5Why分析法在内部审计中的应用

5Why分析法在内部审计中的应用

龙爱月

中国中铁股份有限公司成都审计中心 四川省成都市 610091

在内部审计中，深入剖析问题根源至关重要，寻找解决方案是每位审计人员的必修课。本文将介绍一种有效的问题分析工具——5Why分析法，并探讨其在内部审计中的实战运用，帮助审计人员迅速定位问题的核心，更有效地识别风险，提升审计效率。

一、5Why 分析法的基本原理及在内部审计中的应用

1、5Why 分析法的基本原理

5Why分析法是一种解决问题的思维方法，可以将其理解为“5问法”，也就是对一个问题连续以5个“为什么”来自问，最终找出产生问题的根本原因，并提出解决问题的方法。虽名为5问，但使用时不限定只问“5个为什么”，有时可能只要三次，有时也许要十几次，一直问到找出根本原因为止，通俗地理解也就是“打破砂锅问到底”。5why法的关键在于：鼓励解决问题的人要努力避开主观或自负的假设和逻辑陷阱，从结果着手，沿着因果关系链条，顺藤摸瓜，直至找出产生问题的根本原因。

丰田汽车公司率先将5Why分析法应用于实践，到现在已作为丰田生产系统的培训课程的组成部分，成为其中问题求解培训的一项关键内容。这种方法的核心观念是基于一个观点，即一个现象通常不会单独出现，相反，这一结果受多种相互联系的因素共同作用而产生。

2、5Why 分析法在审计中的应用过程

内部审计作为组织内部的一种独立客观的监督和评价活动，其目标是保障内部控制与运营效能稳定发挥。内部审计主要是以问题和风险为导向，在内部审计实施过程中，我们需要揭示被审计单位存在的管理问题和经营风险。当我们遇到重大问题的时候，如果我们能善于运用5Why分析法对问题进行剥茧抽丝，层层追问，就可以深入挖掘潜在的风险点，发现问题背后可能隐藏着的严重的内控缺陷。多问一个为什么，就离问题真相更近一步！

在内部审计中，5Why 分析法通常通过以下步骤进行应用。首先，审计人员需要明确识别和定义问题。这可能涉及到对组织运营过程的各个方面进行调查和分析，以确定存在的问题或异常情况。然后，提出第一个“为什么”。一旦问题被确定，审计人员就可以开始运用5Why 分析法。紧接着，需连续追问“为什么”，根据第一个问题的回答，审计人员继续追问“为什么”，直至找到一个满意的答案。此过程可能需历经多轮循环与分析，且问题有可能是多因多果，因此我们需避免单一根源误区而忽略多因素事实。问题根本原因揭示后，我们将归纳并制定对应优化措施，审计员应对分析结果进行综合评定，并制定相应的优化措施，以防类似问题再度发生。

3、5Why 分析法应用案例

在某公司的一次内部审计中，被审计单位提供的诉讼台账有一起案件描述如下：20X1年被审计单位A公司参加某市一房地产项目投标，A公司向业主方C公司（被告方）支付8000万元履约保证金。由于被告原因项目无法按期开工，且被告已将收取的8000万元履约保证金全额挪作他用，经原告方多次催收未予以退回，原告于20X2年向法院起诉。法院判决被告20X2年10月前退还原告8000万元履约保证金及支付相应利息。截至20X3年末，A公司仍未收到被告C公司上述款项。

该案件仅为被审计单位诉讼案件台账中若干案件中的一件，如果不对其进行重点关注并加以分析，我们可能仅仅会提出一个问题“为什么钱没有要回来”，那得到的答案可能会是“被告方资金困难，无法按期支付”之类的外部的客观原因。我们试试将上述5Why分析法用于该案例。

第一轮提问：为什么会发起该项诉讼？

答案：因为①项目未实施，②已支付的履约保证金8000万元经多次催收未退回。

第二轮提问：①为什么项目未实施？②为什么支付8000万元履约保证金？

答案：因为①业主未落实项目建设资金、土地规划许可证等问题，致使项目无法推进；②原始合同约定A公司需缴纳履约保证金5000万元，后经业主要求，补充缴纳履约保证金3000万元。

第三轮提问：①为什么在项目未落实建设资金、规划手续的情况下会参与投标？②投标及缴纳保证金事项是否履行“三重一大”决策程序？

答案：因为①投标前经营人员未深入开展标前调查，对业主资金情况、项目规划手续办理情况不掌握；②项目投标及缴纳保证金未按“三重一大”制度要求履行决策程序。

上述三轮自我提问共提出5个问题，审计人员对每一个问题的答案展开调查核实，通过该起诉讼案件发现被审计单位在经营管理中存在以下问题：一是经营投标前未严格按公司制度的要求开展标前调查，对业主资信及资金状况不掌握，导致投标质量不高；二是“三重一大”决策制度执行不到位，项目实施前未履行集体决策，导致决策失误；三是未严格履行合同约定，在无合同约定的情况下向业主方补缴3000万元保证金。以上三个方面的问题导致A公司已支付的8000万元履约保证金存在回收风险。

找到被审计单位存在的问题并不是我们内部审计人员的最终目的，我们的最终目的是要提出解决问题的方案，通过处理掉引发问题的原因达到防止再次发生的目的。针对上述案例，如果A公司在标前调查、决策程序、合同履行这几个方面严格按制度要求执行，则可以避免上述问题的再次发生。

二、5Why 分析法在内部审计发现问题根源的应用策略

在内部审计中运用5Why分析法的目的是让我们不要仅停留在问题的表面原因上，而是通过不断追问为什么，逐步深入挖掘问题的根源，达到治本的目的。我们在运用5Why分析法时需要注意以下几个方面。

1、要朝着解决问题的方向提问

偏离主题的提问不能解决问题，反而会走向死胡同。我们提出的问题将会决定我们思考的焦点方向，我们需要从反映问题表象到揭示问题实质，需要深入问题的根源，深入审计活动实施的背景，深入行业领域、体制机制、政策制度、经济运行、权责利分配等大环境中思考问题现象所反映的本质。这就要求提出问题的审计人员必须有一定的背景知识和经验支撑，如果内部审计人员对公司所处行业政策、公司内控制度都比较熟悉，对问题所涉及的业务也驾轻就熟，那么提出正确的问题就比较容易。

2、避免单一原因偏见

进行5Why分析提问时，需避免单一原因误区，不能单因5问。实际上一个问题之所以发生往往是多个原因的共同结果。内部审计过程中易产生单一原因偏见现象，审计人员以主观推测代替客观事，忽略多因素事实。如果问题有一个以上的原因，则应该找到每个原因的根源，深入研究问题背后所涉及的多个层面及其相互牵制的效应。

3、回答要找可以控制的内因

问题的产生有内部的原因，也有外部的原因；有主观的原因，也有客观的原因。我们在内部审计过程中运用5Why分析法回答问题时，主要应从管理者可以控制的内部原因出发，而不是仅看表面的外部原因。如上述案例中，如果我们将原告方钱未要回来的原因归结为被告资金困难这样的外部原因，则失去了审计的意义。

4、问答要有因果

一个高效的5Why分析过程一定是正向可以导出结果、逆向可以追溯原因的。内部审计人员在应用5Why分析法时，每提出下一个Why前，先验证上一个Why的答案是否正确。在每一层的分析完成后，都应该及时进行反向的验证，以确定找到的原因是正确的。很多审计人员在使用5Why分析前认为已经知道了问题的答案，他们会优先寻找能证实他们答案的证据，为了答案而找答案，没有解决实质问题。

5、原因须有依据可以查证

审计工作是一项严谨的、一切都要讲究证据的工作，在运用5Why分析法时，我们每一步给出的答案、形成的的结论都要保留审计依据，事后经得起检查和验证，而不能凭空想象，依据推测而得出结论。

三、结论与建议

5Why分析法在审计工作中具有非常重要的运用价值。它可以帮助我们深入挖掘问题的根本原因，提出更有针对性的解决方案。因此，建议审计人员在工作中积极运用5Why分析法，提高审计工作的质量和效率。同时，也希望广大读者能够借鉴这一方法，更好地解决工作和生活中遇到的问题。