合同管理与风险防范的思考和建议

合同管理与风险防范的思考和建议

张泽旭赵阳

中国石化天然气分公司，北京，100029

中国石化青岛液化天然气有限责任公司，山东，266400

摘要：企业的经济往来主要通过合同来完成，企业经营离不开合同，相关活动开展以及自身的建设发展，都需要建立在相应的合同基础上，因此合同管理的效果如何也就会直接影响企业的发展。本文从内部内控风险防控视角出发对合同全生命周期进行管理，掌握合同签订及履行的全过程，分析此过程的各个环节风险节点，设置控制措施，从而有效预防并及时发现合同相关风险，实现风险管控目标，提高合同管理水平。

关键词：全生命周期，内控管理、风险分析、业务融合、防范措施。

一、引言

现代市场经济是法制经济、契约经济，而现代企业的经济往来绝大部分是通过合同来实现。企业经营离不开合同，无论是合资合作、物资采购、销售天然气、亦或者提供/接受技术服务，都需要通过制定执行协议推进完成，因此合同管理已成为现代企业管理的重要内容之一，加强对合同的管理，对于企业来说意义重大。实际工作中，合同问题和纠纷层出不穷，也给处于纠纷中的企业带来很多困扰，因此注重合同全生命周期管理及风险防范显得尤为必要。企业要更好地通过合同管理实现经营目标，保障合法权益，就要从内控风险防控视角出发，加强合同全生命周期管控，对企业合规依法经营，减少合同管理风险、避免合规性风险，为企业健康发展提供保障。

二、合同全生命周期管理的意义

1.合同全生命周期管理的概念

合同全生命周期管理是将企业的经济业务与合同的起草、审批、执行等各项程序进行结合，实现资源的整合和互联，进而实现业务内容与合同法规等的融合。在开展采购、工程、生产、销售等业务活动，同时与财务预算、资金管理、核算结算等工作相结合，以问题为导向，从合同立项、校对、审批、询价、招标、谈判、履约、终结、评价、存档等，全生命周期的各环节入手，结合公司内控风险防控，对合同管理形成有始有终，且持续优化的动态循环管理模式系统性的管理体系。

2.合同全生命周期管理的必要性

只有保障合同行为的规范和有序，企业的经济效益才能够得以实现。从企业的角度来看，开展经济活动的过程中，合同不仅能够保障企业获取经济效益的合法性，还能够在一定程度上避免企业出现经济损失。但是需要注意的是，若合同不规范，可能会导致矛盾、纠纷出现。企业若要获得可持续的发展，就必须积极巩固自身的市场地位，不但拓展自身优势、发挥自身潜力，同时针对可能出现的风险采取相应的预防措施。企业如果不具有良好有序的合同管理体系，一旦出现经济业务纠纷等情况，出现经济损失的可能性将会增加。

三、合同全生命周期管理存在的内控风险

1.企业合同管理协调配合性风险

合同全生命周期管理应包括前期、中期和后期的各项工作环节衔接、配合和制约。目前有误区认为合同的起草、审核和履行部门相互独立，各管一段，因此相互缺乏沟通。管理环节的割裂使得风险不断提高。合同在定价和谈判时，法务和财务及内控往往没有参与，易出现为追求经济效益而违反国家法律法规及制度的问题。 

2.企业合同执行过程中的法律风险

大多数企业将合同管理重点放在了签订评审环节上，其过程是静态的，合同管理并不全面。企业没有实施合同履行阶段的风险防控机制，从而对于后续的合同履行，纠纷处理及合同项目评估等环节缺乏过程性管控，使得合同履行环节成为法律风险和经济损失高危所在，企业权益无法保障。

3.企业合规运行性风险

在企业实际的运行过程中，经常会遇到合同倒签或补签的情形，如先实际执行，再签合同或是实际执行过程中补签。这些在法律上，可能对于合同本身的法律效力无实质影响，但是从内控角度来说的话，还是存在合规风险的。

4.企业财务资金管理风险

企业不同的业务板块，涉及不同类型的合同，合同的履行与企业财务资金息息相关。如硬件销售类合同，货物的交付，对方的收货并签收确认，企业的收入确认及债权形成，收款权利的行使等一系列环节将直接影响到合同的正常履行并如期回收货款。

5.合同管理人员风险

企业经济活动的多样性，会产生大量不同类型不同模式的合同，涉及众多行业，如购销类、金融类、土地房屋租赁类、办公类、中介类、技术服务及其他咨询服务类等，需要合同管理人员具备丰富的专业知识、逻辑思维和判断能力。目前大多数企业合同管理人员配备有限，大多数不具备相关的执业证书或职称证书，管理水平不高，在法律审核、风险防控及责任意识方面都不够强大，容易产生问题和风险。

四、合同全生命周期管理的内部控制建设方式

1.合同全生命周期管理内部控制建设目标

企业经济活动涉及的合同种类繁多、形式多样且数量较大。如果靠人工手段进行管理则艰苦而复杂，对其过程中的风险识别、防范与监控存在着很大困难。一旦风险发生就会很难挽回。因此从企业内部管理角度来说，必须要求建立一套高效能的合同全生命周期管理体系，该体系能识别、防范和监控合同全生命周期，最大程度的规避风险失控造成的经济损失。

2.合同全生命周期管理内部控制建设思路

合同全生命周期管理的建设思路是将合同管理分为“合同拟制生命周期”和“合同履行生命周期”两个层面。合同拟制生命周期是指合同管理从“档案管理”升级为“档案管理+合同关键信息管理+签署追溯管理”，主要包括合同模板、拟制、审批、归档、变更和借阅板块。合同履行生命周期是指贯通“业务—财务”数据，实现履约的追溯跟踪管理和可视化管理，提升内部管理效率，主要包括收付款计划、采销业务集成、合同结算、合同任务、合同预警及合同风险控制板块。

3.合同全生命周期管理内控建设内容及做法

合同全生命周期管理主要包括：根据行业特点、商业模式及管理方式等，以企业全面风险管控为目标，建立合同全生命周期管理体系，提高企业管理能力，促进企业的科学、可持续性发展。

在风险管控体系框架下，对业务和风险进行梳理和识别并进行分类和评估，进一步对风险进行规划、监控及应对处理。从全局考虑业务流程中的风险，设置必要的控制点，对流程进行改造优化。制定合同管理制度，开发与之相适应的业务及管理软件系统。利用信息系统通过数据跟踪、提醒、统计和分析等手段规范业务，从而为管理提供服务。 

4.合同全生命周期管理内部控制落地

合同全生命周期管理内部控制建设，包括体系的建立和系统的应用两个方面，都会面临各种各样的困难和阻力。要保障合同全生命周期管理的落地，必须要做实各项支撑工作。合同全生命周期管理要求工作流程必须覆盖整个周期，制度文件应明确各职能部门的职责，要求对合同的全周期负责。

考核监督是检验和保障工作效果的手段，对于合同全生命周期来说，考核和监督应当覆盖全过程，在考核标准的制定上，针对各环节的重要性，分各层级分类别设置标准并进行考核。通过评比，促进整体管理水平得以提升。

四、结语

合同全生命周期管理是对企业经营活动的无盲区全方位管控。企业以合同沟通、签署、执行、文档管理等为主线，自上而下，逐级分解，建设一套事前规划、事中监控和事后分析的运营架构，科学地进行业务协作和风险管控。通过对合同的风险防控辨识，以合同管理执行的流程等为主干，横向以各部门的配合，纵向以合同的各个环节风险管控，从而实现了合同的全生命周期管理，也实现对以合同为载体的经营活动的动态全方位管控，提高了合同管理水平，提升了应对各类风险的能力。运用不同的控制措施，完善合同管理模式，更为科学地开展相关业务协作及各类风险管控，从而推进企业全面风险管理，保障企业健康经营，营造良好的发展环境以实现更好的经营业绩。