档案管理现代化与工作标准化规范化目标

档案管理现代化与工作标准化规范化目标

古江峰

围场满族蒙古族自治县龙头山镇人民政府 河北省承德市 068450

摘要：企业档案系统是企业在各个活动的发展过程中形成的所有档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，在维护企业的经济利益和历史面貌，服务于企业的发展方面起着重要的作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。近年来进一步深入贯彻实施《档案法》，提高依法治档水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

关键词：档案管理；现代化；工作标准化；规范化；目标分析

引言

随着信息技术的飞速发展和社会的日新月异，企业在日常管理中面临着越来越多的挑战和机遇。档案管理作为企业内部管理的重要组成部分，迫切需要现代化转型升级，以保障单位档案信息安全。在信息技术不断创新发展的背景下，企业需要在档案管理工作中积极应用信息技术，使档案管理工作朝着更高效、更安全、更便捷的方向发展。本文旨在探讨档案管理现代化与工作标准化规范化策略

，以指导企业在档案管理信息化建设方面迈出坚定的步伐。

1现代化管理

它是以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术等，形成最优的结构体系，充分发挥管理者的积极性和创造性，以获得在确定目标下的管理对象，其整体动态最佳效果的管理体系。它的主要特征如下。(1）系统化。即整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动，管理工作也由若干个相互依存、相互制约的部分构成整体，从这个整体的系统性去实现最佳效果。(2）信息化。广泛使用计算机，对大量信息进行收集、整理、加工、储存、传输和分析，建立信息处理系统，利用反馈信息进行预测和决策。(3）定量化。即把复杂系统中的变量及其相互关数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向。(4）智力化。现代化管理十分强调人的因素，注意开发管理人员的智力，充分调动个人的主动性、积极性和创造性，要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况。

2档案管理现代化与工作标准化规范化策略

2.1建立健全制度，档案管理水平提升迅速

想要实现更好更快的档案管理，第一步就是要完善制度，把每一个岗位的职责量化清楚，使得日常档案管理工作能够顺畅开展。同时，还需要制定完善的考核制度和奖惩制度，通过有效的制度来约束和管理员工，促进员工自觉学习，提升自我能力，加大培训力度，使其能够进一步提升自身职业素养，从而提高企业的整体档案管理工作水平。

2.2调整档案管理方法

目前我国一些企业不重视档案管理的现象，所采用的档案管理方法也比较陈旧，难以满足日益增多的企业档案管理的实际要求。针对此种情况，企业领导必须转变自身思想观念，以身作则提高对档案管理的重视，并在日常工作中不断普及档案管理的重要性，引导基层工作人员参与到档案管理过程中，为档案管理系统与办公管理系统的有序融合和应用提供基础保障。此外，企业在档案管理中应用信息技术时，应积极创新档案管理观念，坚持落实档案管理方法改革发展原则，并结合本单位实际工作情况，利用现代化软件和硬件系统管理平台实施单位文件组织管理，推动档案管理逐步从人工管理向自动化管理发展，节约档案管理中文件管理时间，提高档案管理工作效率，降低综合管理成本[1]。

2.3完善软件和硬件基础设备

企业可以根据自己的工作范围建立内部文件管理系统，在此系统的基础上，内部文件信息可以通过互联网平台快速转发到文件管理中心，文件管理人员可以实现对各种文件文件的统一整理、分类、编号及存储。其次，企业档案管理必须采用兼容性和稳定性较强的软硬件设施。其中软件需要企业在专业技术人员的支持下实施办公管理系统和档案管理系统的优化、调整与整合，保障两类管理系统的融合应用效果；硬件需要企业根据档案管理、办公管理一体化发展需求，在满足当前使用的情况下，预留出一定的性能冗余，为后续系统升级和优化提供保障。最后，档案管理系统构建中应预留出对外窗口，并借助共享管理云技术、云储存技术等先进技术实现解密档案的对外共享，促使社会各界可通过对外共享传统了解到解密档案的相关内容，也通过对外共享窗口加强单位与单位之间的深入合作，实现单位的档案共享式发展.

2.4投入资金与技术支持

在档案管理信息化建设过程中，充足的资金和技术支持是保证工程顺利进行的基础。企业应根据档案管理信息化建设的规模和需求，制定合理的预算计划。预算需要包括硬件设备、软件开发、培训费用、人员成本等方面的支出，确保信息化建设项目有足够的资金支持。企业还可以考虑寻求外部的资金支持，如政府补助、科研项目资助等。与相关机构合作，争取到外部资金支持，这样能够有效缓解资金压力。如果内部缺乏必要的技术人才，企业可以考虑引入专业的技术合作伙伴。技术合作伙伴可以提供系统开发、维护、升级等方面的技术支持，加速信息化建设项目推进。定期更新和升级硬件设备，确保信息系统稳定运行。更新设备可以提高系统性能，支持新的功能和应用，保障档案信息化管理顺利推进。为员工提供系统应用的技术指导，帮助他们熟悉系统的功能和操作。技术指导可以通过培训课程、在线教程、用户手册等方式提供

[2]。

2.5做到档案信息规范化、标准化

在加强企业档案管理信息化建设中，实现档案信息的规范化、规范化，可以有效提高档案管理的效率、准确性和一致性，是非常重要的。因此，企业需要制定统一的数据标准，包括命名规则、数据格式、编码体系等，以确保不同部门的档案信息能够统一格式，便于整合和共享。设计统一的档案分类和目录体系，不同部门的档案能够按照统一的标准分类和归档，方便用户检索和浏览。档案元数据是档案的基本描述信息，企业应建立规范的元数据管理机制，确保每份档案都有完整、准确的元数据，方便管理和检索。在数字化档案管理过程中，要制定统一的数字化流程和操作规范，包括扫描、文档格式转换、元数据录入等，确保档案管理质量。

2.6加强档案人才队伍建设

在新时期，档案人才是档案管理的关键。只有不断加强人才队伍对档案事业的支持，才能不断为档案管理事业的发展和进步赋能。首先是组建一支专业的档案管理队伍。档案管理是一门专业性很强的学科，又是一门跨界的学科。新时代，对档案管理工作要求更加宽泛，既要掌握档案管理理论知识，又要具有理论在档案领域应用实践本领；既要知晓档案现代化管理知识，又要懂得新媒体新技术在档案管理中应用。二是引进人才。实施优化人才政策，将热爱档案管理工作的人才引进来，委以重用，激发干事创业热情。三是实施工匠强档工程。健全完善档案人才培养、使用、激励和评价体系。抓骨干，建梯队，启动人才强档工程。既要注重高端专家人才的选拔和重用，又要注意年轻人新人的培养历练。通过选拔工匠、专家的评比选拔，让人们公认的、货真价实的专家、学者、工匠脱颖而出，营造争先创优的干事创业氛围[3]。

结束语

随着信息技术的发展和应用，企业可以逐步实现档案现代化、标准化和规范化管理目标，提升档案信息的利用率，为实现更好的工作绩效奠定坚实的基础。基于此，企业要在档案管理信息化建设的道路上不断前行，实现档案信息化管理，这样能够更好地应对日益复杂的发展环境和挑战，实现可持续发展。

参考文献：

[1]庄静.信息时代企业档案管理工作创新[J].兰台内外,2020,(32):28-30.

[2]吴阳凤.企业档案治理能力现代化思考[J].城建档案,2020,(10):110-111.

[3]康海涛.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用探讨[J].质量与市场,2020,(19):130-132.