如何化解企业合同管理中的法律问题

如何化解企业合同管理中的法律问题

王玲玲

大唐内蒙古多伦煤化工有限责任公司 内蒙古锡林郭勒盟多伦县 027300

摘要：社会经济发展日益增长的形势下行业竞争也越来越激烈，为了提升企业经济效益与行业的竞争力要不断加强管理方式的创新。然而，在合同签署、执行和纠纷处理过程中，难免会涉及法律问题。如果企业没有对这些问题进行合理解决，将会给企业带来不可估量的风险。

关键词：企业合同管理；法律问题；对策

引言

关于企业法律风险防范内容的分析，主要考虑企业现状、通过分析常见的法律风险问题，提出建立法律风险防范机制，让企业工作人员与法律事务工作人员提前对接，从实务管理和法律风险两个层面出发，进行系统化的分析与归纳，本着严谨的防控原则，有针对性地优化内部控制管理流程，降低企业经营成本，增强企业综合能力。

1企业合同管理中的法律问题

1.1合同管理重视不足

部分企业的领导人员和管理人员理念较为滞后，未能适应当前的市场环境和现代企业的发展趋势。在合同管理方面，管理意识滞后，依然看重业绩而轻视管理，对合同管理工作的重视较为薄弱。部分领导人员仅将合同的审查作为一种普通工作看待，并没有重视法务部门提供的审查意见，也没有做好意见的落实工作，导致合同管理无法在法律风险的防控上发挥理想作用。针对已经签订的合同内容来说，部分人员认为完成所有条例要求即可，对于合同档案管理经常是一笔带过，合同签署原件的管理也存在明显的随意性。同时针对合同履行情况未能持续跟进，导致在发生合同履约问题时无法及时发现，甚至在履约问题出现后还可能出现责任推诿、问题隐瞒等情况，进而引发严重的合同纠纷问题。

1.2企业法律建设机制不完善

就本质层面而言，法律建设工作并非传统意义层面的运营项目。因此，企业并不会增设专门的法律建设部门，使得企业在开展法律建设过程中过于随意，未进行科学管理，负责管理部门过于分散，甚至会分散在法务部、宣传部、人力资源部以及财务部等部门中。所以，企业并未结合法律建设实际需求针对性制定切实可行的管理机制，让法律建设工作缺乏有效监督，甚至还有一些企业对于下达后的法律建设任务也很难做到监督管控，使得各项目标无法严格落在实处，进而导致企业法律建设工作效率不高，不具备基本的管理部门，许多法律建设工作很难取得实质性效果。

1.3证据缺失

由于企业对风险意识不够重视，在施工过程中不规范，甚至会认为在项目建设过程中只要各项数据能够满足工程角色需求，就会保证良好成效，再加上特殊的“人情世故”，特别是在索赔方面，大多数的企业还是比较注重脸面和情义，为了长期合作或者尽快项目回款，在一般施工过程中基本不予以索赔，也没有保留相关材料证据，缺乏证据意识和归档意识，甚至破坏施工现场，导致事后维权缺乏重要依据，致使企业承担“举证不能”的法律风险。

2企业合同管理中的法律问题解决措施

2.1建立和完善合同档案管理制度

合同档案是企业合同管理的重要组成部分，它不仅记录了企业签订的合同信息，而且也是企业合同管理中的基础数据。建立完善的合同档案管理制度可以确保合同的存储和查询，保证合同信息的完整性、准确性和及时性。企业应该设立专门的合同档案管理部门，负责合同的保管和保密工作，并制定相应的管理规定和制度。

2.2强化合同全面风险管理

在合同内控管理方面，企业应当实现全部门管理的目标，按照全面风险管理的原则，实现全要素的融入与全部门的参与，从而打造一个科学可行的合同全面风险控制机制。在企业的经营管理中，需要将全面风险管理作为基本条件，将各级管理层作为主体，建立合同事务委员会，在这一条件下，主办部门和监管部门等部门都要积极参与其中，发挥各部门的职能优势，打造一个全面参与的风险管控组织体系，实现跨部门、跨边界的合同风险管理机制。合同的主办部门、审核部门、监管部门的职权可以在不同部门及人员之间进行科学分配，让各部门的职能优势充分体现出来，准确识别合同编制、合同签署、合同履行等环节可能存在的风险隐患，针对这些隐患采取防范措施进行解决，最大程度上降低风险发生率和影响程度，提高合同管理效率。在具体的管理工作中，企业需要转变自身的经营管理理念，做好合同细节方面的管理，让各部门成员都有机会参与其中，发挥其优势，确保各阶段的合同管理工作都能顺利落实并且符合标准规定，推动合同全面风险管理机制的有效落实，通过上下层级联合的方式发挥集体作用，提高合同管理的管理与执行质量。

2.3创建完善的企业法律建设组织体系

为了进一步将企业法律建设力度有效加强，企业需要创建完善的法律建设组织体系，让企业内部管理者发现和挖掘企业中具有专业法律知识的优秀人才，让人力资源部门和法律部门牵头，创建法律建设小组，让小组成员对法律文件宣传、普法资料编写、法律学习课程设计等工作进行负责，而后监督和指引每一个部门积极开展法律相关的学习和教育活动，将专业人员汇集在一起，组建专业化的法律建设小组，而后为其划拨经费，使其能够将各项工作落实执行、有效编写课程内容，以此来确保法律建设组织工作的有效开展，进而可以确保企业法律建设工作的质量及效果，还能促使企业法律建设逐步朝向规范化、系统化和专业化的方向发展。同时，企业法律建设小组创建后，企业需要清晰界定法律建设和经济建设同步发展的核心导向。在企业层级创建纵向到底、横向到边的法律文化建设体系，尽可能发挥各部门联动协调的作用，进而可以为企业加强法律建设工作提供助力和支持。

2.4完善发票制度管理，提高财务核算能力

企业必须重视发票问题，从发票管理方面入手，采用精细化管理模式，注重发票来源与交易的真实性，强调货物流与现金流的一致性；同时，提高会计人员的业务水平，及时学习财会知识，提高财务核算能力。

2.5信息化系统为支撑，提升合同管理水平

一是强化合同信息自动化管理。企业应当结合经营实际适时开展合同管理信息化工作，依托OA系统、财务共享系统或者自建系统开展合同信息化管理，将完整的合同流程固化、信息化，强化关键环节合规监督监控，实现合同全生命周期管理。合同信息化系统要尽量减少人为干预，实现合同自动编号、合同审批层级自动识别、合同审核意见完整留痕、合同审批表单自动生成、合同台账自动导出等功能。二是强化合同文本电子化备案。为避免合同文本遗失、难以查找影响合同正常履行的风险，合同信息化系统要将合同文本电子化备案嵌入合同流程。双方完成签字盖章的合同扫描件要及时上传合同信息化系统备案，实现合同文本数据化管理。三是强化合同信息统计分析。合同归口管理部门依托信息化系统开展合同统计分析，统计合同审核环节的办理时间以提高合同审批效率、统计合同变更情况以分析变更原因、统计不同类型的合同数量及金额以分析变动趋势、统计合同审核退回意见以分析常见的合同办理问题等，不断提升和改进合同管理水平。

结语

考虑化工行业在我国经济发展方面的重要作用，关于企业法律风险防范工作的开展，还是需要引起企业自身的高度重视，只有企业立足实际，规范经营，了解各类风险发生的具体原因，对各种风险问题进行高效处理与防控，才能保证各项工作持续开展，促进企业长久发展。

参考文献

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