数字化信息在医院人事档案管理中的应用

数字化信息在医院人事档案管理中的应用

贺军

阿坝州林业中心医院  四川  成都  611830

【摘要】当前各类型医院逐步增多，医疗技术与设备也逐步完善，从而也加大了医院之间的竞争。医院之间的竞争归根到是人才的竞争，人事档案管理工作与医院人力资源使用效率存在密不可分的关系。因此，加强人事档案管理尤为重要。医院人事档案管理和医院服务质量会直接影响到医院的未来发展状况，加强医院人事档案管理有利于促进人才的合理运用，将数字信息化应用与人事档案管理之中，可以实现人事档案管理工作的有效性，促进医院服务质量水平提高。

【关键词】数字化信息；医院；人事档案；管理；应用

医院规模的不断扩张给医院人事档案管理工作带来了一定的压力。在医院管理过程当中，人事档案管理是人事管理工作中的重要内容，它有利于促进医院人事管理工作的顺利展开。在我国医疗事业的发展下，传统的人事档案管理方式很难适应当前医疗体系发展需要，需要利用数字化信息建设全新的管理模式，有效的服务与医院人事管理工作的需要。因此，本文针对数字化在医院人事档案管理中的应用进行相应研究。
一、数字信息化与医院人事档案管理
(一)医院人事档案管理的重要作用

人事管理与医院的各项管理有着密不可分的关系，人事档案管理是人事管理中的重要内容，人事档案管理会直接影响到医院人事工作的有效性。人事管理工作能有效的保证医院各项工作的顺利开展。例如，想要进行人事调动，需要依据人事档案才能将人才匹配到合理的位置中，从而有效地调动员工工作的积极性。除此之外，人事档案管理与医院的发展有着密不可分的关系。医院在制定相关制度与发展战略时，相关领导人员需要对人事档案进行查阅。将医院各种人才进行有效的管理，充分发挥每一位人才的专长之处，促进医院医疗服务水平的提高[1]。
(二)数字信息化在医院人事档案管理中的重要作用

医院的制度是不断的变化、不断完善的，人才制度也会在不同时间段发生相应的改变。在制定工作方法与模式时，人事档案就要随着工作的变化而变化。现代信息技术水平不断提高的状况下，先进的信息技术为医院人事档案管理工作开辟了新的天地。将数字信息化引入医院管理工作之中，有利于将人事档案管理工作进行优化，弥补传统人事档案管理工作中所存在的问题。传统的人事档案管理工作主要是依靠纸张与手工进行，并不能够对人事档案进行有效的管理与保存，并且档案会占据较大的空间面积，工作人员也存在着积极性不高的状况。将数字化信息应用于医院人事档案管理中有利于档案储存更加便利、计算精确度提高，档案保存时间长等特点。医院在对优秀人才进行选拔的过程中能灵活地将其人事档案进行调取，通过输入关键字的方式进行人事档案的查询，有效促进工作效率的提高。依靠电脑就能够对档案数据进行快速的输出与输入，灵活地将电子档案形式进行整合，并且依照相应的分类进行排序，实现人事档案信息整合度的提高。电子人事档案不需要依靠档案原件，只需要将人事档案存放于硬盘之中并做好加密工作，这样可以有效的保证档案的保密性，保障人事档案的可靠性。数字信息化在运用于医院人事档案管理中，积极改变了传统的人事档案管理方式，使用计算机将信息进行输入查询统计，这样不仅有利于人力资源的节约，而且有利于提高管理工作的效率。

二、当前医院人事档案管理中存在的问题
(一)信息更新速度缓慢

在对医院人事档案管理过程中，传统的工作方式依然较为常见，这种工作方式会直接影响到工作效率，也不能够有效的体现档案资源信息价值作用。随着医院的不断扩张之下，人事部门的工作业务与内容会逐步增多，在档案管理中所要涉及到的信息量逐步增大。在大数据时代背景下，要求医院人事档案管理工作加强革新与优化。传统的管理方式在进行信息收集、整理、保存等各方面都存在着滞后性的特点，很容易造成信息更新速度缓慢[2]。医院在进行相关决策工作时，通常需要运用到最新的人事档案信息，但是传统的人事档案管理工作并不能够满足。因此，信息更新速度缓慢很容易影响到医院决策的科学性与可行性。
(二)人员综合素养不高

当前部分医院人事档案管理工作人员存在的综合素质较低的状况，从而限制了信息化信息的有效运用。有些岗位存在着一人多职的状况，并没有对档案管理工作引起高度的重视，缺乏对当前信息化建设的深度思考，从而造成当前管理工作有效性不足。医院不能根据当前工作需要对于管理人员进行专业化的培训，造成工作人员的专业知识与技能较为落后，在工作中依然使用传统的工作方法，缺乏对档案安全性管理工作的重视，不会灵活使用先进技术做好相应系统安全防护工作，这样很容易造成网络病毒与黑客对档案安全性与保密性的破坏。人事档案管理工作队伍还存在着缺乏活力，高素质人才较少的状况。
(三)管理方式过于简单

人事档案管理方式过于简单是当前管理工作中出现的明显问题，对于档案资源的收集、整理、分析、调用起到了阻碍作用。医院在进行管理改革过程中并没有对医院的制度体系进行相应的优化，传统的制度与规范不能适应当前信息化建设的需要，制度执行效果不太明显，不能有效的对人事档案进行分级分类的处理，在对人事档案进行查阅与使用的过程中，很容易出现错拿缺失等状况发生。医院对于数字化信息重视程度较低，不能深刻的认识到数字化信息在医院管理工作中的重要性，造成医院许多配置存在着不合理的状况，医院经营成本提高。因此，医院需要以数字化建设为中心，不断提高人事档案管理工作手段的多元化。

三、数字信息化在医院人事档案管理中的应用
(一)实现制度体系完善

医院人事档案是将医院内部人才信息进行记录，从而对医院内部人才状况进行有效的了解，实现医院人才的合理配置。想要实现数字信息化地服务于医院人事档案管理工作，医院领导需要加强对档案管理工作的重视。在医院日常管理工作之中，适当加入人事档案管理工作的内容。与此同时，医院相关工作人员需要树立数字信息化的工作理念，根据医院发展的实际状况，制定科学合理的信息化建设制度[3]。医院管理部门需要对于各种建设资源进行充分考虑。除此之外，医院需要对于人事档案管理工作的特点进行准确的把握，通过制定合理的制度，有效的制约人事档案管理工作中的每个环节，避免发生人事档案随意更改的状况。
(二)提高资源利用效率

想要提高数字信息化的应用效果，医院需要根据发展状况适当的加强资金的投入，加强软件与硬件设施的完善，建立全方位立体的发展模式。第一，在进行实践过程中医院需要结合相关文件的指导，将人事档案管理专业机房进行配置，从而促进信息化档案管理工作的专业性与高效性。医院还需要引进先进的档案管理设备。例如，复印机、电脑等。这样有利于保障医院人事档案管理信息建设工作顺利开展。其次，医院需要加强对人事档案使用的重视，对于内容的全面性进行掌控，使用动态化的管理方式对医院人才档案进行不断的更新。最后，医院在局域网的帮助之下需要将人事档案、卫生技术考核档案、医德医风考核档案等进行汇总，这样有利于促进人事档案信息内容的准确性[4]。
(三)提高档案风险管控

医院人事档案会直接关系到医院人力资源管理工作的成效，对于医院的未来发展也会产生一定的影响。因此，需要对人事档案的保密性与安全性进行加强，避免因为信息丢失或信息破坏而造成不必要的问题。管理过程中应用数字化信息虽然可以为工作者带来工作的便捷与高效，但是网络具有开放性的特点。医院人事档案所面临的风险也会不断提高。特别是在面对黑客攻击与网络病毒的状况下会直接对人事档案安全性造成威胁。因此，只有医院相关工作人员加强防护意识与防护力度，才能够有效地减少意外状况的发生。相关工作人员需要加强自身责任感，严禁对人事档案进行篡改。在科学技术的帮助之下，网络病毒与黑客的攻击更加具有隐蔽性的特点，给医院人事档案系统防护工作带来了一定的挑战。医院可以使用防火墙与相关杀毒软件，对于病毒与黑客进行有效防御，从而促进医院内部网络安全。除此之外，医院人事档案的管理权限需要进行设置，可以使用指纹密码或人脸识别的方式进行加密处理。使用特定的格式才能对数据进行处理，这样有利于保证信息录入的便捷性与准确性，也能够规避信息丢失或破坏的状况发生，从而有效的为信息化与数字化的建设提供强有力的保证。
(四)构建电子信息平台

应用数字化信息能够实现电子人事档案的有效构建。首先，需要对于医院内部工作人员的信息进行收集，在借助计算机的基础之上，将信息内容输入于医院的内部系统之中，这样可以有效地改变传统管理工作中经常存在输错的状况[5]。第二，在对人事档案信息进行查询的过程中，只需要通过搜索的方式便可以找到所需的内容，后再使用打印机进行打印，这样可以有效的减少，因为寻找所花费的时间。第三，传统的人事档案管理工作需要建立较大的档案室，但是在数字化信息的帮助之下，可以将人事档案信息储存到医院的内部系统之中，实现了档案空间的节约，并且增加了档案的保密性。

结束语

综上所述，本文对数字信息化与医院人事档案管理进行分析，指出当前医院人事档案管理中存在的问题，研究数字信息化在医院人事档案管理中的应用，希望有助于后期医院人事档案管理工作的顺利展开。

参考文献：

[1]叶肖凤,周晓磊. 医院人事档案管理中数字化信息的应用及其有效性分析[J]. 中国初级卫生保健,2019,33(06):18-19+28.

[2]胡兰. 数字信息化在医院人事档案管理中的应用分析[J]. 办公室业务,2019(18):171.

[3]刘冷杉. 数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性分析[J]. 办公室业务,2018(03):145.

[4]王然. 数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J]. 办公室业务,2020(23):142-143+150.

[5]周洁,吕东阳. 数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究[J]. 兰台内外,2021(01):1-3.