机关事业单位档案管理工作的重要性与开展实践

机关事业单位档案管理工作的重要性与开展实践

柏燕

四川省地质调查研究院服务保障中心

摘要：机关事业单位的档案工作是档案工作中比较突出的一个环节。机关事业单位要主动落实对日常经营活动的管控措施，对档案管理工作进行全方位的强化，充分发挥档案管理工作的作用，防止在档案管理工作过程中发生不规范的情况，从而保证机关事业单位档案管理工作的高效稳定。现代科技的发展与进步，使机关事业单位的工作方式不断地朝着信息化方向发展。这就要求机关事业单位的档案工作人员要不断加强自身的工作，及时对档案管理各项工作进行科学调整，从而使机关事业单位的档案工作得到更大的发展。

关键词：机关事业单位；档案管理；重要性；开展实践

引言

档案管理工作是一种比较繁琐的工作，它主要是对一些在日常工作中必须保存好的重要文件进行管理。机关事业单位档案不仅包括了事业单位设立、变更、注销等活动的历史记录，还包括了单位工作进程以及干部职工的个人信息，具备比较强大的法律效力。不但如此，这也是一种极为关键的资讯信物，对整体档案也是一种有益的补充。在新的历史条件下，随着社会的发展，科技的进步，以及档案工作的新特征，机关事业单位档案管理部门都要对其有更多的了解，要采用一种更加科学、更加合理的方式，对目前档案工作中出现的一些问题和弊端进行有效的处理，弥补传统的管理方式的弊端，并根据实际情况进行相应的改革，从而有效地提高档案工作的质量和效率。

1机关事业单位档案管理工作的重要性

1.1为事业单位管理工作提供帮助

一个机构的发展，涉及到政务、财务、党务、事务等各个方面，工作比较复杂，涉猎领域十分广泛。档案是一个非常关键的基础部分，它对机关事业单位在发展过程中的人员、事件和材料的变化进行了详尽的记载，它是机构各个部门业务发展的重要参考和依据。比如说，财务档案，它的重点是将单位的经费开支和详细情况进行如实记录，具体内容有：经费来源、开支明细、使用方向、结转留存等，它是该工作岗位进行管理工作的重要基础。机关事业单位对档案管理进行主动的改进，可以更好地促进单位的管理水平、提升管理效能，为单位的长久发展提供坚实支撑。

1.2为人事调动提供参考依据

人事工作是一个机构在发展过程中的重要内容，而人事变动是一个机构人员变动的重要依据。同时，它也将职工的工作履历记载在档案中，便于用人单位对职工进行考核和选择。机构可以利用档案管理，对干部职工有一个全面、详细的了解，并以此作为参考，让干部职工在自己的能力范围内工作，充分利用他们的专业优势，提升工作的效率和质量。优秀的档案管理还可以帮助机构更好地对干部职工进行考核，从而达到客观、公正评价的目的，提升员工的职业幸福感和归属感。

2.机关事业单位档案管理工作的开展实践

2.1革新档案管理工作体系

对机构档案管理体制进行改革，既能逐渐改变其原有的工作环境，又能逐渐向提高效率的方向发展，为机构的长期发展奠定基础。所以，要在新的档案管理系统的指引下，与机构的现实发展需要相联系，以相关的管理标准作为依据，构建出一套更加规范、更加高效的管理工作流程，充分发挥出档案信息在机构中的实用价值。首先，在机关事业单位的档案工作中，能够为机关事业单位的发展定位一个切实可行的发展方向，用创造性的思维来保证机关事业单位的建设与发展。为此，这就要求档案管理者在建立系统时，要注意系统的构建，要保证系统的完整，要不断地改进、优化现行系统的内容。其次，机关事业单位必须对传统的档案工作方式进行改革和创新。突破传统思想的限制，从传统的档案工作的现实特征出发，按照创新的发展理念，及时地补充和完善传统的工作方式，保证新的工作方式的科学化、合理化，并在平等的基础上，既要加强对档案工作人员的管理，又要加强对单位领导的管理，从而保证档案工作的高效、规范。

2.2注重机关事业单位档案信息化建设

随着大数据、云计算等信息技术在档案管理中的广泛运用，机关应该主动地运用信息技术来强化对文件信息等档案资料的管理，构建一个信息体系，推动数字档案的建设与发展，为档案工作的开展提供支撑与协助。同时，机构也要跟上时代的步伐，用智能化、数字化、信息化的系统来实现对档案资料的管理转变，并对过去档案资料中出现的问题和缺陷进行补充改进，从而为档案管理的发展提供技术支撑。首先，各机构要加强自身的硬件建设，建立一个弹性、有条不紊的电脑网络体系，并对相关硬件进行主动的配置，以保证文件工作的正常运行。其次，各机构要结合自己的档案工作特征，实现增量、存量、管理等方面的数字化，建立一个以信息技术为基础的现代化的管理系统，提升对文件的综合利用率，推动各机构的有效发展。比如，某单位运用信息技术，在档案管理流程中构建了一套专用的档案系统，并以档案信息的生成、存储、传输和应用为核心，构建了一个智慧管理平台，为该行业的业务发展提供了档案信息的支撑。与此同时，该单位还持续强化了自身的理论知识和实战水平，推动了档案数字化、智能化和集约化的发展，为单位的高质量发展奠定了坚实的基础。

2.3提高档案管理人员的基础能力

档案管理工作人员的能力水平，直接影响到机关事业单位档案的安全性与完整性，也影响着档案资源的使用效率。所以，必须把提升档案管理人员的基础能力作为档案工作的重要内容。首先，要明确基础能力的内容，主要包括基本理论、程序、法规、设备使用等。第二，要对训练内容进行优化与调整，以提升训练质量。在培养训练过程中，要以业务实践为中心，以档案工作为中心，把技术训练与理论知识的学习有机地结合起来，全方位地提高档案工作人员的综合素质。第三，要建设综合型的档案信息管理体系，优质高效的档案管理信息系统能够有效地实现对档案的管理，查询，统计等功能，提升机关事业单位的档案管理水平。

2.4落实档案信息化安全管控

为确保档案工作的高效性，充分发挥各种档案资源的优势，机关事业单位尤其要在档案工作中注意安全性问题。比如，要重视日常的风险排查工作，要对档案管理信息化进程有深刻的认识，要保证档案管理与各项职责和要求相一致，要对档案管理中存在的潜在风险进行识别，要按照规定进行检查，要定期更新管理设施，要加快局域网建设进度，要对核心档案网上传播采取各种控制措施。只有不断地进行研究，才能保证一个低风险的档案数据信息共享系统的稳定运转，才能满足在信息时代对档案资源的应用需要，并为档案应用和通信创建一个安全的网络环境。与此同时，要努力构建出一套涵盖多个层面的安全性监测和评价体系，对文件数据信息的编制、处理和审计方式进行改进，并对各类可能存在的风险进行动态评价。对网上文件进行多个层面的实时监测，从而增强网上文件资料的安全性。

结语

总之，机关事业单位的档案管理对机关事业的改革、发展、稳定，具有十分重要的意义。面对机关事业单位档案管理流程、软件设施、管理制度等存在的问题，档案管理工作人员要主动适应新形势新情况下的需要，加强档案工作的标准化管理，使管理流程变得简化，使软件设施得到更新，使管理制度得到健全，从而为档案工作的高质量发展、标准化管理提供保证。

参考文献

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[2]王超.机关事业单位档案管理工作的重要性与开展实践[J].文化产业,2022(34):4-6.

[3]王英.行政事业单位财务会计档案管理问题及对策研究[J].财讯，2021,(05):37.