涉密档案管理的重要性与策略

涉密档案管理的重要性与策略

罗皓丹

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摘要：在当今信息化社会，涉密档案管理愈发显得至关重要。涉密档案涉及企业、行业乃至国家的核心利益，其管理和保护水平直接关系到组织未来的兴衰与成败。然而，在新形势下，涉密档案管理面临着一系列挑战，如信息化管理带来的便利与安全风险。因此，探索涉密档案管理的有效策略，确保档案安全保密，具有重要意义。

关键词：涉密档案；管理；策略

引言

档案管理工作日益受到各个领域的高度重视。特别是在涉及国家安全、经济、科技、政治等领域的重要信息，涉密档案的管理显得尤为重要。涉密档案不仅具有政治和业务两种属性，而且关乎国家利益和企业核心竞争力。因此，强化涉密档案管理的重要性不言而喻。

1涉密档案管理的重要性

涉密档案涉及国家秘密和敏感信息，如果管理不善，可能导致国家机密泄露，给国家安全带来严重威胁。因此，加强涉密档案管理，确保国家秘密的安全，是维护国家安全和利益的基本要求。企业在发展过程中，会产生大量涉及商业秘密、知识产权等方面的涉密档案。这些档案是企业核心竞争力的体现，关系到企业的生存与发展。只有加强涉密档案管理，才能确保企业在竞争中保持优势。科学技术是第一生产力，涉密档案中蕴含着丰富的科研资源。通过有效管理涉密档案，可以为科研工作者提供及时、准确、全面的科研信息，激发创新活力，促进科技进步。随着信息技术的飞速发展，档案管理工作面临着前所未有的挑战。加强涉密档案管理，采用现代化管理手段，提升档案管理人员的素质，有助于提高档案管理水平，为各项工作提供有效支持。

2企业涉密档案管理风险

（1）收集：存在清点、传输、交接风险。首先，清点过程中如果不对文件题名、密级、页数等信息仔细核对，可能造成归档涉密文件密级与实物不符、页数缺失导致涉密信息泄露等风险；其次，收集光盘等电子涉密载体时，如果载体未经查验和杀毒，一旦病毒侵入涉密信息系统，则将造成巨大的泄密隐患；最后，文件移交如果未履行审批手续，未经移交双方确认，则可能造成归档涉密文件交接不清，增加涉密信息失控的风险。（2）整理：存在存储风险。归档文件只有经过整理，符合档案管理要求后，才能入库成为正式档案。但档案整理工作往往在人员较多较杂的办公环境中进行，如果整理中的文件随意存放，极有可能造成涉密信息泄露或涉密文件丢失。（3）鉴定：存在失误风险。在“存”的阶段，由于涉密文件的保存成本高、责任大，归档部门往往会“涉密必归”，而不科学判定该文件是否有保存价值。在“毁”的阶段，涉密档案由于销毁审批复杂，一旦“误销”，相关人员将承担较大责任，所以其销毁工作往往会“止步不前”。“越存越多”和“永不销毁”导致了库存涉密档案数量越来越多，带来的保密责任和风险也日趋增长。（4）保管：存在损毁、丢失风险。首先，如果档案库房未做好“八防”等档案保护基本要求，没有按照涉密场所做好安防措施，则可能造成档案实体损毁甚至丢失；其次，在信息时代，以电子形式存储的档案日趋增长，其存储环境、设备如果不符合国家安全保密要求，档案管理系统未经过保密测评，一旦涉密数据受到不法攻击，后果不堪设想。

3涉密档案管理的策略

3.1构建涉密档案全生命周期管理

做好档案工作中的保密管理，首先就要顶层策划，构建一种全生命周期管理的理念和机制。以信息化平台为基础，流程管控为抓手，建立“全数字、全管控、全智能”的环境，从涉密档案的产生到销毁全过程开展精准控制。同时将涉密档案与载体管理深度融合，创建涉密档案的二维码“身份”，做到涉密档案状态的实时掌握。在制度建设方面就是通过梳理管理环节的薄弱点，完善制度，并将保密要求全面落实到档案业务管理中，让我们的档案保密管理有法可依，有规可循。

3.2完善涉密档案风险防控措施

通过建立涉密档案风险评估机制，研究分析涉密档案各个业务环节的保密管理风险，确定风险种类及危害，提出针对性防范风险的有效措施，制定档案风险管理方案。通过二维码身份，实现涉密档案的元素化管理，运用大数据技术和智能AI分析技术，分析涉密档案业务数据链，实现涉密档案安全隐患智能预警，更好地服务于科研生产，实现了涉密档案从被动管理向智能管控的转变。

3.3物防技防，全力保障

信息时代，档案管理除了采取传统的密码保险柜、铁门、铁窗等物防措施外，还应运用技防手段，配备门禁系统、视频监控系统、防盗报警系统，并采取生理特征识别方式验证人员身份。另外，应重视档案管理系统及档案数字信息存储安全，如管理涉密档案管理系统应经过信息系统测评，与互联网物理隔离，并对涉密档案及其目录分类、分权限管理；存储涉密档案数据的服务器，应单独专用、定期备份，确保涉密档案数据可靠安全。

3.4规范档案存储和传递

首先，对于涉密档案的分类管理，我国相关部门已经制定了详细的规定和标准。根据档案的种类、保密级别和保密年限等因素，分门别类地进行存放，以确保档案的安全性和便捷性。这一过程中，需要对档案进行细致的划分，确保每一份档案都能被妥善地管理和保护。其次，严格控制涉密档案的传递途径也是至关重要的。在我国，涉密档案的传递必须遵循特定的程序和规定，禁止通过不安全渠道进行传递。这一点对于防止档案泄露，维护国家安全具有重要的意义。任何违反规定的行为，都将受到严厉的查处和制裁。此外，对于涉密档案的存储和保护，我们也采取了多种措施。包括加密存储、定期检查、防火防盗等手段，以确保档案的安全。同时，我们还对涉密档案的访问权限进行了严格控制，只有经过授权的人员才能查阅和复制涉密档案。最后，对于涉密档案的从业人员，我们进行了严格的背景审查和培训。他们需要具备一定的保密意识和专业能力，以确保在处理涉密档案的过程中，不会发生泄露事件。

3.5实现涉密信息资源精细化管理

创新过程涉密文件管控方式，通过存储统计、监视测量，有效对涉密人员本地存储大量涉密文件进行了管控，降低失泄密风险。同时通过载体系统和数字档案馆集成，打通涉密档案与涉密电子文件之间的壁垒，使档案实体管理与电子文件管理无缝衔接，通过系统管理平台的“全收集”“全管控”，强化了涉密信息资源建设，构筑了涉密信息资源一体化管理。结合保密和利用最大化的原则，细化档案利用权限，在确保不失密、不泄密的前提下保障档案信息共享，发挥档案价值。

4涉密档案管理面临的趋势

4.1智能化趋势

人工智能技术的快速发展，为涉密档案管理带来了新的变革。智能化档案管理可以提高档案检索速度、降低人工成本，并实现档案信息的自动分类、归纳和整理。然而，智能化趋势下也存在着技术失控的风险。

4.2数据化趋势

大数据时代的到来，使得涉密档案管理面临着海量数据的处理和分析。通过对涉密档案数据的挖掘和分析，可以为企业、行业乃至国家提供有价值的信息。然而，大数据技术带来的数据泄露风险也日益增加。因此，数据化趋势下的涉密档案管理需要寻求高效的数据处理和保密措施。

结语

综上所述，在新形势下，涉密档案管理策略应注重完善保密制度、强化安全意识、加强技术防护、规范档案存储和传递。通过实施这些策略，确保涉密档案的安全保密，为我国企事业单位和国家的核心利益提供有力保障。

参考文献

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[2]岳芸.浅谈档案资源利用中的安全工作[J].兰台世界，2019(05)

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