浅议企业人事档案管理

浅议企业人事档案管理

张建春、王孟伟

天津市水利工程集团有限公司，天津市，300222

摘要：人事档案是机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面系统地考察和了解一个人的凭证，人事档案管理是人事管理的重要组成部分，也是党的组织工作、人事工作和人力资源管理与开发、利用不可缺少的重要参考依据。人事档案对于每个人来说也是极其重要的，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。

关键字：人事档案；档案管理；企业管理；企业人事

要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

1人事档案的作用

1.1人事档案对企业的作用

人事档案为企业人力资源部提供决策依据。档案是历史的真实记录，通过档案可以清楚地了解员工的学习、工作轨迹，了解员工的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料，为领导科学决策和管理提供重要的参考依据。在招聘过程中，人力资源部会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总归入本人档案，作为考核依据。因此企业在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的准确选拔和配置起重要参考作用。

1.2人事档案对个人的作用

对个人的作用来说主要是利用档案的凭证作用。由于档案具有其真实性、原始性，具有其他其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效用，为个人切身利益服务。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。

2企业人事档案管理问题

2.1定性定量标准低，不具有参考价值

在企业中制定人事档案管理中，因公司的人数较多，制定的档案千篇一律，很大程度上的雷同，使得档案不具有很大的参考价值，体现不出员工的个性特色，在年轻人的档案中，过多地赘述很多思想上的评价，对于技术方面的硬性指标介绍的不够详细，参考价值极低，使得员工对于档案的敬畏心不足，没有体现出档案在公司中使用的真正价值，这对于人力资源的开发，所起到的辅助作用微乎其微。

2.2人事档案管理投入不足

很多企业对于新时期档案管理的认识比较薄弱，很多人对人事档案的管理不重视，加之管理设备配置偏低，使得档案管理在新时期的形势下遇到了瓶颈。应该说，人事档案管理是一项服务性的工作，其涉及的服务对象范围广、工作量较大，但适用范围很小。因此，一些企业不重视人事档案管理，导致软硬件设备配置不足，甚至一部分企业没有配备电脑等设备，没有做好防火灾、防盗窃、防潮湿等措施，给人事档案带来巨大的不安全因素。

2.3管理方法相对陈旧

首先，标准化水平低。因为档案管理工作不被重视，所以很多企业在日常工作中并无专业专职的档案管理人员。即便有也是年纪比较大，对现代信息化技术手段并不熟悉，很多工作还是依靠手抄笔誊，效率低下的同时标准化水平也低。管理工作也只停留在“保存”这个层面，与真正的“管理”这个含义相差很远。

3企业人事档案管理问题解决措施

3.1提升企业管理水平，加强公司内部人力资源档案的管理

在企业管理过程中，将人力资源管理摆在重要的位置，从人员出发，抓紧公司发展以人为本的重要依据，将人事管理工作，细化进行分工，确保人力资源工作的合理性完整性，提升公司整体的管理水平。保护档案信息安全，人事档案信息，是了解员工的首要途径，而确保员工个人信息安全，也是对公司信息安全的保障，有助于整合人员信息，全方位助力企业的发展。提高人员综合素质，对于人事档案管理的员工，要多层次的进行了解，不止在档案工作中体现一面，而是要同时了解综合素质的各个方面，使得档案管理工作更加地全面。

3.2创新数字化管理

在以往的人事档案管理工作中，以纸张作为载体的档案在显示、检索、保存等方面存在众多不足之处，给信息的选择、共同享有、操作等带来很大不便。目前计算机技术迅速发展，因此在新时期背景下，必须实现人事档案管理的信息化和现代化。要使用计算机辅助人事档案管理，切合实际做好人事档案的整理、编制目录、保藏、管理、鉴别、评定和检索工作，确保人事档案信息资源配置具有科学性和合理性的特点，同时确保人事档案的信息储存量变大，提高查找的速度，避免人事档案管理人员工作的繁重性，进而能提高人事档案管理人员的工作效率，确保人事档案资料得到最大化利用。建立人事电子档案，第一时间补充和纠正档案中的不正确信息，但是这并不意味着以纸张作为载体的档案无效，很多有价值的信息和证件还需要有复印件或原件，才能实现电子档案管理和以纸张作为载体的档案相互衔接、相互补充。此外在新时期人事档案管理工作中，企业还应利用自动化办公系统实现自动检索，以保证人们能够精确、迅速地找到所需信息，确保人事档案信息具有较高的利用率和价值性，要注重利用符合正式规定的信息管理平台，加强人事档案管理硬设备或软设备的开发运用，使人事档案信息更加完善，从而实现信息资源的共同享有，提高人事档案管理的信息化水平。

3.3加强引入新技术

随着社会经济的发展，信息化开始迈进每个行业。新技术与新的信息化产品也层出不穷。但是，由于档案管理在企业内部并不受重视，所以信息化技术的引进在档案管理方面一直停滞不前。我们要充分认识到新技术对于档案管理的重要性，为新技术的引进提供思想保障。在引进新技术之前，应该在国有企业内部基本员工对档案已经了解其重要性的基础上进行，对相关的档案管理专员应该培养其接纳新技术，发展新的档案管理信息化平台的认知。在此基础上，国有企业需要先获得专门化的档案管理人才，可以通过内部竞争也可以通过外部招聘，来获得这一方面的人才。在有专门化的管理人员的前提之下，我们引进的新技术也就有了相关的操作人员。要充分认识到新技术对于档案管理的重要性。在引进新技术之后需要及时地运用起来，这时候专门的档案管理人员就派上了用场，纸质档案信息化的过程是十分繁杂的，需要工作人员很长时间地努力。纸质档案信息化、无纸化是国有企业内部人事档案发展的最终目标，相关专门的档案管理工作人员可能对相应设备的操作并不明确，我们可以定时邀请设备公司的员工来进行指导以及对设备进行检修，增加档案管理员工对于设备的使用经验以及认识能够提高整体工作效率，推动纸质档案信息化进程。

4结语

综上所述，人事档案管理工作对于企业人力资源管理有着重要影响，但是在实际人事档案管理工作中存在管理人员意识薄弱、管理模式较为单一、管理人员素质不高等问题，因此在日后工作中还需要借助大数据技术进行管理，以期提高企业的人事管理水平，为企业人才队伍建设提供基础数据支撑。转变传统管理理念，引入大数据信息技术，提高人事档案管理制度建设水平，为相关工作提供支持。

参考文献

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[2]谢明彧.国有企业人事档案管理的现状与对策分析[J].企业改革与管理，2020(09):112-113.

[3]王好萌，刘敬微.企业人事档案管理的现状与对策[J].劳动保障世界，2019(03):61.