解读如何做好档案管理及开发与利用

解读如何做好档案管理及开发与利用

程贵宝

临沂市精神卫生中心（临沂市第四人民医院） 276005

摘要：在市场经济的推动下，档案管理需要满足新的标准，档案工作需要挖掘新思维模式、理论框架与方法。因此，需要打破传统的思维定式，建立以服务整体为主导的价值取向，只有不断的创新，才能满足档案行业的持续进步。档案管理是管理工作的重要组成部分，必须对其进行深化的开发和利用。在深入探讨、总结过去的经验后，对当前实际情况及未来的发展形势进行分析，以期在未来的发展过程中找到新的突破点。

关键词：档案管理；开发；利用

引言：在新时代背景下，档案管理也需要满足新的标准。档案作为一种信息资源，能够提供许多基础服务。实际上，我国的档案工作从建国以来已经发展成为完整的管理体系，需要做的就是超越过去，创造未来。首先，需要明确并掌握档案管理的核心，积极探索新的策略，以解决在档案管理开发和利用上的难题，从而确保档案管理服务体系的开发和使用。

一、档案管理的工作现状

（一）档案管理存在重复劳动

大多数的档案管理工作都面临着一个棘手的挑战：档案被不同的部门进行单独梳理，第二年档案还得被重新组织和整理。此流程既费时间也费精力，并且全都是重复性的工作，档案管理的作用并未得到充分发挥。

（二）从业人员不专业

目前，档案管理人员中，拥有高级技能的人才非常稀少。同时，许多人对这项工作的认识也存在偏差，档案管理的目标远非简单地将档案排列，更需要审核档案的完备性以及根据特定的种类进行划分。若工作人员缺乏专业知识，可能导致档案不规范、缺失等问题，将在很大程度上阻碍档案管理的创新和应用。

二、档案开发与利用的制约因素

（一）内容单一、淡薄的档案意识制约了档案的开发与利用

在档案管理工作中，各职能部门负责档案的整理和归档，并由综合档案库进行统一管理。但是，在现实操作中，人们普遍持有“重视业务而忽视档案”的观念，总觉得档案工作是额外的工作，没有什么重要性，平时对档案的收集、储存和整理并不重视，导致部分档案的遗失[1]。另外，一些关键的政策文件长期被个人所控制，无法及时整理，这也对档案的开发与使用带来负面影响。

（二）薄弱的信息化建设力度制约着档案的开发与利用

信息化档案建设主要涉及基础设施、信息资源、标准规范、应用系统以及人才队伍五个方面，这需要大量的人力、物力和资金投入。然而，这些大量的资金投入并不能立即产生显著的社会和经济效益，也无法为一个单位的全面工作带来显著的成效。大家普遍认为档案管理很简单，只需保管好，不丢失、不生虫，没有必要搞得那么复杂，只要能找到就行。因此，在推进信息化建设的过程中，常常会感到困惑，步履艰难，信息化建设的力度不足，这也成了限制档案信息资源开发和利用的一个关键因素。

（三）滞后的档案编研工作制约了档案的开发与利用

现阶段，对于档案的运用主要集中在数据统计，如果能够在日常工作中，有意识地去深入理解，及时进行追踪研究，并通过实例分析来推动档案的开发和应用，那么档案的价值就会得到充分的体现，但由于档案工作的繁杂性以及缺乏必要的专业人才，导致档案工作人员无法投入充裕的时间和精力去进行档案的整理研究，从而导致档案整理研究的进度大多落后，无法满足社会进步以及经济建设的要求，这也对档案信息资源的开发和利用产生了负面影响[2]。

三、档案资源开发利用的策略方法

（一）用力开发，集纳全面系统的档案资源

保护是利用的根本与基石，对于整合档案资源来说，其重要性无可忽视。每一份档案资料都是一个单位的历史记录，尽管现在的档案种类繁多，但以书写形式的档案仍旧占据主导地位，而且在新时期，音视频、口述档案等方式也成功地填补了书写档案的缺陷。在档案开发方面，档案管理机构需要以对历史和人民的责任为出发点，深度收集和整理各类档案资源。需要对单位的珍贵照片、口述资料、重大活动档案等进行数据收集、整理、合并和归档，以建立档案资源的基础数据库。通过运用大数据、虚拟现实、3D影像等先进技术，将文件资料变换成数码格式，构建文件资料的大型数据库[3]。不论是建立文件的“实体”资料库还是“云”资料库，都需要关注拯救、恢复和管理，并且还需要关心发现、刷新和添加最新的文件资料，而这取决于档案部门的高度职责感和积极的创新精神来实现档案资源的融合和集结。

（二）用心研究，解码丰富厚重的档案文化

档案其生命力源于提炼出新的文化含义，展现出新的时代价值。对于单位领导来说，需要整合研究资源，加强研究计划，通过对档案进行深度的系统解读，将先进人物的感人故事讲述出来，将单位的深厚历史讲述出来，将单位的优秀精神品质展示出来。在单位内部，需要组织团队深入研究档案的文化核心，以更全面地理解、思考并接受其中的文化元素，准确把握档案文化的本质。一方面，可以结合单位的特性、紧密配合上级的中心工作和人民群众的新期待，结合市场需求，开发档案文化的创新产品，这种方式不仅能够体现社会的主流观念，也能更好地满足公众的精神文化需求，让档案文化在“悄无声息”的滋养中深入人心。另一方面，可以根据档案的真实情况，以“看人、看物、看精神”为基础，推动档案体验式的进步

[4]。例如，让受众或其他人员进入档案室和数字化处理室，亲自感受档案工作的价值和乐趣，从而提升档案工作的吸引力。

（三）用功布展，复活真实生动的档案记忆

打造高质量精品展陈，重塑档案中的历史痕迹，是一项艰巨的任务。传统的档案展陈通常使用一个展示屏、几张照片、几件物品等静态的形式进行。但是，由于档案本身缺乏直观的叙述能力，加上其可视化程度较低，很难生动地表达出档案基因的深层含义。构建“记忆之场”的过程中，必须坚守政治性、思想性和艺术性的统一，专注于主题并确保其导向性。利用历史爱好、兴趣和习惯等因素，为查询者提供更精确和便捷的信息服务模式。另外，创新推行交互式服务。5G技术与档案信息服务的深度结合，极大地提升了档案的体验互动性。通过这种交互方式，能够进行专题查询、在线视频播放等具有档案特色的活动。此外，还能够借助VR技术来恢复和重现档案的环境，从而为档案有效利用提供智能化的支持。

（四）构筑档案信息化安全防护体系

由于档案数据庞大，每个环节都需要增强对个人身份的辨认和验证，实现全面的管理。加强管理共享系统，设定分层的模块共享方式，优化查找个人身份的管理，防止一个账户就能掌握所有资源的情况。另一方面，构建融合人防与技术防御的综合体系。在当今的管理架构中，人防的作用远超过技术防御，网络攻击的复杂性和隐秘性日益增强。在大部分的技术防范架构保持一致的情况下，档案管理人员的思维自觉和预警意识变得至关重要。所以，需要以优秀的管理者来进行选择，并以安全责任感和严谨的保密观念作为衡量标准，培养出一支具备强烈的责任感和富有档案管理热情的团队[5]。

（五）构建信息化建设保障体系

首先，需要档案管理部门给予足够的资金支持，以促进智能化档案库的构建，并采购计算机设备及存储系统，同时也需要增强对系统科技的开发力度，以保证在不断更新的同时，保持其领先地位。其次，还需要重视培养高素质的专业人才。档案数字化不仅能提升生产效率，同时也能为产品输出方向提供指引。另外，需要重视对创新型人才的培育，尤其是对先进的科技信息人才的培养，促进发展新方向。

结论：档案作为重要的信息资源，要想在管理过程中能够充分利用并体现其价值，需要主动开发及利用，以促进档案事业的稳定发展。档案工作人员需要根据工作需求，适应时代进步，改变思维模式，创新工作方式，以全新的观念提升档案信息化建设的质量，充分利用信息化时代信息技术的优势，提供更具个性化的档案信息服务，以优质的档案信息资源推动事业走向新的高度。

参考文献

[1]汪亚琼,徐雯雯.企业档案管理的网络信息化及开发利用研究[J].黑龙江档案,2021(06):72-73.

[2]刘辉,向瑶琼.新时代对档案管理及资源开发利用的思考[J].金融科技时代,2021,29(08):82-86.

[3]李莎莎.声像档案管理及开发利用新思考[J].大众标准化,2020(13):153-154.

[4]孙彩霞.城建档案管理及开发利用浅析[J].城建档案,2021(04):56-57.

[5]周德雄.制约城建档案管理与开发利用的因素及应对策略[J].城建档案,2020(02):51-53.