大数据背景下文书档案管理和应用模式的研究

 大数据背景下文书档案管理和应用模式的研究

李空

河北华电冀北新能源有限公司  河北省  张家口市  075000

摘要：随着信息技术的快速发展，人们已经进入大数据时代。在社会的各个领域当中，广泛应用大数据技术为人们的生活和工作提供了便利条件。在海量数据爆发式增长的趋势下，给文书档案管理工作带来了一定的考验。

本文在明确大数据背景下文书档案管理和应用的重要性基础上，阐述数据背景下文书档案管理和应用模式，以此为相关改革措施制定与实施提供参考。

关键词：文书档案管理；大数据；应用

引言

文书档案管理是企业管理体系的重要组成部分，做好文书档案管理工作，是企业日常活动决策的重要参考依据，也是提升管理活动水平的重要保障。在大数据技术应用水平不断提升背景下，依托大数据技术平台对文书档案管理模式进行优化变革，革新档案内容应用方式，是提升档案管理实效，促进单位管理实现精准化、科学化发展的重要支撑。

1大数据背景下文书档案管理和应用的重要性

1.1提升档案安全性

企业可在日常的档案工作中应用电子化、网络化和信息化等管理手段，根据在线办理、操作留痕、全程覆盖和数据整合的原则开展档案系统的建设，以电子化的形式存储档案文件。还可以进行档案的自动采集、在线整理及一键归档，使文书档案的完整性得到保障，不仅能提升企业文书档案的工作效率，还能降低档案编造、档案伪造和档案丢失等风险，有效提升档案安全性。

1.2确保档案利用价值

在大数据时代企业文书档案管理中，可充分利用大数据技术，借助大数据技术，提升文书档案开发利用的工作水平，在拓展档案利用价值的同时，降低文书档案开发利用的成本。由于企业文书档案的内容比较丰富，以文本、图像、视频和音频等不同形式记录这些内容，体现出原始记录的本质属性。借助大数据技术管理和开发利用文书档案，能够将档案利用价值进一步拓展，使企业文书档案的使用效率得以提升。

2大数据背景下文书档案管理和应用现状

2.1大数据管理制度建设方面的问题

部分，企业没有制定较为明确完善的文书档案管理制度，导致相关工作人员在实际工作开展过程中缺乏指导，无规可依，影响档案管理效果和水平。有些，企业虽然制定了文书档案管理制度，但制度相对落后，不符合当前文书档案管理工作现状，也不能对档案管理水平起到指引作用，这在一定程度上也会影响工作的实际开展。有些企业缺乏与其他部门的沟通和联系，没有借鉴和学习其他部门在制定规章制度方面的优势，在一定程度上也会影响档案工作的实际开展。

2.2数据安全存在隐患

在传统的文书档案管理中，文书档案管理人员会将保管和使用的不同单位、不同部门的文件通过人工借阅、转借等方式，转存到另一单位或部门，并且由档案人员通过手动将文件复印下来。在传统的文书档案管理中，由于是纸质载体，如果文件保管不善，就会造成档案损失。然而在利用计算机管理文书档案的过程中，由于没有纸质载体，所以并不存在这个问题。但是计算机管理文书档案需要存储大量的数据信息，这些信息数据涉及国家和人民的利益，如果没有采取科学、合理的保护措施，就会存在数据被非法窃取、篡改、销毁等问题。当前计算机网络系统存在一定的漏洞，黑客可以入侵计算机系统并窃取重要文件信息；有的计算机病毒可以在计算机系统中留下后门程序和病毒代码；有的计算机病毒可以通过网络传播到其他国家和地区。如果发生这种情况，就会造成严重后果。

2.3档案管理人员服务意识薄弱

当电子档案与大数据技术相互融合时，对档案管理工作人员提出了较高的要求。在大数据时代，人们更加注重节约时间，提高效率，而在海量的档案数据中以最快时间寻找到人们所需的有效信息尤为重要。基于我国当前阶段电子档案管理队伍而言，人员数量较为庞大，但由于长期处于传统档案管理服务模式下，缺乏前瞻性与主动性，无法为电子档案用户提供前沿服务。落后的服务意识导致电子档案管理工作人员，无法利用大数据技术提升电子档案的管理价值，难以敏锐捕捉电子档案中的高价值信息，无法与现实问题相互融合。

3大数据背景下文书档案管理和应用模式的创新路径

3.1完善大数据应用管理制度建设

想要有效提高文书档案管理开展的效率和水平，还应当建立科学完善的管理制度，为文书档案管理工作奠定良好的基础。首先，企业应当结合实际情况和文书档案工作的实际内容制定管理条例。例如，出台档案管理规范、数字化技术规范等规章制度，确保能够涵盖文书档案管理工作的各项内容，让各项工作能够有条不紊地开展和进行。企业还应当加强与其他单位的沟通和交流，了解其他单位在规章制度制定方面的优点和成功经验，不断进行吸收和学习。

其次，要制定科学合理的文书档案电子化流程规范，从档案收集、归档、存储、利用等环节建立更加科学合理的流程，确保各项工作都有更加完善的工作标准，避免出现档案丢失或整理不规范的问题。同时，要明确文书档案电子化的范围，明确需要进行电子化管理的档案内容以及需要剔除的档案内容，有效减轻文书档案管理人员的工作压力和负担，提高文书档案管理效率。企业应当结合各阶段文书档案管理工作的实际情况对流程进行不断优化和完善，确保流程规范，真正具有可操作性和落地性。

3.2落实档案安全保障

一方面，明确文书档案信息的非密界限和保密界限。具体需要单位连同文书处理部门、档案管理部门共同进行鉴定，落实档案信息的定密、解密和降密等工作。确保需要保密的档案能真正严格保密，可以开放的档案及时开放，并确保共享信息的安全性。另一方面，加强安全保密软硬件建设。重点将安全保密软硬件的建设纳入单位档案管理总体规划中，从物防技防角度着手，建立一套高效性的加密和安全认证体系，明确系统访问权限，同时重视虚拟专用网技术运用，安装防火墙和防病毒软件，以便能及时检测系统漏洞，实现对文件、内存与网页等方面的有效监控。硬件保密方面，为减少文档失真等问题发生，必须强化计算机、扫描设备的基本质量和功能，如选用硬盘内存较大、具有独立显卡的电脑，安装正版软件；扫描文件时，选用分辨率较高的设备，同时注重参数设置、存储格式设置等，确保能真正体现出文档的本来面貌，保证生成内容的清晰度。软件保密方面，以保密系统为例，在建设时要从用户角度着手，即当用户想要进入系统进行档案调取时，要先弹出密钥管理、解密引擎、算法扩展等模板，以获取用户身份权限。

3.3强化人力资源支撑体系建设

首先，要做好思想层面的引导教育，使文书档案管理人员能够充分认识大数据技术应用的重要性、必要性，将大数据技术作为管理人员职业素养培养的基本组成部分。其次，要强化管理人员专业技能的培养，要求相关岗位人员能够掌握大数据技术应用的基本技能，明确系统操作要求，结合文书档案管理工作的特征，对大数据技术应用形式进行优化。最后，要强化管理人员沟通能力培养，实现档案管理部门与领导层面和相关部门的对接，实现大数据技术应用模式的优化，切实提升大数据应用效能。

结束语

通过上述分析与研究表明，大数据时代背景下，需结合大数据技术创新开展档案管理工作，只有与时俱进，才能更好地发挥文书档案管理工作的服务功能。文书档案管理工作繁杂，需要处理的数据信息量较大，大数据应用使档案管理的效率和品质得到进一步提升，为广大用户提供更加便捷高效的服务。

参考文献

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[2]段竹莹，牛相林.基于大数据技术的电子档案管理现状和发展对策[J].中关村，2023，（04）：106-107.

[3]单涛.大数据时代电子档案管理的发展现状及优化策略[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022，（16）：152-154.