档案管理中的信息隐私与安全问题和策略研究

档案管理中的信息隐私与安全问题和策略研究

 张磊

公主岭市市场监管综合行政执法大队

摘要：随着数字化、网络化的快速发展，既为档案管理工作带来了便利，也给带了挑战，尤其是在信息隐私和安全管理方面。本文从数据泄露风险、未授权访问、技术缺陷与安全漏洞以及违反法律法规四方面分析档案管理中的信息隐私与安全存在的问题，并提出合理的解决方法，为档案管理工作提供参考，

关键词：档案管理；隐私与安全；问题和策略

1引言

在当代信息化社会中，档案管理作为信息资源的重要组成部分，承载着历史资料的保存、信息安全的维护以及知识传承的重要职责。档案中经常保存着机密的个人数据。如果对这些数据监管不力，就有可能侵犯个人隐私权益，甚至导致欺诈活动、身份盗窃和其他非法行为。加强信息安全是有效管理档案的基本前提。

2档案管理中的信息隐私与安全存在的问题

2.1数据泄露风险

在档案管理领域中，数据泄露是一种严重的安全威胁，导致敏感信息、个人隐私甚至商业秘密的外泄。技术漏洞、人为错误、内部人员的恶意行为，以及外部的网络攻击等都会造成信息泄漏。泄露事件不仅损害档案管理机构的声誉，还引起法律责任，造成经济损失。随着数字档案的普及，这一问题也日益突出。数据泄露的影响超出了个人隐私问题，可能会侵犯国家安全和社会稳定。A国家级档案库由于系统安全漏洞，黑客成功窃取了数万份含有敏感政治和历史信息的电子档案。这次泄密事件不仅降低了公众对档案机构的信心，还引发了有关国家安全和信息保护问题的全面讨论。

2.2未授权访问

未经授权的访问是指个人或实体在没有适当授权的情况下进入档案信息的行为。这种情况包括权限或认证漏洞设置不当，以及黑客攻击或内部人员滥用权限。未经授权访问的后果是，档案信息被盗、篡改或破坏，档案的完整性和可靠性受到损害。远程访问的广泛采用和网络攻击技术的进步，这种风险近来显著增加。在企业 B 的管理系统中，由于系统权限配置错误，一名未经适当授权的员工获得了访问极其敏感的文件数据的权限。随后，该员工利用这一权限非法获取了宝贵的专有信息，导致重大财务挫折和法律诉讼。这一事件凸显了严格执行访问控制措施和持续监控系统安全的重要性。

2.3技术缺陷与漏洞

技术缺陷和安全漏洞是档案管理系统中普遍存在的问题，尤其是在数字化和网络化 记录系统中。这些漏洞源于软件缺陷、硬件故障或系统设计缺陷。过时的软件、不兼容的系统更新和缺乏安全加固的数据库都是潜在的风险领域。这些漏洞会被黑客或恶意软件利用，导致未经授权访问、盗窃、篡改或破坏档案数据。此外，安全漏洞还会导致服务中断，影响档案管理机构的正常运行。负责档案管理的组织C的数据库管理系统没有及时更新。因此，该系统暴露于一个已知的安全漏洞。黑客利用这一漏洞实施了网络攻击，并取得了成功。网络攻击导致大量档案数据被篡改，从而严重影响了档案的真实性和可靠性。这一事件还对该机构的声誉造成了相当大的损害。

2.4违反法律法规

随着国家和地区层面有关信息保护、保密和安全的法规日益严格，负责管理档案的机构有义务确保其业务符合适用法律和法规的规定。这些法律法规涉及个人数据保护、信息披露和档案保存。合法不仅包括对档案内容的处理和保护，还包括档案信息的获取、存储、传输和消除的所有方面。不遵守这些要求可能会导致法律诉讼、罚款或其他法律后果，严重时甚至会影响机构的运作许可。D 市档案馆在管理公众个人信息时不遵守国家有关数据保护的规定，从而导致个人数据不慎外泄。这一事件不仅引发了公众的不满和法律诉讼，还使档案馆受到了经济处罚和政府审查，从而严重影响了档案馆的运行效率和公众印象。

3档案管理中的信息隐私与安全问题解决策略

3.1加强数据防护措施

为了有效处理涉及未经授权访问数据的事件，必须加强对内部管理层和员工的培训。制定严格的数据访问和处理政策，确保只有获得授权的人员才能检索敏感信息。还必须定期提供安全意识培训来增强员工的信息安全知识。先进的加密技术在数据存储和传输过程中起到关键的保护作用，降低数据泄漏的风险。实施强有力的网络安全措施，如定期更新防病毒软件、防火墙和其他安全系统，以及及时修补已知的软件漏洞，都是不可或缺的预防措施。

3.2防止未授权访问

要有效防止未经授权的访问，第一步就是实施严格的身份验证措施。多因素身份验证（MFA）提供了更高的安全级别。为保护敏感或关键文件，用户访问时应采用更严格的身份验证方法。立基于角色的访问控制（RBAC）系统，确保员工只能访问其工作职责所需的信息。加强实体文件的实体安全措施包括在存储地点安装安全访问控制和监控摄像头。部署先进的防火墙和入侵检测系统有助于监控和防止未经授权的网络活动。

3.3技术升级与监测

定期的安全审计和漏洞评估可以发现系统漏洞并及时处理。定期更新系统和软件对防止安全漏洞至关重要。制定系统更新和维护计划，确保所有技术组件都使用最新版本的软件，并及时安装安全补丁。建立全面的安全监控系统和应急响应计划，以快速识别、隔离和解决漏洞，最大限度地减少潜在危害。

3.4加强法律遵循与合规性

档案管理组织必须定期审查合规性，以确保遵守法律法规要求。利用法律顾问可以帮助解释复杂的法律条文，避免违反数据保护和隐私法规。坚持对员工进行有关法律和合规事项的培训，以增强他们的理解并确保遵守。实施监控系统，跟踪法律法规的变化，并相应调整文件管理策略。在处理敏感信息时更加谨慎，以降低法律风险。
结论

在本研究中，我们对档案管理领域的信息隐私和安全保护问题进行了广泛研究。随后，我们提出了一系列解决这些问题的有效策略。随着技术的不断进步和信息环境的不断变化，人工智能、大数据和云计算等新兴技术的应用将为档案管理领域带来新的机遇和挑战。因此，未来的研究工作应集中于如何将这些新兴技术与传统档案管理实践无缝结合，同时评估它们对信息安全和隐私保护的影响。
 

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