会计档案管理创新研究

会计档案管理创新研究

张为国

滕州卷烟厂 山东滕州277599

一、摘要

会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。本文根据滕州卷烟厂会计档案管理的实际情况指出了滕州卷烟厂在会计档案管理工作中存在的主要问题，并提出了改进会计档案管理的新手段。

二、会计档案定义及必要性

（一）会计档案的定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报告、审计报告、查账报告、验资报告、财务会计制度、储存在磁介质（软盘、硬盘、磁带、存有会计数据的计算机系统等）、光盘上的会计数据及打印成书面形式的各类会计数据信息、凭证、账表等以及其他与经营管理有关的重要文件等会计资料。

（二）会计档案科学管理的必要性

1.会计档案是我厂档案管理的重要组成部分，是记录和反映我厂经济业务的重要材料。会计档案作为我厂精益管理的原始数据，是综合反映我厂已发生或已完成的各项经济活动，考核经济活动的过程和结果的真实记录。

2.完整准确的会计档案对于研究我厂各时期的经济和财务活动具有重要作用，是制定政策、研究问题和开展经济活动的可靠依据。无论在制定经济计划, 进行经济可行性研究, 作出经济决策等都需要会计档案提供大量的信息,会计人员通过对会计档案提供的信息对比和分析，预测我厂生产经营的总体趋势，增强经营决策的科学性和前瞻性，从而降低企业生产成本，促进我厂经营决策的战略管理。

3.会计档案,尤其是会计凭证,既是记录经济业务,明确经济责任的依据,又是登记账簿的依据。同时,通过会计凭证可以查明各项经济业务是否符合有关政策、制度, 防止违法乱纪的事情发生。

三、会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案管理人员素质有待提高，档案管理混乱

财务处设兼职档案管理员，负责会计档案的整理、装订、保管、查阅及销毁工作。会计档案管理创新前虽设有兼职档案管理员，实际上只是形同虚设，会计档案管理员未深刻认识到会计档案管理的重要性。大多数会计人员虽然熟悉会计处理，但是缺乏会计档案管理相关知识，会计档案管理人员的素质亟待提高。会计档案的专业性较强，而档案管理人员大多只具备一般的档案管理技能，对会计专业的知识知之甚少，不能完全胜任会计档案的管理工作。会计档案的立卷、归档、保管、交接等程序未严格按照相关规定进行办理。归档的会计档案借阅未按程序办理相关借阅程序，可能存在着其他会计人员借阅会计档案未及时归还，会计档案丢失的风险。归档的会计档案未严格按照会计档案类别进行分类管理，会计档案存放混乱，查阅会计档案时浪费过多的时间在查询过程中。

（二）档案管理职能缺失，档案管理质量没保障

    财务部门由于人员限制、职能分配等，普遍存在一人多岗现象。对于会计档案管理职能，我厂由专职会计人员兼任。这样，在人员精力、主要工作职能与档案管理发生冲突时，往往会以弱化档案管理、降低档案管理质量为代价。这必然使得档案质量下降，不能严格按照财务会计档案管理规定收集、保管、使用等现象存在。现在财务人员更倾向于依靠会计软件办公，获取数据、分析报告、统计信息等用起来很方便，致使会计人员过多依赖会计管理软件而对纸质会计档案关注不够，当一些特殊情况发生时，比如数据库出现了硬伤问题如果没有规范的纸质会计档案工作就没法开展下去。

（三）会计档案的保管场所不妥当

因历史遗留问题财务处仍保留多年会计档案，未及时按规定移交至厂档案管理部门。会计档案室相关配套安防设施不齐全等，一旦存在安全隐患，后果将很严重。部分会计档案仍存放在财务办公室，存在着因办理业务人员较多时，其他部门人员，在未经过财务部门同意下擅自借阅会计档案不归还财务处，会计档案丢失的风险。

（四）电子会计档案没有和纸质会计档案同步归档

会计档案的收集不够齐全、完整，电算化会计材料没有和纸质会计档案同步归档。我厂会计电算化工作已经推行多年，但是电子会计档案管理工作还没有全部同步开展，存在着只有纸质的会计档案没有电子档案的现象。

四、会计档案创新管理

本年度上半年财务处加强对会计档案的管理，组织相关人员加强对会计档案的整理，建立健全会计档案管理制度，加强会计档案管理，实现会计档案管理创新，提高我厂会计档案管理质量。

（一）健全会计档案管理制度

财务处结合我厂会计档案管理的实际工作情况,完成了对我厂《会计档案管理办法》的修订工作，优化了会计档案管理流程，明确了会计档案的定义、范围及会计档案的整理、装订、保管、查阅、销毁等具体流程，规定了兼职会计档案管理人员的职责及相关工作要求。对会计档案实行科学化管理，以便使会计档案管理工作有章可循, 使会计档案管理走向科学化管理的轨道。

（二）进行会计档案分类整理，移交厂档案管理部门

财务处组织相关人员对我厂以前年度会计档案按照会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类四个类别按年月进行分类，整理编号成盒，对于已超保管期限的会计档案进行封箱，并整理汇总会计档案移交清单，按照《会计档案管理办法相关规定》，对保管期限满一年的会计档案按照相关交接程序完成与厂档案管理部门完成会计档案交接工作。财务处在综合办公楼八楼另设资料管理室，对于当月形成的会计档案，及时整理，装订成册，由经办人员按月进行整理归档后连同保管满一年的会计档案，移交至财务处资料管理室，财务处资料管理室，由兼职档案管理员负责管理。

（三）完善会计档案借阅手续

财务处《会计档案管理办法》及档案管理部门《综合档案控制程序》明确规定了会计档案的相关借阅程序。财务处按照相关要求建立会计档案《借阅登记簿》，会计档案原则上不得对外借出，如有特殊需要需经单位负责人批准后，办理相关借阅手续。本单位人员借阅会计档案需经财务部门负责人批准后，由档案管理员办理相关借阅程序。财务处档案管理员对会计档案的借阅、归还认真及时登记, 并注明借阅人姓名、时间和会计档案名称, 然后由借阅人签字, 借阅人归还会计档案时, 会计档案管理员认真检查会计档案的完好性, 看其有无涂改、损坏, 防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁, 确保会计档案的安全和完整, 确保机密文件不丢失、不泄密。

（四）加强对电子会计档案的管理

电子档案经办人员定期把经过鉴定符合归档条件的电子档案归类、整理后移交至档案管理员，按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上，并确保归档的电子档案具备真实性、可靠性、完整性和可用性。财务处档案管理员对电子会计档案进行收集、整理和分类。并对电子会计档案定期备份，在本机进行备份的同时备份在其他存储介质中，定期对备份数据进行有效性恢复检查。

（五）加强会计档案管理学习，提高档案管理人员素质

财务处档案管理人员进行会计档案管理相关知识的学习，并加强与厂档案管理部门的交流，学习档案管理的经验。提高会计档案业务水平，增强整理立卷实际操作水平。