构档案管理工作中的应用，提高档案管理效率和质量。

结语：综上所述，档案管理工作作为妇幼保健院日常工作中的重要组成部分，需要对其加以重视，并利用信息化技术和手段对其收集、归纳与整理，才能为妇女和婴儿的医护方案提供科学、合理的理论依据。本文对妇幼保健院档案管理工作的现状进行分析，并提出相应的完善措施，希望能够促进我国妇幼保健事业的稳定发展。

参考文献：

[1]吕爽.妇幼保健院档案管理工作要点研究[J].办公室业务,2020,(12):123-124.

[2]杨君平.县级妇幼保健院档案管理面临的机遇和挑战[J].兰台内外,2020,(15):60-61.

[3]蔡晶.妇幼保健院档案管理工作的研究及思索[J].兰台内外,2019,(36):44-45.

[4]吴大臣.妇幼保健院后勤档案管理与利用工作的实践与探讨[J].大众投资指南,2019,(15):84.

[5]赵锐.妇幼保健院档案管理实践中的问题与新思路解读[J].办公室业务,2019,(07):113.