大数据背景下的事业单位档案信息化管理

大数据背景下的事业单位档案信息化管理

吴伟

泰安市岱岳区公路事业发展中心  山东省泰安市  271000

摘要：因大数据时代的到来，事业单位档案管理逐渐步入了崭新发展时代，在社会经济建设的发展中发挥了巨大的作用。同时，各领域都在逐步强化档案管理的重要性，在进一步加强档案管理的基础上，提高档案管理的效率和整体质量。为保证相关信息数据的完善和全面，为满足新时代对档案管理的基本要求，事业单位也完善了档案管理制度。对此本文对大数据背景下的事业单位档案信息化管理对策进行分析。

关键词：档案管理；事业单位；大数据；信息化

前言：档案管理在事业单位中起着非常重要的作用，但是目前，事业单位在档案管理方面的工作还不是很完善，存在着一些不足。传统的档案管理方式将不适应新时代大数据背景下事业单位的实际要求，因此需要对实际工作模式进行创新和改革，采用更加科学的创新思路。进一步保证大数据时代档案管理的效率。

一、大数据背景下的事业单位档案管理概述

现阶段，大数据已经逐渐从一个专业词汇演变为网络中的流行词汇，更多的人认识到大数据在我们日常生活中的重要性，尤其是在互联网信息技术产业体系下，大数据技术的应用正在进一步深化，大数据与人们的生活和日常工作有机结合在一起。例如，在日常生活中，大多数员工经常借助大数据技术回忆起以前遗忘的信息。而且，大数据技术还可以减轻员工的工作压力，减少员工的工作量，进一步拓展和延伸员工的思维。同时，档案管理工作具有较强的辅助作用，具体表现为真正保存了事业单位的大量数据，为今后事业单位的良好发展和企业的生产经营起到促进作用，相关工作人员可以根据以往档案中的相关信息开展下一步工作。但从目前的实际情况来看，档案管理工作中还存在着较大的问题，产生这些问题的主要原因是有关部门没有重视档案管理工作，没有客观正确地认识档案管理工作的重要作用和价值[1]。由于大数据技术在各个领域得到了广泛的应用，档案管理人员意识到大数据技术在档案管理中的作用，利用大数据技术的优势对以往的档案管理模式进行改进，使之成为电子化的档案管理模式，最终形成较为完善的电子档案。对于档案管理来说，更有利于档案资源的共享，让更多有价值的档案被更多的人阅读。这种大数据技术的运作在一定程度上简化了传统档案的复杂性，加强了档案管理的质量。

二、档案管理工作信息化意义

档案管理的根本目的是重用以前的数据。管理者不断收集相关档案信息，分析挖掘不同档案信息之间的相关性，服务于机关事业单位未来发展的活动，为公共服务提供更科学的参考依据，具有很大的社会价值和意义，也是进一步实现事业单位为人民服务的直接途径。[2]档案是各机关、事业单位开展工作、分析活动效率的最基础资料。档案记录了不同机关和事业单位的各种经济、服务和管理活动的全过程。通过大量的档案资料可以进一步帮助工作人员了解各个单位的过去，把握现在。最值得注意的一点是，通过加强事业单位档案管理，可以进一步促进民生经济发展，使事业单位更好地为人民服务。

三、大数据背景下的事业单位档案信息化管理路径分析

（一）加强人员对档案管理的认知

在事业单位的正常运行过程中，档案管理发挥着重要的作用，其中，档案管理水平的高低决定着事业单位资源管理效率的进一步提高，虽然效果不是很明显，但从长远的角度来分析研究，我们可以看到，高效的档案管理对于未来的价值是非常大的。但是，由于工作的有效期限较长，工作的优势不能在档案管理期间得到明确体现，因此绝大多数事业单位的管理人员基本没有正确认识档案管理工作的作用，没有引入科学合理的管理方法对档案进行全面管理。导致档案工作不能得到其相应的价值，对此，有必要对事业单位档案工作进行创新和改革，加深领导对档案管理工作的重视，使领导对做好档案管理工作有更全面的认识。而且还需要将档案管理与行政单位有效分离，使档案管理工作具有独立的性质，将管理经验丰富、专业的人员安排到档案管理工作中，制定更完善的奖惩措施，通过这些措施来激发人员的积极性，使其主动参与工作，发挥其应有的价值[2]。

（二）强化人员自身实际素质水平

在大数据环境下所开展的事业单位档案管理工作，具有较强的实用性和专业性。档案管理水平的提高有助于促进事业单位的高效管理。一旦管理人员技能低，掌握的知识点少，必然会增加管理工作的难度，不符合档案管理的基本要求。为适应新形势下项目管理的要求，事业单位必须摒弃以往单一的观念，树立新的意识，转变思维，增强各人员自身信息化操作能力，制定规范的档案结构，实施相应的管理流程，定期对各工作人员展开培训。

（三）真正实现档案的信息化建设

在以往开展的档案管理工作中，信息载体通常是纸质、手写、人工整理，但随着时间的推移，这样的数据库庞大，而且由于手工整理和书写，必然存在理解上的差异，因此需要进一步处理和数字化。由于传统的档案管理方式费时费力，效率低下，在计算机技术得到越来越多的应用和各个领域的背景下，将其应用到事业单位的档案管理工作中是大势所趋。这需要相关人员的计算机知识和单位的硬件设施和软件必须跟上。为了在大数据时代实现档案管理的更好发展，对管理人员的技能进行培训是必要的。只有这样，才能抓住机遇，利用信息时代的优势，改变和创新传统的档案管理，适应当前大数据的发展，保证时效性。使事业单位档案管理得到更好的发展，同时提高事业单位的管理和效率，在档案管理水平上，有效地促进事业单位的健康发展。要用科学的方式不断完善管理制度，面对新的机遇，迎接新的挑战，采取一些新的措施，不断推动档案工作取得新的成果，从而为事业单位的发展提供更有效的价值，从而为新时代事业单位的可持续发展创造有利条件。

结束语：综上所述，大数据时代的到来，对我国各领域的建设和信息化管理提出了崭新要求，这就要求事业单位工作人员做好档案数据的采集、归档、存储和利用工作，更全面地满足新社会的发展和人们生活的需要。提高事业单位档案管理信息化水平，全面推进档案管理信息化综合建设，积极发挥档案的社会价值，实现档案效益的最大化发挥。

参考文献：

[1]许伟成. 大数据背景下事业单位财务管理信息化构建思路[J]. 经济学, 2021, 3(6):44-45.

[2]张政. 大数据背景下事业单位电子档案信息化管理研究[J]. 中文科技期刊数据库(全文版)社会科学, 2022(3):4-4.