浅析信息时代设计院档案管理创新的基本策略

浅析信息时代设计院档案管理创新的基本策略

陈敏玲

身份证号：  440602197803030043

摘要：在设计院的工作中，对设计院的档案进行了全面、深入的研究。在我国国民经济高速发展、城镇化进程加快的背景下，设计院作为工程设计与技术研究的关键平台，担负着来自各行各业工程施工的设计、开发与使用工作，并产生了大量的、复杂的设计成果。在这个过程中，我们已经积累了海量的档案信息和设计知识，在这种情况下，怎样才能更好地发挥出自己的优势，不断地对其进行创新和提升，这对我国的建筑行业来说，是一个巨大的考验，在这个新的时代里，必须要强化对档案的信息进行管理。企业开发模型中关键问题的机理与优化。鉴于此，本文就信息时代设计院档案管理创新的基本策略展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。

关键词：设计院；信息化；档案管理；创新策略

随着信息社会的不断发展，设计院的档案信息化建设面临着新的契机。若仍沿用过去的方式与方式，必然会对其发展产生不利的影响。随着信息化的来临，对档案进行信息化管理已经是一种不可避免的趋势，所以，设计院要对其进行全面的了解，并与之相适应，增加资金，做好档案管理的创新，从而不断提高档案管理水平，充分发挥档案在设计院中的积极作用。

1档案管理创新的涵义

管理既是一种学科，也是一种艺术。企业的创新既有科技的创新，也有模式的创新。因此，管理创新是公司核心价值观的重要保证，档案管理也不例外。管理创新就是要在管理技术，管理理论，管理方法等方面进行创新。从档案管理方式，档案利用方式，服务模式等方面创新相关档案管理，突出科学管理，合理使用，服务从企业自身的需求出发高效，有效地推动档案管理的发展和进步。

2设计院传统档案管理的基本特点

2.1归档内容繁杂，文档数量多

设计院的档案馆主要由许多文件组成，如原始文件，图表，图纸，计算书和电子光盘。工程建设周期长（一般为一年以上），累积资料十分丰富。更复杂，更艰难，更恼人的应用程序。一份工程规划书，除了包含建筑工程的设计授权书、法律授权书、合约、审批红线图、有关部门审批书、协商书及其它前期工作外，还应包含场地选择、勘察及资源评估等。

2.2时间跨度较长，材料变更快

设计院档案室在专业设计和技术活动中形成。它们一方面反映了建筑工程的设计水平，是建筑业的重要历史资料；另一方面，许多项目建设跨越很长时间。另外，很多工程的施工周期较长。基本上，他们是多年或甚至几年，并且他们设计档案材料。随着年度变化不断变化和增加。在传统的档案管理方式中，档案的存档以手工方式进行，费时费力，并且工作效率不高。尤其是部分工程在实施过程中，由于受到了国家的调控、资源环境的改变和资本的投入不足等因素的影响，造成了工程的负面影响，甚至在工程进行到一半时就被迫停工。设计人员有必要保存文件。有些项目甚至可能在设计过程中出现。对生产能力扩大或缩小的调整需要相应调整设计方案，相应增加归档和归档的人力和财力成本。

3创新设计院档案工作的措施

3.1在强化领导及全员档案意识上创新

首先，就是要主动宣传。要对传统的企业信息化的理论和方法给档案工作提出了严重的考验，要对其进行深入的研究，并建立起一个将档案信息化与企业整体计划相结合的思想。其次，对法规遵循的趋向进行了研究。要正确地抓住新的机会与挑战，让已有的档案能够与现行的档案进行匹配，形成电子化，档案管理动态，档案联网，档案数字化的新趋势，进一步加快档案数字化。通过对文档集成、信息规范化、业务网络开发、文档一体化、信息化平台应用等方面进行研究。三是对体制进行了主动的改进。制定并完善符合企业信息技术需求的规章制度，以创建电子档案和档案记录体系为主要内容，强化对纸质档案的生成、流转、接收、监测、记录、评价及安保等方面的工作；同时，要强化已存在的纸张档案的安全性。保证原始及可靠的电子档案。

在档案的开发利用中，创新档案部门和档案工作者要高度重视企业档案的开发利用。开发利用工作越好，越能充分反映企业档案的经济效益和社会效益以及企业的潜力。唯一反映企业档案工作价值的是关注，使企业档案得到更多的关注，以便他们能够生存和发展并扩大自己的舞台。可以说，档案的开发利用反映了企业档案工作的竞争力和活力。也就是说，企业归档人员的档案经常说你正在使用它们。因此，档案人员必须想办法开发和使用企业档案，提高企业的经济效益，并为公司领导，工程技术人员和员工服务。要做好档案信息的开发利用工作，首先要完善档案检索系统，加强用户的培训和指导，做好借阅档案和一般参考服务工作，为企业档案信息的制作提供服务。其次，要建立档案信息商品服务的性质，努力建立档案信息数据库，建立档案信息部门作为交换基地和交易场所，促进企业和行业相互促进，相互补充，整合。

3.2制定科学、合理的归档范围

档案的搜集是档案管理工作的根本。一个项目，无论是建筑设计还是城市规划和设计，都会产生大量的数据。因此，在档案管理中，必须对档案资料进行分类，并对档案内容进行科学、合理的分类。在各个阶段，档案的格式都不尽相同。在设计阶段，要进行更高层的批准，包括相关部门的通讯文档、工程方案、设计工作、矿藏储备、试验报告、地貌、气象、地震等。资料及可行性研究。在设计过程中编制的施工图纸、修改、计算、节能报告、施工工地检查、概算等包含竣工图纸、竣工报表、工程竣工报表等。在工程实践中，既有很高的实用价值，又有很大的经济效益。它是由工程设计人员按照该项目的需要而进行的。若工程品质有问题，必须追究责任，或是与工程有关的诉讼，这些档案都是最有效的证明。

3.3加快工程设计档案信息化建设

建立工程档案信息化已成为大势所趋。从设计院工程档案的质量来分析，其工作质量的高低很大程度上决定着设计院工程档案的信息化水平。专家们在进行工程设计时，经常会产生很多的电子档案。档案管理员必须接受和管理电子档案件，同时接受纸质档案。档案馆应当配置扫描、光盘刻录机等档案资料设施，对已存在的工程档案进行数字化，对建筑计划的图纸进行扫描，对常见的、易损的档案以及所需的档案进行长时间的存储，并针对医疗机构的建筑结构特性建立相应的信息特性。建立了矿井规划、土建等基础信息系统，提高了对地质资料的保护水平。

4档案管理方式的基本趋势

4.1档案内容由多元化向数字化转变

利用电子档案、电子照片、科技报告、声音、视频等电子信息文档，对电子资料进行归类和集成，以大文件的方式生成文件数据，同时还能生成数字信息的储存、查询、修改以及其它方法。通过这些信息媒介和服务媒介，建设企业的档案管理正在逐步从以往的人工作业方式中走出来，从而大大推动了档案管理的创新。

4.2管理手段由手工向计算机操作转变

档案人员在档案登记、整理、检索、利用等环节均采用人工方式，工作量大、工作效率低下。利用电脑整理技术，进行了档案资料的数字化建设，并研制出了档案管理的应用软件。完成了项目的图纸、设计文档等的联机归档；图片档案网具有集成、目录、归类、数字等特性；加强了对工程设计企业内部网络的网上查询、浏览、应用、审批、下载、借出等功能。

结语

总之，工程设计档案管理是设计院管理工作的重要基础工作，是企业管理，运行管理，生产技术管理等不可缺少的组成部分。搞好工程设计档案对于公司的发展。其重要作用应结合自身档案的特点，管理和善用这笔财富，为设计院的发展作出应有的贡献。

参考文献：

[1]郭延光,赵春霞.浅析信息时代下档案管理工作的意义与创新[J].青年时代,2015(22):296-296.

[2]白小薇,邹明辉.浅议信息时代下档案管理工作的创新[J].内蒙古科技与经济,2015(9):23-23.

[3]霍米平,李子航.浅谈信息时代下企业档案管理工作的创新[J].科学与信息化,2017(14):11-12.