干部人事档案整理及材料归档的工作探析

干部人事档案整理及材料归档的工作探析

张馨心

四川川交路桥有限责任公司，四川 广汉 618300

摘要：干部人事档案整理及材料归档对于事业、企业单位等都是一个重要的工作内容，甚至其在很大程度上直接关系着国家与地方经济发展。因此在文章中围绕干部人事档案整理及材料归档的工作进行分析，旨在提高人事档案管理的效果。

关键词：干部；档案管理；材料归档

在干部人事档案管理、材料归档的工作中，干部人事档案整理部门无疑是最核心的部门。在社会飞跃性发展的背景之下，干部人事档案整理及材料归档制度也历经了一系列的变革，并在这些变革中持续得到完善。但是时代的发展是日新月异的，因此干部人事档案整理及材料归档工作也需要不断地变革，不断地完善，唯有如此才可以符合时代对档案工作的要求。文中首先分析干部人事档案整理及材料归档中存在的问题，接着提出相应的工作策略。

一、干部人事档案整理及材料归档工作存在的问题

（一）制度不健全
《干部人事档案材料收集归档规定》规定干部人事档案整理及材料归档的范围与标准，但是实际管理中，这些制度并没有得到落实，也并没有与单位实际需求相结合。因为制度并没有完善因此实施过程中很难达到预期效果。

（二）工作程序繁琐效率低

在干部人事档案整理及材料归档工作中，材料的鉴定是至关重要的一环，其包含问题繁杂，比如对材料是否具备归档的标准的鉴别、材料的真实性的鉴别以及材料完整程度的鉴别等等，这些都需要工作人员进行进一步的审核。但是实际工作中这一流程对于单位而言存在一定的落实难度，简言之则是人手问题，人手不充足是基层企事业单位的主要问题。这也导致了简单的档案工作需要历经多次才可以完成，并且中间的环节很容易因为人员问题出现误差。另外，干部人事档案整理及材料归档工作当中主要依赖于人力完成所有环节，这也增加了工作的难度，导致工作的实效并不高。

（三）审核工作不规范

在进行干部人事档案整理及材料归档工作实施时可以发现，大量的档案资料缺乏规范的制度流程，比如缺乏单位的盖章与本人签字，实际上很多资料都存在这种问题，材料归档不及时等等，这种状况都会导致材料的缺失，影响材料的完整程度。

（四）人员非专业化

干部人事档案整理及材料归档工作当中人员问题也是十分显著的问题。档案管理工作人员专业性存在一定的差异。其中专业性人员稀缺，大量人员都是没有经过系统的培训就参与到工作当中的，甚至是基本的人事福利、薪资以及干部的任免、职称评定等等都并不了解，这些人员更是缺乏干部人事档案整理及材料归档工作需要的判断真实性的思维逻辑能力，对于档案与材料工作的收集、整理、审查以及补漏等工作任务更是难以顺利进行，可以说其仅仅可以落实简单的管理工作。由此可以见得干部人事档案整理及材料归档工作难以实现规范化与完整化。当下大量的企事业单位实施监管并非专管模式，干部人事档案整理及材料归档工作人员通常有多种工作任务，难以集中精力于档案工作整理当中，导致其档案管理能力的缺失。

二、干部人事档案整理及材料归档的工作完善措施

（一）建立材料收集及材料补充制度

其一，企业、事业单位的干部人事档案整理及材料归档管理部门需要严格遵循相应的规定对工作的要求，在融合企业的实际工作情况为企业量身定制一份切实可靠的工作制度；

其二，需要对材料形成部门进行严格的监督与督促，促使其可以及时将生成的材料送至干部人事档案整理及材料归档部门，设置一定的时间期限，比如可以在一个月以内；

其三，干部人事档案整理及材料归档部门需要进行系统性的资料收集与补充工作，比如可以实施季度收取、半年收取、年终收取等，还可以设计每月的材料鉴定与整理流程；

其四，对于收集的资料需要保障其是正式的文件资料，即资料必须是真实的具备完善的手续、文字表述十分清晰且对象明确的，有明确的形成日期的材料；

其五，干部人事档案整理及材料归档部门人员需要做好收集材料的登记，并按照流程实现交接；

其六，对于材料的格式也应当有系统化的要求，比如统一使用A4规格的材料，避免使用圆珠笔以及铅笔等进行材料的书写；

其七，对于收集的单位人员的学历证书以及荣誉证书等文件的复印材料资源需要标注出复印的字样，并要求相关人员的管理单位盖章。

（二）实施精细化管理提高档案整理材料归纳水平

在当下的干部人事档案整理及材料归档工作的实际情况来看，笔者结合自身的工作经验认为：进行档案工作的过程中应当推广实施精细化管理理念，进行标准细化处理，这样才可以让管理流程更加细致，提高工作的质量，具体而言可以在如下方面入手：

其一，管理人员可以进行流程的细致化处理，首先可以借助制定具体的实施计划进行干部人事档案整理及材料归档工作的流程的优化处理。但是需要注意在制定这一工作过程时应当遵循以下要求：1、具体细则部分；2、严格落实规章制度及相关标准；3、进行材料档案的整理与复制制度的建设。档案工作人员需要按照要求将其落实于干部人事档案整理及材料归档工作中。

其二，干部人事档案整理及材料归档工作中需要融入信息化管理理念，在这一方面需要保障人员的知识技能问题，保障其专业素质符合工作的要求，对于人员问题下文将给出措施。此外还应当按照单位实际档案情况构建信息化的动态档案处理工作，实施对干部档案的信息资源探索，以促进工作规范化。

（三）严把审查关提升档案质量

干部人事档案整理及材料归档工作当中，工作人员应当始终进行严格的审查工作。干部人事档案整理及材料归档工作是较为复杂的工作内容，其要求工作人员可以在进行工作资料的收集与整理的过程中坚守认真负责的态度，保障档案资料的质量，避免不符合规定的档案入档归档。在工作人员发现不符合规定的材料后，应当采取剔除、补充措施，以此保障材料的完整性。此外，我们也必须高度重视档案资料中的审批、盖章和签署等关键步骤。只有这样才能使干部人事档案更加真实、可靠和完整，为人事部门选拔任用人才提供依据，从而提高工作效率。档案是干部的主要材料，因此工作人员一定要进行严格的管理、整理、收集工作，完善制度措施，健全责任追责制度，通过多种措施避免出现人事档案问题，让档案工作可以严谨与准确地进行。当下是信息化时代，因此部人事档案整理及材料归档工作也应当追寻时代的脚步，进行信息化建设。实施信息化建设时应当注重档案资源的整合，落实信息资源的共享从而为人事部门提供更加全面可靠的服务。在进行人事档案的信息化建设时，工作人员需要重视安全性问题确保人事档案信息的安全性，采用安全保密措施。具体而言工作中需要强化对信息安全技术的采用，让数字化、信息化档案工作处于安全状态之下。定期进行档案的信息化、数字化系统的检查及处理，比如可以定期杀毒等等，这样才可以保障干部人事档案的安全性，提高企业的工作实效。

（四）提高工作人员素质

新时代之下，企事业档案工作人员需要积极参与到信息化学习中，具体而言企事业单位可以组织信息技术学习培训，并鼓励工作人员自主学习互相交流，通过多种学习途径提高档案信息化管理工作能力。此外企事业单位还可以通过线上线下的方式构建企业内部的交互平台，提高工作人员的业务能力、责任意识，促进工作发展。

结束语：简言之，在社会发展背景之下档案工作越发重要，因此工作人员需要意识到其工作过程中出现的问题，并采取针对性的措施进行优化，提高工作实际效果，促进企业的发展。

参考文献：

[1]王艳.浅谈企业干部人事档案材料收集归档工作[J].云南档案,2022(06):61-63.

[2]吴桂芬.完善干部人事档案材料收集归档工作制度的思考[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022(06):94-96.

[3]庄菁.完善干部人事档案材料收集归档工作制度的思考[J].中国产经,2021(22):33-35.