供应商信息化管控系统开发思考

供应商信息化管控系统开发思考

姜建生 姜思君

中车贵阳车辆有限公司  贵州贵阳  550017

摘要：通过设计一套供应商管控信息化系统，让系统自动具备供应商的评价、准入、保持、淘汰、分类等功能，建立各供应商（供货）质量档案；适时评价供应商的供货业绩等功能；以持续提升供应商管理的绩效和效率。

关键词：供应商、信息化技术、系统、管控、功能

一、引言

根据《中车质量管理体系 要求》Q/CRRC J21—2020，4.2.6 信息化技术的应用的要求，公司决定在供应商管控方面开展信息化技术改造工作，以持续提升供应商管理的绩效和效率。其内容主要是：1、采用的信息化技术验证采购和供应商管理过程；2、采用信息化技术进行供应商数据的收集、分析和应用；3、采用的的信息化技术对供应商提高产品全生命周期质量信息共享和利用。

二、供应商管理状况

由于公司的供应商多达300多家，产品品种加规格有1000多种，并还在不断的增长中，在其中还有中车集团集中采购的40多家供应商，用传统的纸质、人工传递信息的方式，适时监控评价供应商供货过程十分困难。如：在供应商质量档案管控方面，要查找供应商的历史供货质量情况非常不便；再如：当中车集团对某些质量不稳定、不诚信的企业的发布指令，要求公司及时中止或停止与该供应商的合作时，用传统方式的传递信息时通常会延迟延时，不能及时中止或停止。

而在建立了供应商信息化管控系统后，公司即可在系统中进行及时有效锁定，可使公司采购部门不能够与对方签订合同（如：在公司BMP工作流系统中锁定，使采购部门与对方签订的合同，审核通不过），质量检验部门不能够检验对方产品，财务部门不能够据此支付货款。而在中车根据对方对问题的整改情况，同意恢复该供方供货时，公司相关授权部门，则可在供应商管理信息化系统中解除该锁定。采购部门又可与对方签订合同协议，质量检验部门才可检验对方产品，财务部门据此支付货款。从而实现对供应商供货过程的适时管控。

三、供应商和供应产品的界定、分类和供应商管控流程

为让信息化技术与公司的供应商管控相结合，公司首先对目前公司的供应商管控现状流程进行了梳理。首先对供应商和供应产品进行界定和分类。

供应商主要界定为新增供应商、成熟（合格）供应商和被淘汰的供应商（黑名单供应商）。

新增供应商主要定义为：老供应商供应新产品和新供应商供应老产品及新供应商供应新品均被定义为新增供应商。

供应产品（原材料、配件）主要界定为监造和核对产品（需要由成都铁路局集团公司贵阳监造项目部监造验收的重要产品）与一般产品。

管控流程为：

对新增供应商：

由采购部门收集新增供应商的资质资料、拟供配件→审核（采购部门）→提出申请表（交技术部、质保部、监造项目部审核）→首件鉴定（合格）→小批量试用试装（核查合格）→小批量试用试装合格报告（技术部牵头质保部、监造项目部、车间参与提交）→列入预备供应商名单→采购使用→各部门评审（根据使用情况，填写采购部门的供应商风险评价表）→评价合格后列入合格供应商名单→转入合格供应商管理→定期（不定期）评价供应商的业绩（在供应商信息化管控系统中）→反馈给供应商改善业绩。

对于老供应商（合格供应商）：

由采购部门定期更新供应商的资质资料→审核（采购部门）→采购使用→各部门评审（依据供应产品使用情况，填写采购部门供应商风险评价表）→定期（不定期）评价供应商的业绩（在供应商信息化管控系统中）→反馈给供应商改善业绩。

对于需要淘汰的供应商（黑名单供应商）

由采购部门及时更新供应商的资质资料→各部门评审（依据供应产品的使用情况，填写采购部门供应商风险评价表）→依据公司和中车的规定淘汰出合格供应商名单（或加入黑名单，不在采购该供应商的产品）

四、策划要点

在策划供应商信息化管控系统时，公司主要通过明确供应商的管理职责。确保供应商提供的产品、过程和服务满足要求。该过程主要在供应商信息化管控系统中，建立供应商评估、准入、保持、淘汰等准则，将采购过程控制要求揉入到供应商信息化管控系统； 如：将供应商提供的产品的验证与交付融入到供应商信息化管控系统；当中车对某些质量不诚信、不稳定的企业的发布指令，要求公司及时中止或停止与该供应商的合作时，通过系统连锁功能，由授权部门在系统中进行锁定，并在系统中发出警告；采购部门将不能与对方签订合同协议；质量部门将不能够检验对方产品，或在录入检测数据到系统时，不能够录入；财务部门将不能够进行付款。对供应商提供的产品出现不合格时，系统能够主动发出警告。以帮助公司质量检测部门确认检测状况，重视不合格的情况。

通过建立供应商评估、准入、保持、淘汰等准则，系统可自动的分选出A\B\C类供应商。并可以根据建立在系统中的供应商数据库，根据经营情况，多角度的评价供应商的供货绩效。如：分选出某个供应配件产品的A\B\C类供应商；某个供应商的A\B\C类产品等。公司可据此，选择适宜的控制方式和手段控制供应商的供货行为。 如：先货后款、先款后货、现款现货等。最终达到降低库存或零库存经营，可最大限度的压缩库存产品对资金的占用。提高资金的利用率和周转率。可将供应商信息化管控系统与公司的资源管理系统（ERP K3、BI系统等。）进行连接。实现区块网络的连锁控制。如：与公司现有的BI系统车辆记录信息进行融合，根据配件可以查找配件装车信息等。从而确保供应商提供的产品不会对公司稳定地向顾客交付合格产品和服务的能力产生不利影响。

系统可通过规则设置，自动进行供应商分类，并识别关键供应商，确定并实施对供应商的控制，在供应商信息化管控系统中，可长期保留对于这些控制活动和由此引发的任何必要措施的电子成文信息库。 能够有效的确保供应商提供的产品保持在公司的质量管理体系的控制之中；在供应商信息化管控系统的控制准则中，规定号对供应商的控制及其输出结果的控制；通过供应商信息化管控系统中数据、信息的分析可有效验证供应商对其产品和过程控制的有效性。并同时可确定和调整公司的验证或其他活动，确保供应商提供的产品满足公司要求。

五、结语

总之：对供应商信息化系统管控开发，应要求系统具有如下功能：

1、通过建立供应商管理系统。包括建立相应准则，实施供应商的评估、分类、准入、保持、淘汰等功能；

2、建立各供应商（供货）质量档案。在授权范围内，各授权部门可共享信息，适时进行调阅。

3、适时、客观评价供应商的供货业绩；（给予技术、采购、质检、生产、财务等部门授权，及时输入相关数据、信息，作为适时评价供应商的供货业绩的基础）。

4、适时进行多维度的供应商分类。如：分选出某个供应配件产品的A\B\C类供应商；某个供应商的A\B\C类产品等。

5、 确保该系统可以与公司其他的信息网络连接，实现连锁管控；如与公司的资源管理系统 ERP K3、BI系统等进行连接。实现区块网络的连锁控制。

6、 系统应具备所采购产品的质量标准、检验规范数据库。通过适时更新供货产品的标准等，确保采用适合的标准验证产品。有效实现配件技术状态的管理的需要。（将各种要求列入其中。如：技术要求，包括适用法律法规、标准、规范、图样、过程要求（包括特殊过程）、检验文件等，并可及时、准确、无误提供。

7、 系统所有要求应采用图片、标准、文字、数字等电子方式提供，便于相关方检索和核查。

8、 让系统具备适合的适时提醒、警报、预告功能。提高供应商管理信息的传递速度，共享管理信息资源。采购要求一旦发生变更，能确保相关授权人员及时更新、或得到所要求的采购信息。

参考文献：

[1] 《中车质量管理体系标准 要求》 Q/CRRC J21-2020

[2]赵凤霞，倪长爽.基于“互联网+”研究供应商关系管理在企业信息化建设中的实现[J].现代经济信息，2016，（21）：99.

[3]谢蔓.基于供应商关系管理的企业信息化建设[J].企业管理，2015，（11）：107-110.