企业外事管理模式的探索与实践

企业外事管理模式的探索与实践

郑茂新      陈  贺

中车唐山机车车辆有限公司

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【摘  要】随着公司持续加大海外市场的开拓力度，海外业务规模不断扩大，出国人员的数量也急剧增长，通过建立健全规范的外事管理模式可以有序、高效、安全地推进外事工作进程，在确保外事工作合规性的同时，提高外事工作效率和质量。

【关键词】外事管理  工作效率 质量

一、引言

随着经济全球化的深入发展，企业需要不断扩大国际业务，拓展海外市场，从而适应全球化的趋势。同时，外部环境的变化也要求企业具备更灵活、更高效的外事管理能力，以应对复杂多变的国际形势。在这样的背景下，企业外事管理模式旨在实现对外事工作的全面规划、指导、协调和控制，以满足企业在国际化发展过程中的需求。具体来说，企业外事管理模式包括对外事计划的制定、外事人员的培训、出入境管理等方面进行规范化、系统化的管理。通过有效的外事管理，更好地适应国际市场的需求，提高企业的国际化水平，拓展海外市场，实现企业的国际化战略目标。同时，外事管理还可以为企业提供更安全、更稳定的外部环境，促进企业的可持续发展。

二、外事管理业务痛点分析

内部：公司海外业务的增多伴随而来的是出国人员的增加，涉及到不同的部门，每个员工在出国时都面临走什么手续，如何走手续，多长时间能走完手续以及走完手续后出国面临的注意事项等问题。因涉及到的内容较多，缺乏规范的业务管理模式将产生一系列的问题。一是外事业务的流程不明确、规范，导致操作过程中出现混乱或错误。二是外事部门内部或与其他部门之间沟通不够顺畅，导致信息不畅通，影响工作效率。三是缺乏必要的人力、物力等资源，无法满足业务需求。四是外事部门工作人员缺乏必要的外语能力、跨文化沟通能力等，影响业务开展。五是外事部门与其他部门之间缺乏协同配合，导致业务进展缓慢或出现重复性工作。六是目前公司的外事管理仍局限于因公出国（境）团组的审批和护照签证手续办理环节。七是对外事人员的培训不足，导致其无法及时掌握最新的业务知识和技能。

外部：一是外事工作综合性和时效性较强，日常事务繁琐，材料要求多，时效计划性强，面对繁杂多变的各国签证要求，经常出现签证材料来回返工，或将影响到团组的顺利出行。二是由于不同国家和地区之间的文化差异、政策差异等，可能导致信息不对称，使得外事部门难以准确把握当地情况，涉及风险因素较多，如安全风险、法律风险等，可能导致业务出现问题。

三、规范外事管理模式的方法和措施

针对公司内外部外事业务痛点，公司采取以下四种措施：

1.通过建立健全规章制度明确各项工作的流程、标准和要求，确保外事工作的规范化、标准化。如《外事工作管理办法》明确了公司各单位的职责分工，制定了因公出国（境）工作计划，审批流程和审批要求，以及出国前证照和签证（注）的管理，出国后对员工的境外管理等都做出了明确规定和要求。

    2.定期对各个部门外事接口人进行培训。加强对外事人员的培训、考核和管理，提高其专业素质和服务意识。加强外事部门与其他相关部门的协同配合，形成合力，共同推动外事工作的开展。

3.统一信息管理：建立统一的外事信息管理系统，实现信息共享和数据互通，提高工作效率和决策水平。在管理系统中我们可以实现出国计划任务的制定，出国任务的审批，护照签证线上办理、线上查询个人的证照状态及每个国家的签证要求。

4.建立外事服务共享中心。随着信息技术的发展，如云计算、大数据、人工智能、物联网等新型技术的出现，公司不断加速数字化转型，目前公司已初步建立了业务协同和数据共享的管理机制，大大提高了外事业务的工作效率和服务质量，为外事业务的专业共享服务变革奠定了基础。下一步还需要在远程服务、移动端操作和员工个人自主等功能方面进一步迭代升级。

四、结论

总之，外事无小事。在进行外事出国业务管理中，通过对痛点进行有效的分析，提出一系列的方法和措施，能够在一定程度上有效提高外事管理水平和效率。充分明确在外事出国业务中应注重的问题，能够在一定程度上保证外事业务的顺畅。未来我们需要进一步推进外事工作的信息化建设和管理，为企业实现市场开拓提供重要的动力支持，保证企业实现良好的发展。

参考文献：王丹,刘扬.集团外事管理信息化建设框架和效益分析[J].数码设计（上）,2019,(12):213-214.

王京梅,刘燕.浅谈新时期如何做好企业外事工作[J].商品与质量,2019,(5):212.

金晓平.外事共享服务管理模式思考.管理与实践，2023年1期：104-106.