新时期城建档案管理工作创新思考

新时期城建档案管理工作创新思考

何敏燕

中山火炬高技术产业开发区住房和建设局 528437

【摘要】城建档案是城市发展过程中的记录，对于城市可持续发展具有积极意义。但是在现实城建管理工作当中，因为它本身专业化服务特色决定了它必须不断强化质量保证。在现代社会日益发展的背景下，城建档案管理工作不断创新是社会发展到一定阶段的必然趋向，同时能够推动城建档案管理工作质量和效率的持续提升。

【关键词】新时期；城建档案管理；创新；

1. 引言

建设档案工作要顺应时代的发展，要有打造思路，推动档案管理工作有序开展，要想更好的为都市发展提供便利，就必须对档案工作进行改革创新，才能提高工作效率城建档案含有许多珍贵的影像和文字等重要信息，把这些有益的信息融合在一起，保证其信息的真实和准确，城建档案管理工作，才能给城市建设带来更全面、更高质量的信息，城市建设中会和人和单位企业及其他利益发生关系，拆迁，道路改造等等，而其中城建档案则提供给他们精准的信息，为城市的公共事业做出了重大贡献，强化城建档案管理可以极大地节省成本资金用于城市工程建设，保证工程建设高效进行，推动城市建设稳步发展。

2. 新时期城市档案管理创新工作的重要性

城市档案可以提供城市发展轨迹的全面记载，对城市的发展和文化的继承具有十分重要的作用。但在我国城市化进程不断加快的背景下，原城建档案管理方式已无法适应现阶段城市发展的需要，需要加快城建档案创新，使之能与城市发展现状相一致，从而更好地推动城市发展。城建档案对于城市的发展有着非常重要的意义，其主要表现为居民搬迁和市政工程道路建设等方面，这时档案所发挥的功能是通过多个角度来实现的、全方位提供有关数据，通过不同途径对城市建设与发展具有重要公共效能作用，这是城建档案所具有的重要价值。城建档案管理人员在对城市进行建设时，要对城建档案价值给予足够重视，并对档案管理方式进行创新，从而促使档案能够在城市发展过程中发挥更大作用。

3. 新时期我国城市档案管理存在的问题

3.1档案管理不规范

城市建设中的城市建设文件的标准化水平参差不齐，文件的分级不够科学，文件的汇编也不够规范，且档案资源存储不合理。如建设工程档案资料规范化管理程度较低、管理程序不健全、随意性大等，造成城建档案资源的检索不准，不利于城建档案发挥其应有功能。

3.2城建档案管理认识不到位

有一部分人尚未适应新时期发展的需要，仍按传统方式管理档案，亦未给予重视，档案管理部门名存实亡，对档案管理认识严重不足，不了解城建档案管理工作的重要意义，使档案管理工作进度缓慢，给城市建设的发展造成不良影响。

3.3档案管理配套设施不够健全

当前，很多城建部门还未认识到信息技术在档案管理工作中的重要作用，所以也未引进计算机和其他先进设备。在进行档案管理工作时，仍以单一的方式进行，这在一定程度上降低了文件的准确性。而且，由于岁月的推移，纸张文件还很有可能发生丢失和破损的情况，从而导致了文件管理中的资料扭曲。

3.4档案收集范围窄

城乡建设档案馆的城建档案收集工作还比较薄弱，主要是收集城市的“有形”的记忆，比如突出城市的物质文化、古老的道路、古老的建筑；不同程度地忽略了对城镇“非物质”的收集，如城乡风俗习惯、民间风俗等，导致其对“非物质”的回忆缺乏整体性。精神遗产折射的是一座城市的“隐形”记忆，但是就城建档案征集工作的艰巨性而言，城建档案馆在征集城市无形记忆工作中存在较大困难，且现行收集范围较窄，严重限制城建档案馆馆藏资源的利用。

3.5城建档案管理工作人员的总体业务水平需要进一步的提高

我国城建档案管理工作开展得比较晚，虽也形成了一些档案管理体系，但受多种因素影响，城建档案管理体系还存在不少问题。其中比较突出的是城建档案管理人员整体业务水平需要进一步提升，从管理方式来看还是传统档案管理，对使用计算机网络之下的信息化管理方式还不具备更高水平，在此背景之下，极易使城建档案管理工作与社会发展产生脱节现象，这对于档案管理人员本身素质及业务能力培养也有较大限制，所以城建档案管理中，工作人员整体业务素质提升势在必行。

4. 新时期城市档案管理创新工作的改进措施

4.1规范城建档案管理，提高工作效率

城市建设档案馆应在建设过程中，对其进行标准化管理，以提高其工作效率和工作品质。从四个方面来看，加强城市建设档案的审核，尤其是对在建设中已经完成工程的档案资料真实性和完整性进行仔细核查。如移交建设工程项目备案材料时，要确保准备文件及施工文件，竣工文件齐全，符合城建档案管理的要求。管理城建档案时，要根据自身发展的实际情况和需要，制订切合实际的城市建设文件著录规则，推行规范化、标准化档案管理，不断提高城建档案管理的效率。另一方面对城建档案进行案卷组合与管理要尽量推行标准化管理。如果在城市建设文件的整理工作中，一旦出现缺页的情况，案卷内容错乱，就应该主动采取必要措施进行处理，对有关档案的各种文件材料都要重新进行编号和组合，实现了城市建设文件归档工作的规范化、制度化、科学化。在此基础上，实现了城市建设文件的分类编号、命名的准确性。如发现意义比较模糊的档案名称要及时进行处理，防止使用计算机检索中出现不能辨认的现象。为了不断提升档案检索工作效率，城市建设档案馆还应当对城市建设档案进行分类管理，以更实际的方式保证其查寻精度

[1]。

4.2积极更新工作观念

时代的进步使城建档案管理的需求不断改变。在新时代推进城市建设档案工作的高水平与高效能，需要持续增强城建档案管理时效性，强化城建档案管理标准化和规范化建设。这就需要有关档案管理工作人员及时对工作观念进行更新。开展档案管理工作初期，采集档案内数据时，应确保采集数据全面深入，而非仅仅止于表面，我们应该对此有一个深刻的认识和探索，不然到了后期系统化整理的时候，我们将会遇到很多的难题。如能在早期收集阶段对其有关信息均有深入分析和理解，则可作为以后工作的数据基础。在归档与立卷环节，应注重按照档案类别科学划分，应尽可能细化归类，同时也应确保归档与分类环节档案资料完整。城建档案管理单位也应该制定与其配套的档案管理工作流程和标准，以规范相关人员的行为。这样既能够进一步明确城建档案管理工作内容，又能够明确工作人员工作职责，工作内容和责权。从而推动城建档案管理工作有序进行[2]。

就目前阶段我国城建档案管理工作而言，多数人尚未认识到加强城建档案管理工作具有重要意义，所以工作人员在开展工作时对于工作自身重视程度不够，比较消极的工作态度容易造成工作效率和质量不高。新时期城市建设工作已经逐步向多元化方向迈进，如何推动城市建设档案工作的质量与效能，就必须要求相关工作人员能及时改变工作理念，并且开展积极的工作理念创新，这样才能够提高自身对于城建档案管理工作的关注度，并且能够结合现阶段时代发展特征，积极地创新和提升档案管理工作。

4.3积极开展档案管理信息化工作

由于城建档案记载着大量信息，其内容复杂，劳动强度较大，为有效减轻工作人员压力，提高档案管理效率，就必须把信息技术和档案管理有效融合在一起，推动档案工作的信息化，实现信息的共享。为了推动我国的档案工作的信息化，有关方面需要加强对档案工作的关注，加大经费的投资，购置计算机；扫描器和打印机。推进城市建设档案工作的信息化建设，也要注意到网络技术存在着一些不稳定的因素，很容易被病毒，黑客等侵入，甚至有些不法分子会在利益驱动下盗窃档案数据资料，所以，需要对该信息设备的安全性进行进一步的提高，并在其上安装一个杀毒软件、一个防火墙、一个身份验证系统等。这样，才能确保文件的保存和城市建设文件的管理运行方式的最优[3]。

4.4拓展档案收集范围和馆藏资源

为了避免城市记忆丧失，城建档案馆应采取多种手段与方法拓展档案收集范围。一是要制定和健全城市建设文献信息收集规划，明确所需采集城建档案材料并将采集任务详细到每个档案管理人员手中，从多方面全面采集档案信息。二是转变城市建设文件的方法，创新城市建设文件的收集方法，既将城乡建设档案资料存档进馆，并将分散在各个城市的无形的回忆中进行征集。比如，加强对城建文件的收集和推广，并鼓励各单位和市民主动地进行城市的非物质回忆的传递，并以完整方式征集城建档案资源并予以认定、整理归档进馆保存城市记忆并遗留真实完整信息资源。

城建档案种类丰富多彩，载体形式多种多样，在城市建设档案馆中，要注意对现有的档案资源进行最优的配置，包括各种种类、形态的城市建设档案，在进行城市建设的过程中，还要不断地进行改革，使档案资源得到较好的保存。如果历史厚重感强的古建筑可以转化为实物档案资源供有关利用者查阅；对有城市记忆而又不能进馆保管的城建档案可采用照片形式记录，并配合文字说明以清楚特定地理位置，便于利用者寻找档案资源[4]。

4.5强化提高档案管理人员的素质

城建档案管理中所涉及的范围较广且较为繁杂，需要从事城建档案管理工作的人员具备更高的素养，也可以积极将现代网络技术运用到工作当中，强化相关知识，多渠道补充档案管理方面的有关信息。工作之余也能够让档案管理人员主动查找学习有关成功管理案例及其中蕴含的管理思想等，能够逐步提高城建档案管理水平。与此同时，在城建档案管理的日常事务中，工作人员应该及时和其他相关部门进行良好的沟通和联系，这样才能够切实促进档案整理工作的开展、归档及其他管理工作质量及效率应充分确保城建档案内容准确，完整及规范。城建档案管理部门也可通过定期举办培训等方式有针对性地培训和提高档案管理人员的能力及素质。为了确保培训工作成效，应结合档案管理工作人员实际开展不同培训，以推动档案管理工作人员综合素质持续提高。只有持续加强档案管理人员素质培养，让自身专业素养得到持续提高，城建档案管理工作开展时，才能够更科学合理地应对其中出现的各种问题，确保档案信息准确和规范[5]。

5. 结语

在新时期的背景之下，城市建设档案工作必须要有一种革新的观念，明确它的重要性，并且要跟上时代的发展潮流，制定科学、合理、高效的策略来提升档案管理水平，完善档案管理机制，提高档案管理队伍的质量，创新服务方式，不断创新技术，强化技术运用，推动档案管理工作可持续发展，从而更好地为城市建设提供良好参考依据。

【参考文献】

[1]刘朝霞.浅谈新时期城建档案管理工作创新[J].建筑工程技术与设计,2018,000(22):5761-5761.

[2]王兰.新时期如何创新城建档案管理工作[J].城建档案,2021,000(8):59-60.

[3]张红燕.新时期创新城建档案管理工作的策略研究[J].大众标准化,2021,000(14):188-190.

[4]王春梅.新时期如何创新城建档案管理工作[J].赤子,2018,000(14):142-142.

[5]宫寒秋.浅谈新时期怎样创新城建档案管理工作[J].兰台内外,2020,000(2):18-19.