基于干部人事档案专项审核工作的高校人事档案管理探究

基于干部人事档案专项审核工作的高校人事档案管理探究

彭丽斯

广东南华工商职业学院  广东广州  510507

摘要：在高校人事档案管理过程中，干部人事档案专项审核可以有效保证档案信息的真实性与准确性，在很大程度上决定了人事档案工作的质量。但随着新时代的到来，高校人事档案管理环境也发生了变化，需要尽快推进档案管理的创新拓展。本文结合高校人事档案管理的基本情况，立足于干部人事档案专项审核角度，分析了现阶段档案管理存在的具体问题，最后从积极转变档案管理意识、做好档案材料的审核管理、搭建精细化档案管理制度、加快电子档案管理创新等方面，探讨了高校人事档案管理的有效策略。

关键词：人事档案；专项审核；档案管理

引言

干部人事档案囊括了干部成员的道德、能力、廉洁等多个维度的数据，可以在教职工干部选拔、职称评选等环节中发挥作用，是高校管理的重要依据之一。特别是随着高校扩招等多项战略的全面实施，高校内外部环境发生了较大变化，给人事档案管理也带来了诸多挑战。通过干部人事档案专项审核工作，可以透露出高校人事档案管理的现存困境与不足，并在后续时间里积极探索档案管理的创新方向。这里也结合我国高校的实际情况，谈一谈人事档案管理的现存困境与突破之道。

1  干部人事档案专项审核视域下高校人事档案管理存在的问题

在新时代背景下，高校人事档案管理体系已经实现了创新拓展，融入了新型管理理念和信息化管理技术，但依然存在一些显著问题，这里也进行综合阐述。第一，部分高校并没有在干部人事档案专项审核中引入基层教职工的力量，同时也没有全面推行责任意识，导致档案管理意识相对落后，很难支撑档案管理的转型发展[1]。第二，一些高校在审核干部人事档案的时候，存在粗放化情况，并没有深入到干部人事档案产生与使用的全过程环节中，导致部分档案在录入与归档的时候就存在错漏，在后续使用的时候也无法及时甄别。这无疑会给档案管理工作带来不必要的负面影响。第三，一些高校的干部人事档案管理制度还比较陈旧，并没有结合学校内外部环境的变化进行更新。在高校扩招等多种战略的影响下，档案管理格局也发生了变化，学校多项事务都需要深层次应用干部人事档案资料。在没有相应制度作为匹配的情况下，干部人事档案就很难得到较好应用。第四，在当前信息化时代背景下，部分高校的干部人事档案管理表现出了较强的不适应性，没有形成基于互联网的电子档案管理体系，导致档案审核与使用长期处于低效状态。

2  基于干部人事档案专项审核工作的高校人事档案管理策略

2.1  积极转变档案管理意识

高校干部人事档案管理过程中，也需要积极转变档案管理意识，使得档案专项审核工作可以高质量进行。第一，高校干部人事档案管理应该契合校情，更好服务于学校的人才测评、人事任免等工作。在搭建干部人事档案专项审核体系的时候，也要结合学校实际情况制定规章制度，增强档案管理的针对性。第二，高校后续可以通过开放干部人事档案信息系统，各个教职工都可以将自己所获得的最新成果和奖励资料补充到系统中。如果发现系统中关于自己或他人的档案数据存在错漏，也可以及时上报，由档案管理人员进行修正[2]。通过这种方式，可以逐步形成干部人事档案全员审核体系，进一步提高档案数据的真实性与全面性。第三，高校应该加强档案管理者与形成者的责任意识，引导这些人员明确自身岗位所肩负的责任与义务，促使他们积极主动参与到岗位工作中，提高档案管理的质量。

2.2  做好档案材料的审核管理

干部人事档案必须要保证全面性与精准性，建立完善的档案材料审核管理体系。第一，做好前端控制工作。高校在人事档案产生的前期阶段，可以通过档案知识宣传等工作，提高教职工人员对于档案重要性的认知水平，引导他们如实上报档案数据，仔细核对填写内容，避免出现错漏。对于故意瞒报或错报的教职工人员，还要进行必要的惩罚。第二，做好归档审核控制工作。在干部人事档案归档的时候，审核人员也要做好鉴别、审查等工作。对于那些不真实、不完整、不规范的材料，需要根据实际情况进行删减和补充，在审核无误以后盖上公章，完成归档[3]。第三，做好档案使用过程的审核工作。在干部人事档案使用过程中，如果发现档案材料缺失、档案数据错漏等问题，应该及时联系相关部门或人员进行补充与更正，保证档案的准确性。在干部人事档案管理权限出现变更的时候，需要对全部人事档案进行审核，并做好档案数据的转递等工作，保证干部人事档案的使用效率。

2.3  搭建精细化档案管理制度

干部人事档案是高校的重要档案资料，需要搭建精细化档案管理制度。高校可以结合《干部人事档案工作条例》等文件，编制干部人事档案使用的标准化流程，保证这类档案数据的归档、调用、审核、整理、传递等各个环节都符合相关标准，促使高校档案管理工作步入科学化与制度化的新局面。第一，夯实档案收集制度。高校人事档案管理部门应该介入干部人事档案资料产生的源头部门，逐步构建纵横交织的档案收集网格体系，并搭建定期收集、集中收集、不定期更新等多元化收集模式。第二，建立档案调用审批制度。干部人事档案是高校内外部管理的重要资料，但由于此类资料具有一定的保密性，需要建立完善的审批制度。这里高校可以制定完善的权限等级制度，给每一位教职工分配干部人事档案的使用权限，提高档案数据调用的规范性。与此同时，高校还要记录各个内外部事务使用干部人事档案的情况，总结现行审批制度的不足之处，进行审批制度的完善与更新。

2.4  加快电子档案管理创新

在信息化时代背景下，传统档案管理体系也开始进行电子化转变，以此来突破高校人事档案重立档、轻使用等问题，提高人事档案的利用率。在具体建设电子档案管理系统时，高校可以推进干部人事档案的信息化与网格化管理，在管理流程上朝着自动化和信息共享的方向发展，使得干部人事档案可以在学校内部、学校之间、上级主管等多个领域进行互通，提高档案的共享水平。在此基础上，高校可以搭建干部人事档案信息库，在保密政策的框架内，允许个人和社会使用干部人事档案，适当提高高校档案信息的公开性。在电子档案内部应用方面，高校也要结合信息系统进行流程再造，实现职称评定、档案审核认定、任前档案审核、养老保险核算等多项工作的线上化转变，同时还要对干部人事档案的关键信息进行提取、维护、更新，提供最新的信息支持。除此之外，目前很多高校都开始全面推行OA办公模式，但干部人事档案归档时会将OA中的电子文件下载打印并盖上公章进行归档，造成了人力与时间的浪费。因此后续高校可以强化OA办公模式与干部人事电子档案管理系统的融合，完成电子档案文件的对接，实现档案数据在信息化系统中的自动化流转，在提高效率的同时也能够有效避免人为失误。

3 结语

在信息化时代背景下，高校人事档案管理应该加快数字化转型步伐，在符合保密性相关要求的基础上，最大程度提高档案数据的利用率，使得档案数据可以发挥价值。对于干部人事档案管理工作来说，需要依托于现代信息化技术搭建档案数据共享系统，并优化档案审核与调用的流程环节，实现档案数据的同步更新和灵活调取，给高校人才服务提供全方位的数据支持。通过这些方式，高校人事档案管理就可以尽快适应互联网环境，并做好干部人事档案专项审核工作，用于各项内部管理事务中，逐步提高学校的人才优势，凸显自身的核心竞争力。

参考文献：

[1]陈桂香.高校干部人事档案专项审核工作存在的问题及对策[J].办公室业务,2023(10):173-175.

[2]翟福贞.高校干部人事档案专项审核全覆盖工作探析——以南京工业职业技术大学为例[J].办公室业务,2023(09):126-129.

[3]杨立志,潘璐,金博.基于专项审核视角的高校干部人事档案管理效能提升路径研究[J].档案管理,2023(01):98-100.