新时代背景下水利工程档案管理工作研究

新时代背景下水利工程档案管理工作研究

李娟

开远市水务局   云南省红河州开远市水务局   661699

摘要：水利工程的档案贯穿于整个水利工程项目的建设过程，构成了水利工程的重要组成部分。这不仅是项目施工的准确纪录。伴随中国水利行业的飞速进步，工程的大小与复杂程度不断增加，这对水利工程档案的维护设定了更严格的期望与准则。因此，在迅猛进步环境下，我们从深化对水利档案管理的认识和其关键性的角度，制定了一系列的措施来增进水利档案的管理效率，希望能够对提高水利档案的管理质量产生积极的影响。

关键词：新时代；水利工程档案；管理工作

引言

水利项目档案是对水利工程建设的最佳纪录，贯穿于整个工程建设过程，是水利工程运行、维护和管理的重要凭证。在最近几年，水利工程建设热潮引发了新的发展，包括水利工程的建设、管理和投资等方面，这也对水利工程档案管理提出了新的挑战。接下来，提出几个对于增强水利工程档案管理的有力策略，旨在保障水利工程档案的完备、安全和科学。
一、水利工程档案的重要性

水利工程文件贯穿于整个水利工程项目的实施过程，是推动水利工程进步的关键支撑，其重要性无需多言，主要体现在以下几个方面。

（一）水利工程的文件记载了其施工的具体情况。所有的水利工程文件都是水利工作者的智慧和努力的体现，它们全面地记载了水利工程项目在提出、立项、论证、审批、勘查设计、招标投标、施工、监督以及完工验收的各个环节的实际状况。

（二）水利工程的文件是实施质量终身负责制的关键证明。在进行水利工程的施工时，由于涉及的主体众多、施工流程繁琐且耗时较久，因此，我们必须确保水利工程的文件能够全面地记录下各主体的签名和照片。如果遇到问题或争议，我们可以查阅记录原始资料和信息的文件，找出问题的责任人，以保护其他各方的合法权益。所以，水利项目的文件对于那些参与者的初步和真实的记载起到了证明的角色。

（三）水利工程的文件记录是其运作、保养和管理的关键参考。水利项目的文件不仅是项目施工阶段的准确纪录，同时也是项目完成后，进行项目保养、保养与管理的关键参考。水利工程的档案资料为未来的工程维护和扩建提供了科学的参考和关键的数据。

二、新时代水利工程档案管理工作常见问题

随着水利工程的新进展和转型，水利工程的档案在收集、管理、整理、验证等各个步骤都需要与项目的进度保持一致，因此，档案管理任务将面对新的挑战。

以某省引黄济青改扩建工程项目档案整编为 例，存在的关键问题如下：首先，对此的关注并未足够，对此的理解存在误区。由于档案管理工作人员的频繁变动，导致他们的观念常常是暂时的。其次，责任没有得到执行，管理体系也不健全。由于设备制造单位的关系混乱，职责划分不清晰，导致设备进场时间过长，资料整理严重滞后。档案管理在各种载体上并未实施集中和统一，导致了无序和分散的管理以及多个部门的独立管理。第三，文件信息的搜集并不完整。收集的文件资料不全面，特别是隐蔽工程的资料过于简洁，无法完整地展示隐蔽工程的施工流程。尽管存在，但载体不完整，过于依赖文字信息，而忽视了照片和录像资料，因此其质量并不理想。四、编制卷宗的方式不合适，案例编制的规则也不合理。对于文档的划分并未精确，编排也存在一些问题。填写的文件如试题目录以及复习资料表格等都存在错误。对于存储区域以及存储周期的界定相当混淆，无法严谨地遵循《建设项目 管理规范》的规定。

三、新时代加强水利工程档案管理工作的有效 措施

（一）做好工程档案建设与管理，实行与工程 建设“四同步，  一超前”的管理模式

在新的时代背景下，我们需要优化水利工程的档案管理，确保档案管理与工程建设的同步进行和完成，实现“四同步，一超前”的目标。“四同步”包括：⑴在对工程建设项目的论述过程中，需要一起完成文档资料的搜集、储存以及梳理任务；在进行招标、签署勘查、规划、建筑、管理等相关协议的过程中，必须制定特定的规定，以便清晰地规定文件的存储方式、质量、数量以及转交的步骤。在支付工程预付款和完成结算、审核工程的进展和品质的过程中。换句话说，当中标方提出支付工程预付款、进度款和结算时，需要将与工程进度相关的文件、照片、录像等资料进行分类整理，并列出目录。在进行成果审查、评估以及工程质量评估时，必须同步检查档案的完备性、精确性、系统性和文件质量是否达标。“一超前”的含义是：在单位项目（包括阶段性的验收）结束（或者全面结束）之前，需要先对文件进行审查，然后由文件管理机构给予适当的评估和反馈。
  （二）做好工程档案建设与管理，要求立卷单 位提交符合归档要求的档案

（1）加强领导，提高意识。对于包含众多组织、机构和部门的水利工程建设，我们必须从各种角度来协同、搜罗和梳理文件。首先，各个机构和部门需要提高对水利工程档案管理的关注度，加强对档案管理工作重要性的宣传，提升全体员工的档案意识。接下来，我们需要构建一支高质量的文件管理团队。我们将寻找具有优秀能力的文件处理专家，他们将扮演关键角色，以提升文件处理的整体运行效能。

（2）制定计划，落实人员。个人应负责水利工程档案的管理。所有的建筑管理部门都必须指定一个主要负责人来负责档案的管理，同时也需要指派具备各类型档案管理能力的人员，并且还需要制订出一份详细的档案管理工作方案。设立了工程文件管理团队的组织架构，涵盖了主要负责人、文件管理员，还有总体项目部门、办公室、项目部门、质量检查部门的主要领导。

（3）明确范围，规范整理。鉴于水利工程的建设包含众多的参与方，我们需根据设计、招投标代理、施工、设备制造、监管、质量控制和检验等方面来区分和整合所有的载体文件。

（三）做好工程档案建设与管理，强化水利工 程档案资料立卷与整编

将与工程项目密切的管理性文件组卷。根据《GB/T 11822—2008科学技术档案案卷构成的通用准则》的条款，所有的存储资料必须为原始资料，必须保证其完好无损，并且可以展示出工程的独特性和现状。同时，这些资料的数值必须准确无误，字体清晰，图像干净，签名（盖章）流程必须严谨，并且需要保证案卷的线装（去除金属部分）稳固且美观。在图像、照片等方面，需要配上相关的情况解释，有序排列案卷及卷内文件。对于工程文件材料和各种专业档案的内部排列顺序，可以先根据不同阶段分别构建案卷，然后再按照时间顺序进行案卷的排列。

(四)做好工程档案建设与管理,做好档案资料验收与移交

要确保文件的审查与转交任务顺利完成，就需要严谨遵循规定的流程。以下步骤可以用于单位工程的完工验收档案资料的验收流程。（1）完成自我检查任务，确认是否满足验收标准。这包含了关于自我审查的详细描述、评估的得分、得出的结果以及对文件的审查状态的汇总。（2）提交文件验收任务。在ACK项目法人和合同（参建）单位已经满足了上述的验收标准之后，他们应该以正式文件的形式提交包含档案验收在内的工程验收申请。（3）由主持单位负责的工程验收预检。组织档案验收的机构应对申请验收单位提交的文件进行严格的审查。（4）设立检查小组。项目预验收通过后，应在40个工作日内进行验收。在对现场的审核和评估后，验收小组根据验收规则对每个部分进行打分，然后对这些打分进行讨论，最终得出了关于档案验收的建议。（5）完成文件的转交任务，并在现场进行检查。两方在交接过程中需要仔细检查目录和实物，并且需要由主管和负责人签署，然后加上单位的公章以确保其准确性。（6）制定检查报告。在审核会议中，审核小组阐述了审核建议。

结语

我们不仅是项目的执行者，也是工程文件的创造者，同时也是其使用者。我们应该以对过去的承诺、为未来的世代留下痕迹的心态，深刻理解并妥善处理水利工程文件的关键性，以便能够有效地进行文件的记载、回顾、验证以及研究使用，从而达成“创优质工程，建优质档案”的愿景。

参考文献

[1] 孙娅洁. 新时期加强水利工程档案管理工作思考 [J]. 档案工作 ,2020(06).

[2] 孙巍 , 舒鹏祥 , 胡苗 . 水利工程档案管理工作现状及措施分析 [J]. 地水 ,2020(05).