施工资料档案在统筹管理中运用分析

施工资料档案在统筹管理中运用分析

王鹏

振中建设集团有限公司    王鹏    511442

摘要：为促进施工资料档案在统筹管理中的运用，本文首先强调了施工资料档案在统筹管理中的重要性。施工过程中产生的各种资料对项目的顺利进行、风险控制和质量保证至关重要。然而，目前存在着施工资料管理不规范、信息孤立、数据冗余等挑战。为了解决这些挑战，本文提出了施工资料档案在统筹管理中的运用策略。首先建立统一的档案分类体系和信息交流平台，以促进信息共享和协同工作效率，避免信息孤立现象发生。其次，建立完整的施工资料档案，记录和追溯项目的关键节点和决策过程，从而实现风险控制和质量保证，并防止数据冗余。最后，提倡对施工资料的分析和挖掘，为项目管理提供数据支持和决策参考，以优化项目进度、成本和质量综合管理效果。通过上述措施的实施，施工资料档案得以更好地应用于统筹管理中。通过系统化的档案分类、信息共享和挖掘等策略的运用，将有效地解决施工资料档案在统筹管理中所面临的问题，为项目管理者带来更高效的工作方法和决策依据。

关键词：施工资料档案；统筹管理；数据冗余

前言：随着现代建筑项目规模的不断扩大和复杂性的增加，施工过程中产生的各种资料和信息也呈爆炸式增长。这些包括设计图纸、合同文件、质量记录、安全报告等。有效地管理和利用这些施工资料对于项目的顺利进行、风险控制以及质量保证至关重要。因此，将施工资料档案与统筹管理相结合，成为了提高施工项目效率和质量的重要课题。然而，在实践中，许多施工项目仍然存在着施工资料管理不规范、信息孤立、数据冗余等问题。这给项目的进展和决策带来了一系列挑战。因此，对施工资料档案在统筹管理中的运用进行深入分析和研究是非常必要的。

1施工资料档案在统筹管理中的重要性
施工资料档案是项目管理者进行决策的重要依据。通过建立完整和准确的档案，管理者可以了解项目的各个阶段和关键节点的情况，并基于实际数据进行决策。例如，通过查阅施工图纸、技术规范和合同文件，管理者可以判断工程进展是否符合计划，及时调整资源和人力安排，确保项目按时完成[1]。
施工资料档案对于风险控制和质量保证具有重要作用。通过记录和追溯项目的关键节点和决策过程，可以发现潜在的问题和改进空间。当出现质量问题或事故时，施工资料档案可以提供证据，帮助分析原因，并采取相应的措施进行纠正和预防。此外，结合施工资料档案进行质量评估和审核，能够有效地提高施工质量。
施工资料档案的统筹管理有助于提高信息共享和协同效率。在传统情况下，施工项目中的不同部门和人员可能会使用各自独立的文件和资料，导致信息孤立和重复劳动。而通过建立统一的档案分类体系和信息交流平台，可以实现不同部门之间的信息共享，减少沟通成本和误解，提高工作效率。当需要查询或获取某个特定的施工资料时，相关人员可以通过档案系统快速准确地查找到所需的信息，避免时间和资源浪费。

2施工资料档案在统筹管理中运用面临的挑战

2.1施工资料管理不规范

施工项目涉及多个专业和领域，相关的资料和文件种类繁多。然而，由于缺乏统一的档案分类标准和管理指南，施工资料往往被保存在不同的地方和格式中，导致档案分类混乱，难以快速准确地查找所需信息。有效地管理和利用施工资料档案需要适当的技术支持和人员培训。然而，一些组织可能缺乏相关的技术工具和系统，并且项目团队成员对档案管理的标准和流程了解有限，导致施工资料管理不规范的现象[2]。

2.2信息孤立

在施工项目中，不同部门（如设计、采购、施工等）负责不同的任务和过程。每个部门可能有独立的信息系统或文件存储方式，导致各部门之间的信息孤立。这种孤立使得跨部门协作和沟通变得困难，可能导致信息传递的延误、遗漏或失真。施工项目涉及多名参与者，包括项目经理、技术人员、监督人员等。每个人员可能根据自己的需求和职责创建和维护各自的信息资源，导致人员之间的信息孤立。这样的情况下，团队成员难以共享和获取全面的项目信息，影响团队的整体协作和决策效果。

在施工项目中，涉及各种类型的资料，如设计图纸、合同文件、质量记录等。不同部门和人员可能使用不同的软件工具和文件格式来创建和存储资料，导致资料格式和标准的不一致。这种不一致性使得跨部门或跨人员之间的资料交流和共享变得困难，增加了信息理解的难度和误解的可能性。

2.3数据冗余

在施工项目的不同阶段和环节，同一份或相似的资料可能需要多次记录和输入。这导致了数据的冗余，即相同的信息被多次保存和存储，占据了大量的存储空间和系统资源。在施工项目中，可能存在多个独立的系统和平台，如项目管理软件、财务系统、文件共享平台等。每个系统都有其自己的数据存储和管理方式，因此在这些系统之间可能存在重复的数据录入和保存，造成了数据的冗余。

施工项目的进展和变化会导致相关数据的更新。然而，由于缺乏有效的数据同步机制，不同部门和人员可能无法及时获得最新的数据，从而导致数据的冗余。例如，如果某个文件在一个系统中被更新了，但其他系统中的相同文件仍然是旧版本，就会导致数据的冗余和不一致

[3]。

3施工资料档案在统筹管理中的运用策略

3.1建立统一的档案分类体系

确定主要的分类层次结构，将施工资料划分为几个大的类别。通常，可以根据资料的性质、类型或部门进行分类。例如，可以将施工图纸、合同文件、技术规范等归类为不同的大类别。在每个主要分类下，进一步制定子分类标准。这些子分类应该基于具体的属性或特征，以便更细致地组织资料。例如，在施工图纸的主要分类下，可以有子分类如土建图纸、电气图纸、管道图纸等。在建立档案分类体系时，需要考虑到项目中可能存在的跨部门或跨专业的情况。为了促进协作和信息共享，可以在分类体系中设置交叉分类，将相关资料同时归类到不同的部门或专业分类中。为了确保每个资料都能被唯一标识和定位，需要建立适当的档案编号和命名规则。这些规则可以包括项目名称、日期、版本号等信息，以便快速准确地找到所需的资料。施工资料涵盖了各种文件格式，如纸质文件、电子文档、图纸等。在建立分类体系时，需要考虑不同文件格式的处理方式。例如，对于纸质文件，可以设置特定的存储位置和编号；对于电子文档，可以使用统一的文件夹结构和命名规则。在建立统一的档案分类体系的同时，还需要建立相应的档案索引和元数据管理系统。这样可以记录每个资料的基本信息和关键属性，以便进行全面的检索和访问。[4]。

建立统一的档案分类体系后，需要向相关人员提供培训和指导，确保工作人员能够正确理解和使用该分类体系。这可以包括培训工作坊、操作手册、在线资源等，以帮助工作人员熟悉档案分类体系的结构和使用方法。档案分类体系需要与实际情况相适应，并根据项目需求进行优化。因此，定期评估分类体系的有效性和可用性是必要的。根据反馈和经验教训，可以进行相应的调整和改进，以提高档案管理的效率和便利性。

3.2建立信息交流平台，避免信息孤立

选择适合施工资料交流的工具和技术。常见的工具包括项目管理软件、共享文件平台、即时通讯工具等。确保所选工具具备以下功能：能够存储和共享各类施工资料，支持多人协同工作，具有搜索和检索功能，提供权限管理和版本控制。在信息交流平台上，建立统一的存储结构是必要的。可以根据施工项目的不同阶段、不同专业或不同部门来划分文件夹和子文件夹。例如，可以按照时间顺序创建文件夹，每个文件夹内再按专业或部门进行分类。这样可以使资料组织清晰，并且便于查找和检索。

为了避免信息孤立，需要制定明确的工作流程和责任分工（以某分项工程为例，制定标准工作流程如图1）。明确各个角色和部门在信息交流平台上的职责和权限，确保每个人都知道如何使用平台，并遵循统一的规范和标准。例如，指定一位管理员负责资料的上传和管理，要求每个人及时将相关资料上传到平台上。为了实现信息的无缝交流，需要促进跨部门和团队的协作。可以通过创建虚拟团队或项目组，将相关成员组织在一起，共享信息和讨论问题。另外，可以设立专门的沟通渠道，如定期召开会议、组织跨部门培训等，以促进更加紧密的合作和交流。建立一个积极的沟通和反馈机制对于信息交流平台的有效运作至关重要。鼓励团队成员在平台上进行及时的沟通和交流，提供问题解答和意见反馈的渠道。

图 1 档案材料流转流程及责任

3.3建立完整的施工资料档案，防止数据冗余

确定统一的档案编制和命名规则是建立完整施工资料档案的第一步。通过统一的规则，确保每个资料都能被唯一标识，并能方便地追溯和检索。例如，可以使用项目编号、日期、文件类型等元素来编制文件名，以确保唯一性和一致性。在项目进行的各个阶段，应全面记录与该阶段相关的资料。这包括设计阶段的图纸、规范、评审记录等；施工阶段的施工日志、验收报告、试运行数据等；竣工阶段的归档资料、质量检测报告、竣工图册等。确保所有与项目关键节点和决策过程相关的资料都得到记录和归档。

数字化技术和工具可以极大地提高施工资料档案的完整性和可追溯性。例如，使用BIM技术进行设计和施工过程中的三维模型记录，将信息直接导入档案系统。另外，使用云存储和数据管理平台可以确保资料的安全性、可靠性和易于访问。在施工过程中，可能会出现设计变更、施工调整等情况。为了保证完整的施工资料档案，需要实施合理的版本控制和变更管理。每次变更都应记录下来，并与相关文件进行连接，确保对项目关键节点和决策过程的完整追溯。

3.4加强对施工资料的分析和挖掘

确定关键的数据指标和分析模型，以便对施工资料进行有效的分析和挖掘。根据项目的需求和目标，可以选择包括进度、成本、质量等方面的指标。例如，可以建立关于工期延误、预算超支、施工质量等方面的分析模型。为了进行分析和挖掘，需要收集和整理相关的施工资料数据。这包括施工进度报告、工程量清单、质量检测报告等。确保数据的准确性和完整性，并将其存储在统一的数据平台或数据库中。利用适当的数据分析工具和技术来对施工资料进行分析和挖掘。常用的工具包括数据可视化软件、统计分析软件等。通过这些工具和技术，可以对施工资料中的趋势、异常情况进行识别和分析，从而发现潜在的问题和风险。

施工资料往往涉及多个方面和环节，建立数据关联和综合分析可以更全面地了解项目的状况。将不同类型的施工资料进行关联，并进行综合分析，可以发现各种数据之间的相互影响和潜在关系。例如，将施工进度与质量检测数据进行关联，可以找到可能影响进度的质量问题。通过对施工资料进行分析，可以挖掘潜在的问题和趋势。例如，通过对施工质量数据的分析，可以发现某个施工工艺存在质量问题；通过对进度数据的分析，可以发现某个施工阶段容易发生延误。

结束语：综上所述，本文通过对施工资料档案在统筹管理中的运用进行分析，揭示了其在提高施工项目效率和质量方面的潜力和优势。施工资料档案的统筹管理能够提高信息共享和协同工作效率。通过建立统一的档案分类体系和信息交流平台，各相关部门和人员能够及时获取所需的施工资料，并进行有效的沟通与合作，从而避免信息孤立和重复劳动。施工资料档案的有效管理有助于风险控制和质量保证。通过建立完整的施工资料档案，可以及时记录和追溯项目的关键节点和决策过程，为后续的风险评估和质量检查提供有力的支持和依据。因此施工资料档案在统筹管理中的运用具有广泛的应用前景和价值。进一步深入研究和推广其在实际工程项目中的应用，将为提高施工项目管理水平、推动行业发展做出积极的贡献。

参考文献：

[1]马宇. 工程施工档案资料整编与管理研究[J]. 低碳世界,2023,13(04):181-183.

[2]潘荣坤,刘晓行,李庆锋,吴朝一,庞鑫超. 通过档案管理引导项目建设施工[J]. 建筑技术开发,2022,(S1):85-87.

[3]朱晓雨,陈秋香,王闯,相阳,张巧霞. 高能同步辐射项目工程档案管理[J]. 建筑技术,2022,53(07):898-902.

[4]孟宪玲. 水利工程施工档案资料的整编与管理探究[J]. 兰台内外,2022,(20):34-36.