信息化环境下水利工程档案规范化管理

信息化环境下水利工程档案规范化管理

王斌

呼和浩特市水资源与河湖保护中心  呼和浩特 010000

摘要:水利工程档案是水利工程建设的原始记录，为水利工程查考、维护、管理工作提供重要凭证。近年来，信息化、大数据改变了经济社会发展面貌，也成为水利工程档案管理的必由之路，为水利工程的高质量发展提供了坚实的信息数据支撑。随着水利事业建设热潮的来临，以信息化推动档案规范化，成为水利工程事业转型升级的主攻方向。

关键词：信息化；水利工程；档案

引言

水利工程项目的建设方式方法是可以相互借鉴、融会贯通的。因此，对水利工程档案进行规范化管理，对提升水利工程项目管理水平具有重要意义。2021年6月新修订的《水利工程建设项目档案管理规定》对档案工作者提出了更高、更明确要求，特别是在信息化时代，更应该不断完善水利工程档案资源体系建设，为水利工程档案插上数字化的翅膀，为水利部门做好基础档案服务工作，推动标准化、规范化、现代化档案管理提供支持，不断推动档案工作转型升级。

1水利工程档案管理的基本特征

1.1档案管理科学化程度要求高

水利工程档案的基本特性决定了管理的难度和差距：从种类上来看，水利工程建设涉及多个二级项目和环节，中间流程多、涉及人员多决定了收集整理的复杂性。水利工程在建设过程中受外界因素影响较大，增加了档案工作的不稳定因素。从规范性上来看，水利工程档案单位保管期限一般是两年，然后专门移交水利管理部门。这就对档案整理提出了更高的要求，既要管理好、整理好，又能符合标准移交好，对档案的收集、整理、归纳、移交等方面的连贯性、科学性提出了较高要求。

1.2档案管理标准化程度要求高

由于水利工程档案的种类比较多，其整理标准也有所不同，比如水道档案、桥梁档案、施工记录档案等，都有不同的标准，对专业化要求比较高。除此之外，水利工程设施的特殊性，档案归档的内容和范围也会发生变化，档案管理必须要根据政策标准及时调整，因此，总体来看，水利工程档案的管理难度要明显高于其他类别档案。

2信息化环境下水利工程档案规范化的重要意义

2.1档案信息化让查询利用更加便捷

目前，电子档案数量已经超过了纸质档案，信息载体不停迭代升级，让电子档案即便成倍增加也可以方便被存储利用。纸质档案数字化加工、智慧化开发也增加了电子档案的数量。电子传输不受载体限制，储存传输效率更高，更加高效便捷，数字化的水利工程建设项目档案，不仅便于存储、查询和调用，异地查档时，可通过在线档案查询利用平台、馆际传输等手段，实现线上传输，不必等纸质档案邮寄时间，更能提高档案利用效率。

2.2资源共享成为可能

过去，受累于纸质档案载体限制，水利工程文件的异地利用困难重重。信息化背景下，数字化之后的水利工程档案可以通过“数据多跑腿”来减少查询者跑来跑去的次数，签订跨馆利用协议的档案馆之间还可以实现资源共享，构建起一个庞大的专业档案数据库，统一标准、规范程序、循序渐进，提升档案资源利用率，不断推动位档案工作提档升级。

2.3准化认定成为共识

新技术条件下，各档案馆（室）对自己也有了新的要求，不仅满足于日常科室建设，而是争先创优，提升标准化水平，打造符合行业标准的馆（室）成为行业共识，各地纷纷出台本地的“十四五”档案事业发展规划，立足顶层设计，科学谋划方向，推动数字化新馆建设等，这也为档案更好保管利用打下坚实基础。同时，省级单位要在抓好本级单位标准化认定的基础上，将认定工作与监督指导相结合，充分发挥各级档案主管部门和行业主管部门作用。

2.4纸质数字文件收集同步开展

信息化时代，对水利工程原始归档文件档案的收集不能延续传统收集习惯，出现重纸质而轻数字的误区。水利工程项目资料收集时，不仅原始地形地貌、工程进度、工程验收等需要严格形成声像、图片文件，其他如重要活动、事件，关键节点、工序、设备重要部位和重要芯样、相关移民迁占补贴方案等相关资料也要收集，做到“应收尽收”。数字文档归档工作也应在项目预备期便着手开展，避免有价值档案流失、归档文件不符合要求和数字档案收集频频走“回头路”。因此，要在收集一手资料时就要纸质文件和数字文件同步，实现“双轨制”。

3水利工程档案信息化规范化的管理措施

3.1建立水利工程档案管理组织体系和制度设计

加强信息化建设的组织领导，建立科层次化的组织领导架构。坚持档案工作“分级管理，维护完整，便于利用”的基本原则，成立了工程一把手亲自担任组长、分管领导担任副组长、综合办公室主任主管的档案工作领导小组、档案信息化工作领导小组。工程领导将档案管理信息化规范化工作列入重要议事日程，与工程建设同安排、同部署、同检查、同落实。

3.2加强制度建设和标准体系建设

一是完善管理制度。根据工作实际，制定《档案整理归档制度》《档案保管制度》《档案信息化建设标准》等制度，完善档案的立卷归档、安全保管、调阅、档案统计、信息化等各方面，细化档案管理工作制度建设，做到档案管理工作有章可循，努力实现档案管理的规范化、标准化和科学化，确保全部档案资料保存完好。二是推行档案“一季一归，一月一报”制度。综合办公室制定归档日程安排，各部门及时对已完成进行归档。档案室每月统计各部门的归档情况，并在每月的例会上进行通报，及时督促各业务部门按照规定移交案件归档。三是强化信息化标准建设。以推进数字化档案室建设为契机，启用电子档案查阅系统，实现阅档无纸化，实现传统档案管理模式向信息技术主导模式的转变。持续推广数字化系统的使用，逐步实现办理流程与卷宗同步生成，在确保数据完整准确的情况下生成电子档案，减少归档的步骤和环节，提高归档效率。

3.3建立信息技术档案利用服务体系

一方面，要加强定制化个性化服务，提高档案利用的精准度。通过大数据、云计算、物联网等关键技术实现对档案信息的精准识别、精准整合和精准加工，设计不同的组合模块，通过搜索记录，精准计算利用者的爱好、兴趣、习惯等，为查询者提供更为准确便利的信息服务模式。另一方面，创新性开展交互体验服务。5G技术与档案信息服务的深度融合，增强了档案体验式互动，通过交互方式实现专题检索、在线视频点播等档案特色活动，同时可以通过VR技术实现档案场景的复原和再现，为水利工程档案的高效利用提供智力支持。

3.4构筑档案信息化安全防护体系

一方面，深入查找风险点和隐患。水利工程涉及人员多、单位多，档案信息海量，各环节都必须加强身份识别和认证，做到闭环管理。强化管理共享系统，建立层级性的模块共享类型，完善查询身份管理，避免出现一个账户可以一览所有资源的情况。另一方面，建立人防和技防相结合的复合型体系。现代化管理体系中，人防比技防显得重要，网络攻击的复杂性、隐蔽性越来越强，在大多数技防体系相同的前提下，档案管理人员的思想自觉和防范意识成为重中之重。因此，管理人员的选拔是基础，要把安全责任意识高、保密意识强作为标准，打造一支责任心强、对档案管理有热情的管理队伍，为档案管理打下坚实的队伍基础。

结束语

信息化背景下，档案业务规范化要尊重新的规律和特点。水利档案管理工作有其专业性，更需要档案管理人员不断锤炼业务能力。做好水利工程档案规范化管理，不仅要监督立档单位建立档案，更要保障全部档案有归宿、能查询、可利用，主动融入推动档案事业高质量发展的潮流中。

参考文献

[1]王付容.新时代背景下水利工程档案管理工作研究[J].黑龙江档案，2022(08)

[2]杨冬权，从“选时代”到“全时代”—智慧社会档案工作的历史性转折[J].中国档案，2021(01)

[3]房荣军.“十四五”时期档案信息化的发展趋向与实践进路[J].兰台世界，2022(11)

姓名:王斌

出生年月:1972年9月；

单位:呼和浩特市水资源与河湖保护中心；

单位省市区:内蒙古自治区呼和浩特市赛罕区；

性别:女；

籍贯:北京；

毕业时间:2017年7月；

院校与专业:国家开放大学 

会计专业；

学历:本科；

职称:初级职称(助力管员)

现从事工作或研究方向:档案管理工作