傲视浅谈外贸函电中的礼貌原则及应用

傲视浅谈外贸函电中的礼貌原则及应用

蔡翌

淄博职业学院

摘要：外贸英文函电是国际商务往来中最重要的沟通方式。在商业环境中，礼貌的函电可以增进贸易双方之间信任、尊重和友好关系。本文介绍了礼貌原则及其在外贸函电中的实际应用。

关键词：外贸函电 礼貌原则

外贸函电是国际贸易中的一种书面沟通方式，通过电子邮件、信函、传真等形式，用于交流和沟通供应商、客户、合作伙伴以及政府部门之间的信息，在国际贸易中扮演着至关重要的角色。它不仅是信息传递的工具，还是建立信任、提高效率、确保法律合规和拓展市场的关键。礼貌原则是外贸函电写作过程中的重要原则之一，了解如何正确运用礼貌原则是外贸函电写作成功的关键要素。

一、礼貌原则的含义

    美国哲学家Grice认为，说话者和听话者很有默契地合作着，一次交谈甚至是一场争吵，都可以视为语言合作的结果。在所有的语言交际活动中，为了达到一定的目标，说话人和听话人之间存在着一种默契。他把这种双方都都遵守的原则概括为合作原则。

1983年，为补充说明Grice合作原则所难以解释的言语交际现象，英国学者Leech提出了礼貌原则，作为人们日常和商务交际活动的一个语用原则。他在《语用学原则》一书中详细阐述了礼貌对语言交际的重要作用。Leech认为，礼貌原则与Grice的合作原则是语言交际所遵循的两项重要原则。

Leech将礼貌原则分为六大类，每类包括条准则和两条次准则。这些类别分别是:

1. 策略准则(Politeness Strategy Principle s) :减少不愉快感、让对方损失最小、使对方产生愉悦。

2. 宽宏准则(Generosity Principles) :最小化自己的利益、最大化对方的利益、最小化自己的付出、最大化对方的收获。

3. 赞扬准则(Praise Principles) :最小化对方的不足、最大化对方的优点、认可对方的好处。

4.谦虚准则(Modesty Principles) :最小化自己的优点、最大化自己的不足、最小化自己的付出、最大化自己的收获。

5.一致准则(Agreement Principles) :减少双方的分歧、增加双方的一致、减少对方的反对、增加对方的支持。

6.同情准则(Sympathy Principles) :减少对方的反感、增加对方的同情、减少自己的高兴、增加对方的愉快。

Leech的礼貌原则对英语口语和书面表达都产生了深远的影响，对于我们理解和分析语言交际中的礼貌现象具有重要意义。

二、礼貌原则在外贸函电中的应用

在国际贸易中，外贸函电是沟通的重要手段之一。其写作包含7个原则，分别是礼貌（Courtesy）、体谅（Consideration）、清晰（Clarity）、完整（Completeness）、简洁（Conciseness）、具体（Concreteness）、正确（Correctness），简称“7Cs"原则。为了促进贸易关系的友好发展和建立良好的商业信誉，礼貌原则的应用至关重要。本文将从五个方面探讨礼貌原则在外贸函电英语中的应用。

1.使用尊敬、礼貌的语言

在撰写外贸函电时，使用尊敬、礼貌的语言能够体现自身的素养和对他人的尊重。称呼对方公司或个人时，可使用“Dear Sir/Madam,"或“To Whom It May Concern,"等正式的表述。在正文中，使用敬 语和谦语，如"We are pleased to inform you that.."，“We appreciate your efforts in.."以便建立良好的印象。

2.避免使用负面、生硬的语言

在沟通中，避免使用负面、生硬的语言，以免伤害对方的感情和影响业务关系。比如，避免使用“You have failed to.." "Your company is not responsive to our needs,"等指责或批评的语言.相反，采用合作与双的态度，表达问题 并提出建设性的解决方案，如We would appreciate it if you could..." "We suggest that we work together to...

3.强调合作与双赢

在国际贸易中，合作与双赢是建立长期稳定业务关系的关键。在函电沟通中，要表达出愿意合作的积极态度，并寻求双方的共同利益。例 如，可以说:“We are interested in exploring areas where we can collaborate and create mutual benefit."这会让对方感受到双方的合作关系是互惠互利的，有利于促进双方业务的发展。

4.尊重文化差异

在国际贸易中，文化差异是一个重要因素。不同的文化背景可能导致人们在沟通方式、价值观和商业习惯上存在差异。因此，在撰写外贸函电时，要尊重并考虑到对方的文化背景。比如，可以在信函开头加一句:“We appreciate the opportunity to correspond with you and are mindful of the significance of cultural differences in business dealings."这表明你理解并尊重文化差异的态度，从而营造一个友好的沟通氛围。

5.建立积极的业务关系

建立积极的业务关系是外贸函电的重要目标之一.在函电中，可以表达对对方的尊重和感谢提供有价值的信息，以及对未来的合作展望 例如，可以写: "We look forward to establishing a long-term relationship with your company and to explore further areas of cooperation”这能表明你对建立长期稳定业务关系的愿望和诚意。

同时，及时回复对方的来信也是建立积极业务关系的关键。这不仅体现了你的重视和尊重，还能让对方感受到你在积极跟进和解决问题。如果因某种原因不能及时回复，务必向对方解 释原因并表示歉意。例如: "We apologize for the delay in our response and thank you for your patience.

礼貌原则在外贸函电英语中的应用至关重要。通过使用尊敬、礼貌的语言，避免使用负面、生硬的语言，强调合作与双赢，尊重文化差异以及建立积极的业务关系，可以有效地提升沟通效果和促进贸易关系的发展。在实际应用中可根据具体情况灵活运用，以实现贸易伙伴之间的友好合作和互利共赢。

参考文献：

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[3]刘润清;关于Leech的“礼貌原则”[J];外语教学与研究;1987(02)

[4]张帆，王蓓.外贸英语函电[M].北京：北京交通大学出版社，2018

[5]周玉娥，浅析外贸英语信函的写作方法及问题特点[J] 辽宁广播大学电视报，2006(4)