科研电子文件的归档管理研究

科研电子文件的归档管理研究

黄荣

中国林业科学研究院热带林业实验中心  广西凭祥  532600

摘要：简要分析了科研电子文件归档管理的重要性，并围绕打造数字档案管理系统、明确和规范归档流程、深化业务工作与电子文件归档的对接、制定长期安全保存策略等维度探讨相应的归档管理策略及要点。

关键词：科研电子文件；归档管理；归档流程

随着信息化时代的不断发展，科研电子文件管理变得越来越重要，直接关系到科研成果的保密与应用等。中国林业科学研究院热带林业实验中心作为融科学研究、科技推广与林业经营于一体的国家级综合性林业科研机构，着重围绕林木种质资源收集保存与利用、珍贵树种培育、人工林生态服务功能研究、石漠化地区植被恢复治理、森林资源现代化经营管理、植物新品种测试等开展科研工作，并对信息化背景下的科研电子文件管理工作十分重视。该实验中心全面推动科研电子文件管理的规范化发展，其中就包括最基本的文件归档管理。

一、科研电子文件归档管理的重要性分析

做好科研电子文件归档管理工作，在多个维度具有重要意义。首先，强化信息保护及安全。科研工作本身属于安全性要求极高的工作，科研过程中产生的实验数据、研究成果、报告、文献、合同、知识产权以及其他机密信息等电子文件等均属于需要严格保密的信息。信息化背景下，这些科研电子文件可能会因为各种原因泄露以及被篡改，进而造成不小的安全隐患以及数据信息安全问题。做好科研电子文件归档管理工作，能强化信息保护健全，通过安全存储、权限设置、加密管理、备份保护等措施确保科研电子文件的机密性与完整性。其次，实现长期保存。科研电子文件作为保护科研成果以及传承知识的载体，有必要对其进行长期保存并为未来的科研相关工作提供支持。加强科研电子文件归档管理，对文件格式、存储介质、备份策略等加以规范，严格要求相关人员按照规范进行操作，能切实保障文件保存管理的持久性以及可访问性。最后，支持知识管理与共享。现代科学技术不断发展，科研电子文件的类型、数量持续增多，相应的文件信息管理难度明显增大。优化和规范科研电子文件归档管理，能建立起良好的归档结构以及元数据，便于文件的查找与利用，从而为知识管理与共享提供支持。

二、科研电子文件归档管理的策略与要点

（一）打造数字档案管理系统

电子文件归档是数字档案管理的基础部分。只有打造合适而完善的数字档案管理系统，才能为科研电子文件归档工作的开展创造良好条件。以加强信息化建设为基础，打造相应的数字化管理平台，设置账号密码权限管理系统，实现数字档案的全流程规范化管理。将电子文件、科学数据、录音录像、数字化副本等在内的档案数字资源进行归档管理，通过档案数字资源离线管理系统以及档案移交接收系统将包括科研电子文件等在内的档案数字资源进行离线移交与在线移交。之后系统会对移交的数字资源进行真实性检测、完整性检测、可用性检测以及安全性检测，并通过综合档案管理系统实现对内容的检索、著录、统计以及权限管理。将综合档案管理系统与知识服务系统以及长期保存系统进行对接，以此实现OCR识别、数据清洗、数据挖掘、数据可视化管理、档案统计、档案检测、数据分级、数据迁移等。另外需要加强对系统的运维保障，确保包括电子文件归档管理在内的各项数字档案管理工作能有序、良好开展。

（二）明确和规范归档流程

对归档流程进行明确与规范，是保障科研电子文件归档管理高质量实践的关键。科研单位需要从实际出发，按部就班地对科研电子文件归档流程进行建立与规范。首先，确定归档目标以及计划。科研单位应当根据自身科研工作以及档案管理工作的实际情况，充分考虑单位需求以及科研人员行为习惯等因素，合理制定归档计划，对包括归档的信息种类、数量、存储位置等在内的归档管理要点加以确定。其次，建立归档流程。科研电子文件归档的流程应当清晰明确且具有连贯性，同时要具备良好的可操作性，以便科研人员操作处理。常规的科研电子文件归档流程为先将需要归档的电子文件材料准备齐全，之后根据文件的来源、形成时间、内容、形式等对其进行分类与排序，再对文件内容进行四性检测，检测通过后再将电子文件进行元数据记录并在系统内对文件进行移交，之后再对已经录入系统的电子文件进行存储备份处理。在归档流程建立起来的情况下，科研人员以及档案管理人员能按部就班地对科研工作中生成的电子文件进行及时、有序归档，有效减少了归档管理中的各种错漏与问题。最后，优化归档流程。科研单位建立科研电子文件归档流程后，还需持续对其进行调整、改善与优化，以此保障流程的合理性与规范性。对各种科技手段进行积极尝试与应用，使用专业的归档软件与电子文档管理系统，加强对大数据技术、数据可视化技术、人工智能技术等的应用，实现归档流程的自动化与规范化，减少人工干预，能进一步提高归档效率以及质量。

（三）深化业务工作与电子文件归档的对接

传统模式下的科研电子文件归档通常需要科研人员耗费大量时间与精力，导致科研人员难以集中精力在科研业务工作上。这使得归档工作的开展难以充分保障质量，档案管理不但难以为科研业务工作提供支持反而会给科研人员造成一定负担与压力。为了减轻科研人员负担、提高科研电子文件归档效率与质量，科研单位需要全面推动业务工作与电子文件归档的对接。科研单位需要以信息化建设为基础，构建起全流程的信息化管理模式，并将业务系统文件流转流程和电子文件归档、电子档案管理流程对接，把科研电子文件归档流程嵌入到业务工作之中。这样能促使科研人员在日常科研业务工作中自然而然地完成科研电子文件归档工作，无需专门投入大量时间与精力，系统能辅助科研人员以及档案管理人员实现业务工作、电子文件归档以及档案管理的自动化衔接。

（四）制定长期安全保存策略

科研电子文件具有一定的特殊性，需要强化对其的长期、安全保存。故而在科研电子文件归档管理中，有必要制定长期安全保存策略，在归档阶段便按照规范进行操作，尽可能实现对文件的长期保存与安全保管。优先选用硬盘、磁带、云存储等媒介作为科研电子文件保存的载体，并且应当制定有效且可持续的备份策略，通过本地备份和云备份相结合的方式尽可能确保长期安全保存的实现。合理制定科研电子文件的保密管理机制，在归档时应对需保密的文件进行加密处理以及分段传递、分散存储、交叉备份处理，切实保障文件档案管理的长期性与安全性。

结语：

综上可知，做好科研电子文件的归档管理工作能为科研档案的高质量管理带来必要支持。现代化背景下，科研单位需高度重视和全面落实科研档案管理工作，对包括科研电子文件归档等在内的相关工作进行规范与完善，明确各部门与岗位的相关权责，严格要求所有人员按照规范进行操作，以此保障档案管理的质量与效果，并为科研工作的推进开展以及科研成果应用与保护等提供必要支持。

参考文献：

[1]蒋洁. 浅谈科研电子文件的归档管理 [J]. 机电兵船档案, 2023, (05): 123-125.

[2]刘天华. 对军工企业科研电子文件归档管理的思考 [J]. 机电兵船档案, 2023, (02): 60-61.

作者简介：黄荣（1979—），女，工程师，研究方向：档案管理、宣传，档案利用等。