基于RPA技术的高校财务发票管理研究

基于RPA技术的高校财务发票管理研究

康璐 郭新雨 高洁 黄承雄 章伟

河南科技大学商学院 河南洛阳 471000

摘要：随着各类信息技术和人工智能产业的快速发展，高校财务管理信息化也迎来了改革浪潮，而RPA机器人凭借其高效自动化的优势，在财务领域中被广泛使用。文章根据高校财务发票管理中存在的报销流程复杂、业务数据不通畅和管理人才缺乏等困境，分析了引进RPA技术的必要性。同时结合其在发票管理流程中的应用，找出现行RPA技术应用时可能面临的问题，并分别提出相应的解决方法。本文研究以期为RPA在各高校的应用与推广提供借鉴与参考。

关键词:RPA技术；高校财务；发票管理；

资金资助：河南科技大学大学生研究训练计划（SRTP）项目（编号：2023333）

一、引言

党的二十大召开后，加快发展数字经济成为社会发展的新主流。在这种主流影响下，传统的财务会计正向着数字化、智能化进行转型。而机器人流程自动化（RPA）技术作为一种新兴的自动化解决方案，正在逐渐引起人们的关注和应用。高校作为大规模组织，其财务发票管理涉及范围广泛、数量庞大，传统的手工处理方式存在工作量大、耗时长、易出现错误等诸多问题。而RPA技术的出现为高校财务发票管理带来了新的解决思路和技术支持。RPA技术通过模拟和自动执行人类在计算机上开展的任务，可以有效地简化财务发票处理流程，提高处理速度和精确度。因此，对于高校财务部门来说，如何充分利用RPA技术改进发票管理流程，成为提升工作效率和管理水平的重要课题。

二、高校财务中传统发票管理模式的困境

（一）高校传统发票报销流程复杂

在传统模式下，高校内部的发票管理与报销程序通常需要经过多个环节、多个部门的参与，以至于整个流程繁琐且耗时。例如教职工需要提交各种相关证明、申请报销表格等，然后经由相关部门逐级审核并盖章签字，最后将一批报销数据汇总后再提交给财务部门进行最终结算。而在实际工作中，仅靠人工输入信息、核对信息、汇总信息将不可避免地发生错误，包括但不限于步骤遗漏、文件缺失、审批延误等问题，进而增加了财务管理的风险和工作量，大大降低财务处的工作效率。

（二）财务核算业务数据不通畅

目前许多高校已经拥有数据中心建设和统一数字化服务平台，并且在数字化平台上构建了高校各个部门的子系统，但这一现有模式只是实现了各子系统与数字化平台的单点登录管理，而没有妥善解决高校的“数据孤岛”问题。在高校会计核算流程中，许多高校财务部门仍使用线上线下结合的发票管理模式，但是各系统之间的数据并不相通，例如:设备采购部门和财务系统相互独立，所以大部分数据需要由人工手动核对，这大大影响了财务数据的准确性和及时性。同时对于上级教育主管部门和税务机关的年度审计，也需要浪费大量人力和时间。

（三）缺乏财会复合型管理人才

传统的发票管理模式下，高校更加侧重于财务人员事务性操作的培训，而忽略了信息技术的重要性。随着高校智慧财务转型的升级，这要求高级财务管理人员应该从最初的手工核算型人才转变为电算管理型人才，从单一类人才转型为复合类人才。然而，高校财务人员普遍缺乏数据处理、数据库应用、软件维护等计算机专业知识，使得财务人员在处理发票管理过程中难以灵活运用信息技术工具，从而影响了准确性。因此，高校财务处财务与计算机网络等跨专业多技能的复合型人才紧缺是一大困境。[1]

三、高校财务发票管理中运用RPA技术的必要性

（一）RPA可实现数据共享和传输，且安全可靠

数据共享平台设计不完善的问题普遍存在于各大高校财务中，难以高效链接人事、资产、科研、教学等业务系统工作，各个系统程序流程独立运作，财务管控难度高，且无法实现其他信息业务系统与财务系统之间的数据共享，致使部门间信息传递受阻，极大降低了财务效率。通过使用RPA技术，可以构建一个自动化的信息管理平台，构建起财务部门与其余业务部门间的互通桥梁，达到发票数据之间共享和传输的目的，进而整合为可利用的会计信息。减缓财务与各业务信息系统之间存在的数据闭塞问题。同时，基于RPA技术的智能化管理可以使发票数据更加安全可靠。作为在系统和应用程序之外的智能机器人，RPA运行于更高的软件层级，这决定了它不会侵入已有的软件系统，而是在表现层对系统进行操作，因此无需更改任何当前应用程序和技术就可以做到非入侵式的部署，由此降低传统智能技术部署中出现的风险和其展现的复杂性。

（二）人力重复性活动耗时易出错，RPA可降低成本和错误

RPA机器人能够做到无间断7*24小时规范化标准化办公，降低人力成本，使得碎片化劳动力能够得到充分利用，释放人力来完成更多增值任务，能够将更多的时间和精力投入到财务分析、制度更新、规范修订、业财融合等重要工作中去，从而提高高校财务管理人力资源的利用率和财务服务的水平。RPA还可以减少人为错误及人类难以追踪的问题，通过记录自动化过程中的每一步骤，可以更快速精准地查明、减少和消除错误。

在高校财务管理中投入RPA还意味着能够增加数据准确性，从而提高财务工作者的工作效率与精准度，降低报销经办人的违规风险，使业务运营更加透明、数据查询更加便捷，报表生成更具穿透力，以此实现更好的质量分析和决策。

另外相较于人工，RPA技术初期购置成本较高，但后期维护成本较低。正所谓高投入，则高产出。财务机器人的自动化核算结果准确度高，可以更快地完成原本高耗时的业务，沟通沟通成本的同时，保障业务的时效性，从某种程度上摒除了财务人员主观判断的影响，降低了人为疏漏错误形成的纠错成本。因此在长期的运营中，财务处只需要按照既定的要求设想对系统进行维护修养就能很好的实现效果，其维护的综合成本整体呈现出优势。

（三）RPA可优化规范业务处理流程，人机协作提高工作效率

随着高校业务规模的扩张，高校对财务人员的需求也日益增加。许多高校正不断推进智能化转型，以提升业务水平。尽管政府会计制度的执行更加高效，各类报表系统的纳税申报仍然需要会计人员手动对接，实现数据的获取和提交。这些任务具有明确的规则，需要反复执行，并且有固定的时间间隔。通过利用RPA智能机器人，会计财务处理、报表数据管理等工作的整体流程逐步规范，工作中的会计数据处理效率和处理质量也得到了提高。高度自动化缓解了财务工作人员的压力，财务工作人员能更专注于数据分析和管理决策，从而通过人机协同，以实现高校财务管理流程的优化。[2]

四、RPA技术在高校财务发票管理中的应用

（一）RPA技术在发票录入和处理中的应用  

发票信息的录入和处理是RPA技术在高校财务管理中的基础环节，也是进行后续发票智能化管理的起点,该过程主要使用RPA(Robotic process automation)和OCR(Optical Character Recognition)两大技术。先通过OCR技术读取电子或纸质发票的信息，将扫描或拍照的发票图像转换为可编辑的文本，并将其转化为数字化数据。再在数据处理阶段利用RPA系统，根据预设的规则和逻辑，将提取到的数字化数据自动识别和分类成不同类型的发票。例如，系统根据发票的日期、金额、供应商名称等信息进行分类和排序。在这个过程中，RPA可自动匹配发票与相应的采购订单或合同，自动匹配发票与相应的核对金额和数量是否一致。

这种智能化应用不仅能够迅速提取到电子发票的相关信息，也能借助扫描或拍照等常见途径完成纸质发票的数字化，具有良好的兼容性，能够适应高校财务核算中不同类型发票等原始凭证并行使用的实际情况。3 RPA技术在发票录入和处理环节的应用，能够快速、准确地处理大量的发票数据，避免了手工录入带来的错误和延迟，它还可以自动对发票的关键信息进行分类和整理，确保了数据的一致性，大大提高了高校财务部门的报销效率和发票报销内容的准确度。

（二）RPA技术在发票审核和报销中的应用

高校财务发票审核和报销环节中运用RPA机器人，根据预设规则和逻辑对发票数据进行审核，包括有发票真实性、准确性、有效性等方面的检查，并识别异常情况如重复报销、超额报销等如，第一时间触发警报或通知相关人员进行进一步处理。这样自动化的发票核对相较于传统的人工审核，耗时短、准确率高，覆盖要素多且可根据不同类型的报销流程进行调整，使得审核的准确性和效率都大大提升。

再者，RPA技术机器人还会根据审核结果自动处理报销流程，包括生成报销单、发送审批请求、核对银行信息等操作，这类整理分类好的报表和数据分析为高校的财务管理提供了很好的决策支持。在审核报销方面， RPA技术已经在不少企业和高校中投入应用，根据RPA流程在大型国有企业财务共享中心的运行情况统计结果，以RPA流程替代原人工流程后，审批工作运行效率提高了30%，释放了更多的员工创造性，有效实现业务创新和增长。[3] 显然，在各大高校中推行RPA技术会是大势所趋，将财务管理与财务信息化、智慧化相结合，将财务管理与财务信息化、智慧化相结合，有利于更高效快捷审核的推行，同时也有利于推进无纸化报销，做到“让数字信息多跑路、让科研人员少跑腿”。

（三）RPA技术在发票跟踪和查询中的应用

随着国家大力推进发展电子发票工作，高校财务管理信息化也迎来了改革浪潮。传统纸质归档方式已经开始逐渐淡化出发票管理工作，在推行电子发票的同时，还需要将发票打印出来储存的模式显然已无法匹配智能化财务管理的发展。随着高校单据的日益增加，票据审批的要求也随之增高，对于发票档案的存储、保管、查询等方面的管理上也面对着巨大的挑战，而使用RPA技术可以很好得减轻票据管理方面的负担。

基于RPA技术的发票存档查询，能够对输入系统的电子发票进行自动分类和排序，形成相应的电子会计档案账目簿，确保数据的安全性和可追溯性。由此，用户即可通过指定关键词、日期范围、供应商名称等条件，让RPA系统快速筛选出满足条件的发票，来实现对发票的查询。另外，RPA还能将查询结果以多种形式呈现给用户，例如生成报表、发送电子邮件或将数据导出到其他系统中。

建立在RPA基础上的智能化发票管理，能够很好得满足发票使用者的各种查阅需求。在一方面，通过与现有的财务管理系统或数据库进行集成，RPA系统可以直接从中获取数据，并将查询结果反馈回系统。这使得RPA技术能够与其他业务流程相关的系统进行无缝衔接，提高整体的管理效能；另一方面，它推动了对高校经费学费调用等发票管理的进程，提高了财务费用报销收缴的效率，为票据使用人查询下载发票提供智能服务，提供便捷高效的查询服务。

五、RPA技术在高校财务发票管理应用中可能面临的问题

（一）现有相关制度规范、制度体系不完善

高校财务发票管理涉及诸多规范和制度，例如发票凭证管理、财务审批流程等。然而，现有的规范制度经常存在以下问题，导致RPA技术无法统一处理各种情况：

1. 制度规范不完善：现有的规范可能存在模糊、不明确的地方，对于RPA技术的应用来说，这可能导致系统无法准确理解和执行规定。

2. 制度存在差异性：不同部门在财务发票管理的规范和制度方面可能存在差异。这些差异可能包括流程的不一致、数据格式的不同或者审批权限的差异等。

3. 缺乏完整的数据标准：财务发票管理需要处理包括发票信息、凭证信息等在内的大量数据，而不同部门可能使用不同的数据标准，这就可能使数据的一致性和可比性受到影响。

（二）高校内部相关部门间沟通不频繁

高校财务发票管理涉及多个部门和角色的协同工作，包括财务部门、采购部门、报销部门等。但在实际工作中，由于工作职责不同，部门之间的联系往往比较欠缺，一旦部门之间信息传递不及时或流程畅通不畅，就容易导致RPA系统无法及时获取最新的发票数据和审批状态，导致处理延误、信息不准确等问题，影响整个发票管理流程的效率和准确性。另一方面，财务发票管理涉及多个部门和角色的协同工作，包括发票开具、采购审批、报销核对等环节。如果部门之间的流程协同不畅，可能导致任务的重复执行、信息的丢失或错误，从而降低RPA技术的应用效果。

（三）数据安全性的保障有待提高

高校财务发票管理中通常涉及大量的敏感数据，如学生信息、账户密码、财务报表等。但在RPA技术的数据处理过程中，如果存在操作人员失误或者系统防护功能薄弱等问题，则有很大可能存在数据泄露或滥用的风险。一旦数据安全性受到威胁，高校财务处所承受的压力将是难以估量的。

（四）财务人员专业能力有限

在高校财务发票管理中，财务人员扮演着重要的角色，他们需要理解和应用相关的税法、会计规范，并与RPA技术进行有效的配合和协调。但由于RPA技术的引入相对较新，财务人员可能对RPA技术的基本原理和工作方式缺乏清晰的理解，包括RPA技术如何与现有财务系统集成，以及如何优化财务发票管理流程等。对技术理解的缺乏就容易导致财务人员无法与RPA系统进行良好的配合与协调，从而导致数据处理的错误或延误，影响了RPA技术优势的发挥，限制了其应用效果。

六、完善RPA技术在高校财务发票管理应用的建议

综上所述，RPA技术在高校财务发票管理应用中存在现有规范制度不完善、部门之间联系不密切、数据安全和财务人员专业能力有限等问题。在应用RPA技术时，需要充分考虑这些问题，并采取相应的措施和改进，以提高应用效果和实现高校财务发票管理的优化。

（一）制定相关政策标准，完善制度体系建设

在整理现有制度标准的基础上，高校有必要对规范进行进一步梳理和明确，确保财务报销管理规则得以规范有效地执行。为了确保系统应用后财务报销业务的规范化，高校应该制定包括合规性要求、数据隐私保护等方面在内的政策标准，并完善一系列制度体系建设，包括绩效评估、技术应用规范、流程标准化管理等多项制度规定。

对于绩效考核制度而言，高校应该建立与RPA应用相关的绩效评估体系，将财务报销业务涉及的预算处、财务处、稽查处、结算处等管理人员的工作情况直接与业绩考核挂钩，同时工作人员的薪资也需要与信用等级相挂钩，以提升各级管理层和工作人员对规章制度的遵守自觉性。在技术应用标准规范方面，高校有必要确立审批人的权限、信用等级评价标准以及技术应用规范等，并制定一套完整的技术应用标准，以便指导业务参与者进行规范运作。而针对流程标准化管理制度，高校应当对财务发票管理各个环节确立明确规范，明确每个环节的责任和操作规程，以指导业务参与者明确财务报销的关键节点，包括支付授权和流程细节。[4]

（二）优化高校组织结构，加强部门之间沟通

信息沟通的便利和高效是决定财务报销系统应用效果的关键要素。为了加强各部门之间的协作，高校首先应对现有的组织结构进行优化，如设立专门的RPA团队或岗位，负责财务发票管理中RPA技术的研究、开发和运维。此外，需要合理分工，明确各部门在RPA技术应用中的职责和协作关系。

同时，高校应该加强不同部门之间的沟通，可考虑建立一个财务管理业务沟通平台，实现各部门之间点对点的业务沟通，有效地解决线下交接效率低下的问题。尤其是财务部门与技术部门之间，实时沟通能让技术部门可以充分了解财务发票管理的需求，更好地为财务部门提供技术支持和培训。

有沟通平台，还可以再建立一个财务发票数据的共享平台加以辅助，以实现各个部门之间乃至财务部门和票据使用者之间的数据共享，从而解决发票数量过多、审批流程繁杂等问题，提高财务报销业务处理的整体效能。

（三）加强数据管理与应用，保证数据的安全性
    面对RPA处理发票流程中可能存在的数据泄露问题，高校可以搭建一个统一的财务发票管理系统，集中存储和管理所有的数据。该系统应具备良好的数据库结构和数据安全机制，保证敏感数据的安全性和可靠性。同时，该系统还应具备权限控制功能，即根据不同用户角色和权限，设置不同的访问权限，确保只有经过授权后的相关人员才能访问和操作相关数据，这就相当于在“数据库房上安上第一把锁”。

最后，高等学府还可以搭配建立系统监控和审计机制，对财务发票管理系统进行实时监控和分析，及时发现异常或安全威胁，并采取相应的防范和处置措施。结合定期的系统巡检和漏洞扫描，确保系统的安全状态，构筑“信息的铜墙铁壁”。

（四）改善技术应用条件，提高财务人员专业能力
    将RPA技术嵌入到高校财务发票管理系统中需要多种技术相互协调，因此高校应该不断提升各项技术的应用条件。在技术可行且相关实施条件满足的前提下，高校有必要根据财务发票管理的实际需求，对各项软硬件设施进行优化升级，以支持RPA技术的高效运行。

财务的未来是信息化、自动化、数字化和智能化，财务需要的是智能会计、数智财务、大数据智能审计等方面的人才。1这就要求高校建立一套科学的人才培养机制，加强财务人员对RPA技术的培训，使他们能够深入了解RPA的工作原理、操作方法和潜在应用领域。并提供实际的RPA应用案例，鼓励财务人员积极参与，以锻炼他们的实践能力。在条件允许的情况下，建立内部知识库或在线平台，供财务人员分享RPA应用经验和技巧，促进彼此之间的学习和合作。

七、结语

综上所述，在数字经济时代，将RPA技术应用到高校财务发票管理中具有其显著优势。但一旦高校财务管理的智能化建设没有跟上RPA系统的发展，其在发票管理应用中的不足也将暴露无遗。因此，针对这个过程中可能发生的弊端，本文也提出了相应的建议，即不断优化发票管理的制度体系，完善高校内部的组织结构，培养复合性的财会人才，从根本上保障发票管理系统的高效运行。相信随着科技的不断发展，RPA技术在高校财务管理中的应用将会迎来更广阔的发展空间，为高校财务发票管理工作的现代化建设提供更多可能性和机遇。

参考文献                              

[1] 程畅.RPA技术助力高校智慧财务转型升级[J].会计师,2023,(01):1-3.

[2] 梁小婉.RPA机器人在高校资金管理中的应用[J].商业会计,2023,(15):123-125.

[3]陈腾藤.RPA技术在高校财务发票管理中的应用研究[J].福建教育学院学报,2022,23(04):58-60.

[4] 徐静.嵌入RPA技术的高校财务报销系统构建[J].财会通讯,2023,(13):148-153.