浅析新形势下合同线上审批与签署

浅析新形势下合同线上审批与签署

王勇

（平顶山天安煤业股份有限公司十二矿 审计法务科，河南 平顶山 467013）

随着企业管理改革的不断推进，为适应企业高质量的快速发展，企业管理与信息化的深度融合的不断完善，从企业财务管理全线上数字化业务的实现，到人力资源管理、设备管理、物料管理等等线上数字化业务的推广实现，作为体现企业经济往来重要依据的合同也迎来了线上数字化的审批与签署。

关键字：合同  线上  审批  签署

企业的高质量发展，离不开企业内部管理的改革创新，更离不开集成信息化、电子数字化的综合运用，在这种新形势下，合同线上审批与签署也随之而来，现就合同线上审批与签署谈以下几点个人的看法，如有不妥之处，请批评指正。

一、线上审批与签署的意义

    合同线上审批与签署，从字面上的意义显而易见，把合同的审批与签署放到线上合同业务平台进行统一的操作和管理。把从传统的纸质合同的审批与签署全部放到线上平台来实现。即提高了合同的审批与签署效率，又实现了无纸化办公，大大降低合同成本。

二、线上审批、签署的优势

1、线上审批、签署操作性方便快捷，不受地域时间限制

众所周知，传统的纸质合同从拟初稿、双方确认合同终稿、审批、签署以及往返邮寄耗费大量时间，一般来说快的需要7-10天左右，期间如个别领导审批延迟，极易造成合同签订效率低。

线上审批、签署工作均在线上平台完成，对合同双方确认的合同终稿，在电脑端合同业务平台完成线上的审批与签署，也可直接在手机app端实现移动审批，不受地域时间限制，再在电脑端线上完成签署，省去了等待、寄送等步骤。

2、线上审批、签署使企业管理更加方便

传统的纸质合同有着非常多的劣势，其主要一个就是难以管理。对于签署的合同来说，都属于商业机密，所以我们在保存纸质合同的时候要格外的小心，需要花费人员、时间、空间，还要按档案的管理来进行，日常的防潮、防火、除尘等都将占用企业大量成本，而且查找起来也不方便，更有可能丢失。

而线上签署的电子合同则由统一的平台看管，安全性高，只有具有权限的人员才可以随时随地地查阅和下载，非常的方便、快捷。

三、线上审批、签署平台的应用分析

1、线上审批、签署平台的共用性

线上审批、签署平台优点明显，但在实际使用时，合同双方必须均使用同一的合同业务审批、签署平台，才可以更方便的在该平台下实现线上的审批、签署。不在同一平台下，即线上审批可以使用自有平台，但签署平台必须使用共同的，要不也无法实现电子合同的线上签署。非同一平台下的线上审批、签署，局限性较多，容易出现各种问题。

2、线上审批、签署平台的适用性

线上审批、签署平台对于某个集团或者大企业来说，考虑内部众多单位之间可能存在的经济往来状况，以合同线上审批、签署平台来统一管理，确实是方便快捷高效的，但如果该企业为单个或几个的单位组成，仅应用合同线上审批平台单个平台就可以了，毕竟平台的创建、开发、维护、人员等各项费用支出也是需要考虑的。

四、线上审批、签署平台的必要工作

1、前置手续的完善

不论传统纸质和线上的合同，在拟定初稿和定终稿前，其前置手续必须完备，即涉及到合同双方对合同的不同管理规定方面，各自均有一套适应其自身管理的合同管理制度，完善合同各方的前置手续，需要双方业务人员就合同签订前，本身需要走、应该走的流程前期就要走一遍。通俗的意思就是需要公司做出重要决策的，要有决策结果，如会议记录等资料；需要走招标采购流程的，要完善招投标手续；需要前置审计的，要完善前置审计手续等待，总之，该走的程序一样也不能少，手续走完，那么对应的资料就可以作为签订该合同的前置资料录入平台。

2、合同初稿定稿

为保证线上合同初稿定稿后，各审核方对合同初稿定稿的认可度，因合同初稿在审批平台中审批时是不可移动、修改的，这就要求前置手续完备后，各分业务管理的会审单位对合同初稿的预审核把关上，层层把关修改后，还要及时与合同对方沟通合同初稿情况，最终形成共同认可的合同初稿。录入平台的合同初稿定稿要格式正确，更不能出现如错别字的错误。这项工作考验的基本上就是前期合同双方对合同初稿定稿的重视度的问题，以及合同双方业务人员的能力问题了。可能有人会说，合同按格式合同签就行了，没有必要那么麻烦，在合同初稿的定稿上，格式合同固然方便，但其并不适用每份合同，可以以格式合同为范本，在其基础上完善、修改适应新合同的文本内容。但不要将格式合同用在你签的这类所有合同上，那样只能说你根本就没有明白签合同的重要性。

3、审批流程的快捷性

线上审批流程是结合本单位的合同管理规定所形成的固有的审批流程，其顺序不可逆，只能按部就班一步一步的实现签批，直到后期的合同签署，这就要求提交人、审批人、签署人都对该合同有一个清晰的认识，了解签订该合同的原因、目的、结果，虽审批人在审批时是结合所管业务范围对合同内容中部分的确认，但也离不开其需要了解合同的整体情况。线上审批流程为何快捷？主要原因还是来自于前置手续的完善、合同初稿定稿上的大部分已完成的工作以及其本身固定的审批、签署模式上。

4、签署平台的固定性

    合同签署平台涉及一个企业所有合同的存储、安全等诸多方面，签署平台的长期、固定才能更好的实现企业对合同的管理，合同对方能否同意开通相同的签署平台，是实现合同线上签署的必要保障，只有合同对方也在该签署平台有相应的账户信息时，才能最终实现合同的线上签署。该项工作在企业内部单位之间推广后，可以较快的实现线上签署，但对于企业的外部单位来说，只能循序渐进的慢慢来实现，毕竟签订合同双方是平等的。

五、线上审批、签署平台的优化方向

1、线上审批流程中，若出现错误的更正举措，现阶段，出现问题仅有直接驳回上级或驳回制单人，建议当会审单位针对其会审的内容，对合同文本的部分修改，在其会审时，可直接在线上就合同文本进行修改，修改后的合同由系统推送给制单人，制单人反馈给合同对方，经合同对方认可后，仅需制单人提出申请，再返回到提出意见的会审单位再审通过，就可以继续向下进行审批，直到按审批流程完成审批即可。这样既减少审核人员对已审合同中部分内容的重复认可和审核，又可依据审核人员对合同中部分内容修改的及时认可和复审，以此来提高审批效率，使线上审批更具人性化。

2、线上审批平台在基础资料、信息录入的安全性方面，要求使用内网完成相关信息、资料的录入，但其后的审批操作都是可以实现手机app的移动审批。那么线上签署平台既然个人用手机号绑定了个人的数字证书或企业数字证书，通过手机app登录签署平台后，实现手机移动端的数字证书的签署是否也能实现？如果实现，将大大提高电子合同的签署效率，使其真正实现不受地域、时间等限制。

六、结论

综上所述，合同的线上审批、签署平台的投入与使用，要衡量企业自身发展情况，毕竟数字化的改革转型需要的不仅仅是合同管理单方面的改革，而是全方面的数字化改革，其所涉及的人财物投入也必不可少，量力而行。本文中仅就合同管理方面，分析和阐明了线上审批、签署的优势，并对其应用场景进行了分析，还指出了线上审批之前，需要完成的必要工作，以及对线上审批、签署平台优化的建议。以上内容均为个人观点，仅是对合同线上审批与签署的部分认识和分析，可能理解、分析的很片面，敬请谅解。

作者简介：王勇 单位：平顶山天安煤业股份有限公司十二矿

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