工程合同档案信息化管理的作用及措施

工程合同档案信息化管理的作用及措施

张亚群

蜀道投资集团有限责任公司材料集采分公司 四川省成都市 610095

摘要：在工程项目建设中，会形成很多合同档案，对这些合同档案做好管理，能够为工程项目管理提供辅助。在当前的信息化时代下，工程合同档案管理，也需要实现信息化转型，将信息技术、设备等运用于合同档案管理之中。基于此，文章首先针对工程合同档案信息化管理的积极作用展开分析，反思当前管理工作存在的不足，并提出推进合同档案信息化管理的措施方法，以供参考。

关键词：工程项目；合同档案；管理；信息化；作用；措施

工程项目建设会涉及到很多合同，如采购合同、人事合同、融资合同、租赁合同等等，这些合同档案，是工程开展的基本支撑。由于工程项目的建设规模大、建设周期长、参与要素多，这导致合同档案资料也很多，必须要对其做好管理，才能为工程管理提供服务。作为合同档案管理人员而言，就要抓住信息化管理的要点，推动合同档案管理的创新变革。

一、工程合同档案信息化管理的积极作用

实现合同档案管理信息化，这是目前的一个主流趋势。针对工程建设而言，实现信息化管理，具备多方面的积极作用，这需要形成相应的认识。

1.提升合同档案管理效率

    工程项目的合同档案内容丰富且繁杂，在管理上具有一定的难度。合同档案关系，涉及到了资料搜集、整理、保管、利用等多个方面。在传统的管理模式下，依靠人工来完成这些方面的工作，需要花费较多时间，从而导致管理效率较低。而通过实施信息化管理，在信息技术和设备的支持下，能够让各环节工作的用时大大缩短，从而提升合同档案的管理效率，取得更好的效果。

2.有利合同档案开发利用

    在当前的工程项目管理中，对合同档案进行开发利用，是辅助工程管理的重要手段。合同档案作为工程执行的依据，在遇到问题时，需要灵活运用合同，来维护自身的正当权益。对于合同档案的开发利用，利用信息技术，可以起到有利的作用。基于大数据、云计算、数据挖掘、人工智能等技术，可以设立多元化的指标，通过多元化的形式，对合同档案进行分析，提炼出其中有价值的信息。

3.推动工程项目有序建设

做好合同档案管理，对于保障工程有序建设，也有积极的意义。比如在工程建设中，经常会出现工程变更的问题，在面临工程变更时，就要依照合同来对变更进行约束，并且提出索赔，保障工程建设能够顺利推进。

二、工程合同档案信息化管理面临的问题

信息化管理目前已经成为各行各业的一个共识，针对工程合同档案管理而言，也需要积极跟进，打造信息化的管理体系。然而从目前实际来说，不少工程企业在合同档案管理方面，并没有有效落实信息化管理，信息化水平还较低，面临的主要问题，有以下几个方面：

1.管理人员的信息化素养不高

从目前工程企业的合同档案管理来看，负责这方面工作的管理人员，往往并不具备较好的信息化素养，对于信息技术、设备、系统等方面的认知不足，不具备相应的专业技术，这样一来就无法有效实现信息化管理。从实际来说，一些工程企业虽然建立了信息系统，但都是通过外包第三方来进行建设和维护，档案管理人员只会基本的操作，无法进行高级别的信息化管理活动。所以，要想信息化管理取得理想成效，就要提高管理人员的信息化素养。

2.合同档案管理的深度不足

在信息化管理背景下，需要提升合同档案管理的深度，要摆脱以往单纯的资料整理和保管，深入挖掘合同档案内有价值的信息，用于辅助工程建设和管理。不过，从目前的实际情况来说，一些企业虽然有运用信息化的管理策略，但是还是局限于资料搜集和保管，并没有依托信息技术对合同档案进行深入挖掘，这导致合同档案的价值没有发挥出来。

3.合同档案的信息交互不足

针对工程合同档案展开管理时，需要确保信息交互，不同部门、不同子项目之间要保持信息交互流通，这样才能为管理工作提供更好的服务，也有助于信息化管理的实现。不过，从目前实际来说，工程合同档案管理中，并没有建立起良好的信息交互机制，合同档案之间的信息存在隔阂，这影响到了管理工作的实效性。

三、工程合同档案管理的信息化策略

鉴于当前合同档案管理存在的问题，需要采取信息化策略，来提升管理水平，让合同档案可以在工程建设中发挥出更大的作用。

1. 提升管理人员的信息素养

要想让合同档案管理达到较高的信息化水平，那么必然需要管理人员自身具备较高的信息素养，能够对一些主流的信息技术、信息设备和系统实现运用，这样才能让合同档案管理有效开展。对于工程企业而言，一方面需要从外部引进具有专业信息技术的管理人才，将其纳入到合同档案管理工作队伍中。另一方面，要对企业现有的管理人员进行培训，开设专门的信息技术学习班，向合同档案管理人员展开信息技术培训，使其掌握相应的信息技术，并运用于管理工作当中。

2. 运用信息技术加强开发利用

在合同档案的管理中，除了做好档案资料的搜集与整理之外，还需要特别重视合同档案的开发利用，挖掘其中有价值的信息，用于辅助工程管理。首先，可以对数据挖掘技术进行利用。数据挖掘技术，可以通过设立具体的指标，对既有数据有针对性地展开挖掘和分析，提炼出其中的数据规律和特征。在工程项目的成本管理中，就可以立足合同造价，对工程档案中的成本数据进行挖掘分析，了解当前成本支出情况，为成本管理决策提供参考。其次，可以利用BIM技术，结合工程档案，建立施工BIM模型，分析施工进度，为进度管理提供信息支持。

3. 建立信息共享机制提升管理效率

    合同档案的信息化管理，还需要建立信息共享机制，要加强工程信息的流通和分享，提升管理效率。比如，可以建立工程信息共享系统，对接工程各部门，各个部门需要将信息同步到系统中，这样一来就可以在系统中，汇总工程建设的全部信息。在此基础上进一步依托信息技术，生成工程档案，将相关信息分门别类进行整理。

结束语：

随着信息技术的发展和应用，在工程合同档案管理中，也需要积极推进信息化管理。从管理实践的角度而言，工程企业需要提升管理人员的信息素养，利用信息技术加强合同工档案的开发利用，同时要建立信息共享机制，提升管理效率。多管齐下，让合同档案管理实现较高的信息化水平。

参考文献：

[1]刘然.高速公路工程档案资料的信息化管理策略[J].现代企业,2022(10):20-22.

[2]张茉.工程档案信息化及质量监控评价体系研究[J].城建档案,2020(12):11-12.

[3]陈晓悦.加强合同档案信息化管理的作用及措施[J].黑龙江科技信息,2017(15):263.