论合同全过程管理

论合同全过程管理

吴存敏

哈尔滨铁路文化旅游集团有限公司

摘要：现代企业生产经营过程中，合同管理是企业合规治理的重要内容。合同是企业从事各种经济活动并从中获取经济利益的重要桥梁和纽带，高效精准的合同管理有助于企业从根源上减少纠纷和矛盾的产生，降低运营风险，保持发展活力。本文围绕着合同全过程管理的环节、合同风险防范、审批与签订阶段的管理、合同履行阶段的管理及合同履行后管理等内容阐述了合同管理必须坚持全过程管理的理念，才能规范公司治理结构、有效防范风险、保障企业利益。

关键词：合同管理；合同履行；防范风险

合同全过程管理是对于现代企业合同管理提出的一个全新的、立体化的、系统性的解读。合同全过程管理是指全体员工、全部流程、各个方位的合同管理模式。不仅从纵向维度上强化了合同管理的全流程，也在横向维度上创新管理模式、提高管理效率，强调全员管理，公司各个组织及成员都是合同管理的主体。合同全过程管理是贯穿于合同立项、谈判、签订、履行及履行后的系统工程。全面建立合同全过程管理，形成合同风险防控体系，提升企业经营效益，扩大市场占有

一、合同全过程管理的基本环节

1.立项与调查

立项是启动合同的起始程序，是必经程序，必修经过领导批准后才能进行立项。立项目的是为审查拟办合同是否超出公司经营范围、是否符合经营业务的需求等事项。调查一般由法务部门牵头，合同承办部门协调参与，进行法律审查、财产审查及商务审查等。具备合同签订条件后，合同承办人在企法信息系统上发起合同审查流程。

2.谈判和磋商

谈判和磋商的主体是业务部门和财物部门，法务部门负责辅助工作，根据前期的调查报告判断分析合同是否进入下一步工作。谈判磋商期间，应关注合同核心内容、条款和关键细节，合同价格的确定方式与支付方式，履约、违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。如出现新情况、新问题，应再一次进行调查。

3.文本拟定及合同审批

合同范本应选用集团公司发布的示范文本，不属于示范文本类型的尽量由我方起草。财务部门提供财、税方面的意见，法务部门提供法律方面的建议。合同审批权属于公司法定代表人或者由其授权的高级管理人员。

4.合同履行

合同承办部门对合同履行动态跟踪，及时反馈。法务部门和财务部门要定期、不定期相结合对合同进行检查，及时发现问题，及时采取措施。合同履行中的资金收支是履行中的重点工作。财务部门要对资金支出进行严格审查，保证资金集中管理，防范风险发生。

5.合同履行后的跟踪管理

合同履行完毕后也不能停止跟踪管理，将履行报告经领导审批后，整理完整的合同文本及附件统一移交档案管理部门保存。同时，法务部门和财务部门要定期对合同管理过程中出现的问题进行研讨，总结经验，提出改进意见。

二、合同风险的防范

公司的法律风险是合同风险防范的重点工作，公司牵涉的大部分法律纠纷大多数都直接或间接的由于合同管理漏洞引起的。因此，合同风险是公司法律风险中尤为重要的基本风险。所以，传统的合同风险防范模式，无论是事前防范还是事后救济，都不是有效的防控风险方式。为了适应现代化企业市场的发展需求、有效防范风险，企业合同风险管理模式应该向全过程管理模式转变，风险的防范也要贯于合同管理全过程。转变合同风险防范模式需要从三面入手：一是合同前期管理方式转变，二是加强合同履行阶段管理，三是合同履行后管理方式转变。

三、审批与签订阶段的管理

1.合同文本管理

公司日常开展经营活动，离不开合同的签订。文本管理是合同管理的重要内容，是发生纠纷最根本、最直接的证据，因此，规范合同文本管理，有利于提高合同管理工作效率，更好的防范公司经营风险。公司应制定符合自身需求的示范性文本，并且优先使用示范文本，不用或谨慎使用对方合同文本。例如，哈尔滨局集团公司要求签订合同应使用已发布的示范文本，在无示范文本的情况下，应力争由本方起草合同文本。其目的是为了全面保障公司合法权益，避免落入对方合同条款中的“陷阱”。

2.合同审批

合同必须经过严格、全面的审批环节，确保合法合规，正常履行。

合同审批环节复杂性，决定了建立审查流程的必要性。合同审查实行流程标准化管理，将合同立项、审查、签订等各环节形成统一完整的流程体系，不但可以确保合同内容的合法合规，也能提高合同管理水平。合同审查流程一般包括部门审查、会签、批准及签订四个环节。合同审查流程的设置，应广泛调研，汲取多方意见，结合各部门、子分公司的业务特点，制定行之有效的审查流程，从而更好的识别、防范风险。同时，合同审查流程不易繁杂，在确保合同流转速度的情况下尽量简洁。合同审查流程应自下而上逐级进行，避免合同倒签、程序倒流的情况。

3.合同签署

合同签署是公司开展经营活动的起始点，是合同管理的重要节点，企业应加强对签署环节的重视。签署中的授权问题不容忽视，授权将权利下放，给予下级一定程度的自主决定权。原则上，合同应由企业的法定代表人签署，但为了提高工作效率，法定代表人往往将一定权限范围内的决定权委托公司其他人，使其具有签署合同的资格。但企业管理过程中对授权一事要么过多，要么过少。授权过多，往往导致权利不能得到有效的监督和制约，不利于风险预警和防范；授权过少，被授权者紧无法拥有实质上的决定权，权利过于集中，严重影响公司各项工作的进展。唯有合理准确的授权，才能防控风险发生，确保企业健康发展。

四、合同履行阶段的管理

合同履行阶段的管理应根据履行中的情势变化做出相应的对策，最大程度保护公司利益。

合同履行管理应专人专职，落实责任到人。对于合同履行阶段中的各项工作都指定一个责任人，避免多人负责，出现责任推卸的情况。

各个部门联合参与合同履行管理。合同履行管理不仅仅是法务部门的职责，公司各个部门也要承担相应的职责，部门联合参与履行管理，不但可更好相互配合，也起到互相监督的作用。

建立建全合同履行管理制度。合同履行管理应建立系统化、标准化的履行管理制度，统筹各部门、各岗位在合同履行中预警风险、发现问题，及时做好履行报告的总结分析，汲取经验和做法。

合同履行中的补充协议。对于合同条款有所欠缺、条款约定不明、请示变更、未明事项的另行规定等情形，需要对合同条款进行补充完善，以保证合同正常履行。

五、合同履行后管理

合同履行后的管理工作与合同管理其他环节有着不同的侧重点。首先，合同履行后管理是对整个管理流程的总结分析阶段。其次，合同履行后管理是对履行中出现问题的补充解决阶段。最后，合同履行后管理是强化后合同义务的管理阶段。

细化合同档案管理工作。随着公司业务量的不断增多，合同档案管理的地位也日益重要。合同档案管理应在做到将合同全过程资料归档的同时做好分类整理，不仅包括合同文本，也应包含谈判记录、往来信函、招投标文件等。提高对合同档案管理重要性的认识，形成科学的管理体系，确保合同档案性管理的完整性、准确性。

分析解决合同履行环节出现的问题。合同履行过程中不可避免会出现各种各样的问题。履行过程中产生的争议、合同条款的疏漏，都需要及时归纳总结，提出解决方案。利用好这样一个契机，对经营活动不断进行修进改正，将公司利益最大化。

强化后合同义务管理。后合同义务是指权利义务终止后，根据诚实信用原则和交易习惯，应当履行以维护给付效果及协助相对方处理善后事务为目的的通知、协助、保密、竞业禁止等义务。后合同义务不同于合同双方约定的义务，是当事人不能通过约定方式加以排除的。我国《民法典》明确规定了后合同义务，根据司法实践，合同履行结束后，违反合同义务任然要承担法律责任，因此公司要重视后合同义务管理，防范法律风险。

总而言之，合同管理是一个全面的、整体的过程，过程中的各个阶段环环相扣，相互影响，密不可分。将合同全过程管理纳入公司管理视角，实现流程化、规范化、精细化的合同全过程管理模式。只有实现合同全过程管理，履行责任才能真正落实，将企业的生产经营与市场接轨，满足市场的需要，提高企业适应市场和参与市场竞争的能力，提高企业经济效益。