新时代背景下基建工程档案验收过程中的问题及优化路径

新时代背景下基建工程档案验收过程中的问题及优化路径

刘聿灿

身份证号码：110108199408213732

中国长峰机电技术研究设计院

摘要：在基建工程中，档案非常重要，但当前许多企事业单位中档案管理工作仍然存在许多问题，最终在验收使用中逐一体现出来，但此时已经难以纠正。因此，在日常工作中做好档案管理的各个环节也为最终验收做好准备。本文就验收工作中发现的些许问题进行总结分析，并提出相应的对策，以期为顺利开展档案管理工作提供借鉴。

关键词：基建；工程；档案；验收

引言

随着新基建政策的推进，对基建档案管理工作提出新的要求。新基建与传统基建在管理主体与应用场景等方面差异，导致产生文件载体内容等发生变化，促使基建档案工作模式转型升级，传统档案管理模式不能适应新形势的要求，亟待研究改进档案管理工作模式。基建档案管理部门要结合工作实际情况加快档案管理改革，提高基建档案管理水平。

1基建工程档案的重要性

1.1基建工程档案有助于项目顺利完成

在工程项目实施期间，档案管理工作进展与工程进展应始终保持同步状态。在竣工验收过程当中进行档案分析，可以对工程中出现的问题进行处理，也可以为建设单位带来项目全程的投资参考，充分协助企业管理与项目成本管理，为接下来工程造价的核实带来便利。

1.2基建工程档案促进企业管理水平和施工技术水平提升

工程项目施工过程中，甲方工地代表可以依据工程档案密切关注工程变更，及时准确把握施工单位进度、质量。建设、监理单位对每个环节严格审查，及时规范施工，有利于工程建设有序推进。比如材料进场必须验收、隐蔽工程监理必须验收签字等，基建工程档案使工程出现任何质量、安全问题都有据可查。基建工程档案是基建工程维护、使用的依据。基建工程档案是与整个工程建设活动有关的、工程各方形成的各种形式的文件，真实、完整、系统地反映了工程施工各个环节，通过对原始记录查阅，可为工程改建、扩建提供参考和依据。

2基建工程档案验收中存在的问题

虽然目前企业对档案管理工作已经提出了更高的要求，但由于多方面原因，基建档案验收档案管理仍然存在许多问题，需要企业进行分析并找出解决策略，避免后期开展基建工作时再发生同类问题，影响工程项目顺利开展和最后的验收使用。首先，基建工程开展过程中普遍存在将全部精力集中在项目建设的问题，忽视了档案管理的重要性，由于认识上的欠缺导致没有足够精力投入到档案收集管理中，最突出的特点是档案完整性欠缺，真实性较差。工程项目的负责人与档案管理负责人之间沟通不到位，未能及时进行工作衔接，开展同步化管理。其次，档案管理工作人员对基建项目的参与度较差，在验收中发现他们对项目缺乏了解，缺乏全局性的目光，从而导致档案管理效率差，效果不佳。基建档案管理部门的工作人员在参与工程时，存在专业知识匮乏，不能在参与过程中发挥良好效果。此外，在验收中，接收单位和移交单位的档案管理人员和技术人员没有共同进行工作交接，直接影响接收单位对工程资料的核查和把关，后期接收单位一旦发现问题，移交单位缺少相应的技术支持也难以解答，不能及时处理和解决问题，从而影响验收效率。最后，一般验收前，建设管理部门不会检查施工单位的工程资料整理情况，导致验收出现多种问题，不仅耽误时间，还要进行复验，导致工程资料与工程不能同步通过验收，严重影响验收效率。

3基建工程档案验收中的优化路径

3.1健全建设工程档案管理制度

建立行之有效的基建工程档案信息化管理制度，促进工程档案的有效收集。首先，建设单位应将管网工程建设档案质量作为考核的主要指标之一，与经济效益挂钩，以保证建设档案管理工作的顺利开展。其次，建立有效的档案管理网络，配备信息技术能力强的专职档案工作人员，制定出台基建工程档案信息化管理相关规范性文件。不言而喻，随着基础设施的工作量日益增加，新的基础设施建设，旧设施的维护、扩建和改造等都离不开相关基础设施文件的参考。而基建工程档案信息化具有易储存、难更改、好查找等突出的优势。加强基建工程档案信息化势在必行，但也是一个动态的和长期化的过程。各主管和建设单位应对此高度重视，采取行之有效的促进措施，形成基建工程档案信息化管理的长效机制，不断提升基建工程建设档案管理信息化水平。

3.2提升基建工程档案人员专业性

事前培训。针对档案管理人员落实培训计划，优化培训内容。包括基本的工程学、档案管理学、信息技术等专业基础学科，以及实践操作技能、项目管理、领导力、团队合作等实用技能。过程管控。在要求参建单位进行档案移交过程中还提出了明确且具体的档案移交要求，也包括对参建单位档案工作的各项要求标准。除此之外，还要求参建单位要处理好档案归档中的不足，确定档案移交的操作计划，有条不紊地开展档案的管理，防止在竣工验收步骤才发现其中的漏洞与不足。年度奖励。建立健全考核评估机制。制定档案工作的业绩考核标准和指标体系，定期进行工作绩效评估，对评估结果和员工的表现进行反馈，每年将档案管理优秀的项目给予表扬与奖励，以激励和引导员工不断提升专业素质。档案工作者要下沉到施工现场，严格根据工程施工档案管理相关要求与规定进行档案整理与管理，对于现场产生的各种文件内容以及资料方案、各种文件保管情况等进行检查与科学管理，有效确保工程资料收集以及整理能够有效规避各种风险，并提前做好整改工作，确保施工单位档案管理能力以及水平不断提升。

3.3及时进行项目竣工验收，妥善办理资产转固手续

基建项目竣工验收结算是评估基建项目工程建设质量的关键环节，也是项目从建设期转向投产期的重要程序。竣工验收主要有两个环节：单向工程项目竣工结算和工程财务结算。单向工程项目竣工结算由项目管理部门领导进行组织，外包审核施工机构及监理公司提供必要的文档资料和数据分析；工程财务结算环节则是由第三方审核机构在企业财务部门的配合下，对基建项目的成本、编制等进行竣工验收的财务总决算。完成上述程序后，项目才正式进入竣工验收阶段，主要包括对项目档案资料的集中整理和归入档案，比如建设文档、工程技术文档、项目设备清单、安全管理文档等，另外还包括办理资产转固手续等。这一过程需要财务部门与使用项目资产的部门进行资产移交，将移交资产与决算报告中资产明细进行核对，然后将核对无误的资产计入固定资产账户，完成资产交接。

3.4基建档案管理模式改革措施

新基建下基建档案工作创新要向管理信息化变革，推进档案收集智能化，实现档案数字资源长期保存。智能化档案收集要用智能化手段收集档案，建立与时俱进的工作机制。新基建下很多过程文件材料在系统中产生，应利用智能化手段提高归档效率，收集档案时利用人工智能技术进行质量控制节约成本。

结束语

新时期，新基建概念的提出，给基建档案管理工作提出了更新更高的要求。因此，档案工作者必须适应新形势，彻底转变传统的“末位”观念，树立“先行”意识，通过精准策划为基建工程管理工作起头、开路，优化档案工作流程，创新管理模式，实现基建档案工作和工程建设的全面融合，让参与工程建设与管理的人员都能更便捷、更广泛地分享档案工作之利，从而大幅提升管理水平和管理效率；与此同时又可促进广大工程建设与管理人员支持基建档案工作，与档案工作者形成合力，共同推动基建档案工作的高质量发展，实现工程建设和工程档案工作共享共赢的目标。

参考文献

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