工程合同档案信息化管理的作用及措施

(整期优先)网络出版时间:2023-11-09
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工程合同档案信息化管理的作用及措施

张亚群

蜀道投资集团有限责任公司材料集采分公司 四川省成都市 610095

摘要:在工程项目建设中,会形成很多合同档案,对这些合同档案做好管理,能够为工程项目管理提供辅助。在当前的信息化时代下,工程合同档案管理,也需要实现信息化转型,将信息技术、设备等运用于合同档案管理之中。基于此,文章首先针对工程合同档案信息化管理的积极作用展开分析,反思当前管理工作存在的不足,并提出推进合同档案信息化管理的措施方法,以供参考。

关键词:工程项目;合同档案;管理;信息化;作用;措施

工程项目建设会涉及到很多合同,如采购合同、人事合同、融资合同、租赁合同等等,这些合同档案,是工程开展的基本支撑。由于工程项目的建设规模大、建设周期长、参与要素多,这导致合同档案资料也很多,必须要对其做好管理,才能为工程管理提供服务。作为合同档案管理人员而言,就要抓住信息化管理的要点,推动合同档案管理的创新变革。

一、工程合同档案信息化管理的积极作用

实现合同档案管理信息化,这是目前的一个主流趋势。针对工程建设而言,实现信息化管理,具备多方面的积极作用,这需要形成相应的认识。

1.提升合同档案管理效率

    工程项目的合同档案内容丰富且繁杂,在管理上具有一定的难度。合同档案关系,涉及到了资料搜集、整理、保管、利用等多个方面。在传统的管理模式下,依靠人工来完成这些方面的工作,需要花费较多时间,从而导致管理效率较低。而通过实施信息化管理,在信息技术和设备的支持下,能够让各环节工作的用时大大缩短,从而提升合同档案的管理效率,取得更好的效果。

2.有利合同档案开发利用

    在当前的工程项目管理中,对合同档案进行开发利用,是辅助工程管理的重要手段。合同档案作为工程执行的依据,在遇到问题时,需要灵活运用合同,来维护自身的正当权益。对于合同档案的开发利用,利用信息技术,可以起到有利的作用。基于大数据、云计算、数据挖掘、人工智能等技术,可以设立多元化的指标,通过多元化的形式,对合同档案进行分析,提炼出其中有价值的信息。

3.推动工程项目有序建设

做好合同档案管理,对于保障工程有序建设,也有积极的意义。比如在工程建设中,经常会出现工程变更的问题,在面临工程变更时,就要依照合同来对变更进行约束,并且提出索赔,保障工程建设能够顺利推进。

二、工程合同档案信息化管理面临的问题

信息化管理目前已经成为各行各业的一个共识,针对工程合同档案管理而言,也需要积极跟进,打造信息化的管理体系。然而从目前实际来说,不少工程企业在合同档案管理方面,并没有有效落实信息化管理,信息化水平还较低,面临的主要问题,有以下几个方面:

1.管理人员的信息化素养不高

从目前工程企业的合同档案管理来看,负责这方面工作的管理人员,往往并不具备较好的信息化素养,对于信息技术、设备、系统等方面的认知不足,不具备相应的专业技术,这样一来就无法有效实现信息化管理。从实际来说,一些工程企业虽然建立了信息系统,但都是通过外包第三方来进行建设和维护,档案管理人员只会基本的操作,无法进行高级别的信息化管理活动。所以,要想信息化管理取得理想成效,就要提高管理人员的信息化素养。

2.合同档案管理的深度不足

在信息化管理背景下,需要提升合同档案管理的深度,要摆脱以往单纯的资料整理和保管,深入挖掘合同档案内有价值的信息,用于辅助工程建设和管理。不过,从目前的实际情况来说,一些企业虽然有运用信息化的管理策略,但是还是局限于资料搜集和保管,并没有依托信息技术对合同档案进行深入挖掘,这导致合同档案的价值没有发挥出来。

3.合同档案的信息交互不足

针对工程合同档案展开管理时,需要确保信息交互,不同部门、不同子项目之间要保持信息交互流通,这样才能为管理工作提供更好的服务,也有助于信息化管理的实现。不过,从目前实际来说,工程合同档案管理中,并没有建立起良好的信息交互机制,合同档案之间的信息存在隔阂,这影响到了管理工作的实效性。

三、工程合同档案管理的信息化策略

鉴于当前合同档案管理存在的问题,需要采取信息化策略,来提升管理水平,让合同档案可以在工程建设中发挥出更大的作用。

  1. 提升管理人员的信息素养

要想让合同档案管理达到较高的信息化水平,那么必然需要管理人员自身具备较高的信息素养,能够对一些主流的信息技术、信息设备和系统实现运用,这样才能让合同档案管理有效开展。对于工程企业而言,一方面需要从外部引进具有专业信息技术的管理人才,将其纳入到合同档案管理工作队伍中。另一方面,要对企业现有的管理人员进行培训,开设专门的信息技术学习班,向合同档案管理人员展开信息技术培训,使其掌握相应的信息技术,并运用于管理工作当中。

  1. 运用信息技术加强开发利用

在合同档案的管理中,除了做好档案资料的搜集与整理之外,还需要特别重视合同档案的开发利用,挖掘其中有价值的信息,用于辅助工程管理。首先,可以对数据挖掘技术进行利用。数据挖掘技术,可以通过设立具体的指标,对既有数据有针对性地展开挖掘和分析,提炼出其中的数据规律和特征。在工程项目的成本管理中,就可以立足合同造价,对工程档案中的成本数据进行挖掘分析,了解当前成本支出情况,为成本管理决策提供参考。其次,可以利用BIM技术,结合工程档案,建立施工BIM模型,分析施工进度,为进度管理提供信息支持。

  1. 建立信息共享机制提升管理效率

    合同档案的信息化管理,还需要建立信息共享机制,要加强工程信息的流通和分享,提升管理效率。比如,可以建立工程信息共享系统,对接工程各部门,各个部门需要将信息同步到系统中,这样一来就可以在系统中,汇总工程建设的全部信息。在此基础上进一步依托信息技术,生成工程档案,将相关信息分门别类进行整理。

结束语:

随着信息技术的发展和应用,在工程合同档案管理中,也需要积极推进信息化管理。从管理实践的角度而言,工程企业需要提升管理人员的信息素养,利用信息技术加强合同工档案的开发利用,同时要建立信息共享机制,提升管理效率。多管齐下,让合同档案管理实现较高的信息化水平。

参考文献:

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