电子档案管理与档案管理信息化建设

电子档案管理与档案管理信息化建设

张丽萍

国投新疆新能源有限公司 新疆 乌鲁木齐 8300137

摘要：促进档案管理信息化建设就要完善档案管理机构的内部组织框架，要结合信息技术发展趋势扩大资金来源渠道，采购相应的信息终端设备，通过建立网站共享体系来促进档案信息的共享沟通，着重引进信息技术型人才，加强人员培训来提升内部的信息化建设水平，促进档案管理效率的提升。

关键词：电子档案管理；档案管理；信息化建设

1.档案信息化建设的重要意义

1.1提高档案管理的科技含量

通过档案信息化建设，将计算机技术与档案管理工作结合起来，能够提高档案管理的科技含量，促使档案管理部门从传统的封闭式管理逐渐变为开放式管理，提高管理的透明度，将档案管理的信息收集、整理、分析和归档工作整合起来，方便数据的存储，促进企业内部资源的合理配置，提高经营效率。

1.2方便数据的检索和调取

传统的档案管理主要采取人工管理的方式，不仅速度慢，而且浪费人工成本，实现档案的信息化管理，能够通过计算机技术迅速找到需要的数据和资料，省去了人工查找的麻烦，而且可以通过多条件查找、目标查找等多种方式进行搜索，从大量的数据库中搜捡到需要的资料，迅速调取出来，这是传统的档案管理无法比拟的优势。

1.3提高管理效率

将计算机网络技术与档案管理工作相结合，大大提高了档案管理的效率。通过网络计算机技术，能够实现对档案信息的整理和分析，对于建立档案工作人员来说，计算机能够对档案进行整合，迅速生成档案目录，对于查阅档案的人员来说，通过计算机的搜索功能，能够迅速找到自己需要的信息，网络计算机技术使得档案的管理和查阅工作都变得方便简单。

2.当前档案管理信息化建设方面存在的主要问题

2.1资金匮乏，信息化设备配置不合理

从目前我国的档案体系信息化建设进程来看，在档案信息化管理体系的建设过程中还存在诸多限制性的问题，既有源于在管理组织内部结构的体制问题，也有源于现实条件的问题。其中最主要的就是当前档案管理机构资金匮乏，设备配置不合理，无法形成集中性的资源管理体系来加快自身的信息化建设速度。档案管理部门作为社会文化服务体系的重要组织结构，以政府为主体的财政拨款，是其维持正常运营的主要资金来源。而目前我国政府形态主要集中于经济建设方面，相应文化职能部门对于社会档案体系的建设重视不够，没有制定合理的财政预算用于支撑档案管理部门的信息化建设，导致目前档案管理部门的财政资金来源的途径及数量极其有限。档案信息化工作是在数字环境中实现资源数据对接、信息管理、资源共享的一整套信息服务流程，相应的信息化设备诸如计算机、移动终端、服务器都必不可少，但这些设备相当昂贵，档案管理机构的资金又严重不足，很难采购齐全相应的信息化设备来建立自身的信息化管理体系。

2.2档案服务网站建设不够，信息移动终端有限

档案服务机构网站建设管理不够，信息移动终端较少是限制其信息服务体系建设的另一主要问题。网站建设是档案信息化工作的重要组成环节，就其本质而言，集中性的资源网站是档案管理信息化实施的第一步，没有成型的线上服务机制，缺少相应的网站资源，不可能满足社会各领域信息查询的需要。现实情况是遍布全国各地的1200家档案管理及服务机构其网站建设尚未成形，纵观这些网站有的缺少相应的客户端设置，有的缺少相应的功能交互对接，还有的缺少数据资源支持，甚至有的网站半年乃至一年都不进行数据资源更新，其信息内容老套，难以满足档案管理信息化建设的需要。

2.3信息化复合型人才的缺乏和档案管理人员信息化素质的欠缺

信息化复合型人才的缺乏和档案管理服务人员信息化素质的欠缺是影响档案管理机构信息化服务体系建设的另一问题。人力资源是发展之本，人才是社会生产力创新的重要资源。但目前我国众多的档案服务机构，其信息化人才数量有限，技术性人才更是严重缺乏。管理人员信息化素质及信息化服务意识未完全成型，也限制了档案馆内部信息化管理模式的完善。这些问题都严重影响了档案管理与服务机构，信息化建设进程的效率，再辅之以我国档案工作，至今没有建立起相应的职业资格认证制度，对工作人员的从业水平也缺乏具体系统政策的引导，导致我国各种档案服务机构始终难以完善自身的信息化管理体系建设，难以形成集中性的资源优势、技术优势来满足社会用户的信息查询需要。

3.针对当前档案管理信息化建设方面存在问题的控制策略

3.1增加财政投入扩大资金来源渠道

针对目前档案信息化管理体系建设存在的主要问题，要制定相应的解决策略，以增大财政投入为前提满足档案信息化建设的基本物质需要。这就要求档案管理机构在自身信息化管理体系建设过程中，要扩大资金来源渠道，一方面要多方面多元化筹措资金，另外一方面要争取政府财政部门的支持，积极与政府财政部门沟通协商，以期能够增加拨付档案建设专项资金支持。同时，档案管理机构要积极争取地方领导重视和支持，要将档案管理信息化建设列入于政府重点项目，要通过创新服务模式，增加信息产品的附加价值，开展商业性活动来实现资金收入，多渠道解决资金短缺问题。同时，信息化体系的建设，也要本着实用、简单、高效的原则来加强信息系统的使用和管理效率，防止低水平、重复建设等问题，全面提升档案信息管理体系的服务效率。

3.2建设统一规范的标准

建设统一规范的标准，首先要保证具有完善的法律法规体系，同时行业内部应该制定统一的管理标准，在档案信息化建设过程中提供制度规范，为档案信息化建设工作保驾护航。行业协会应该制定统一的指导标准，企业在档案信息化建设过程中，严格按照行业标准组织建设，实现行业档案信息化建设的规范化和标准化。另外对于档案信息化建设的技术标准也应该执行统一的规范，如档案的整理依据、档案数量的统计标准、档案资源传输的标准、网络平台的共享等，都应该进行引导和规范，只有这样才能使得信息系统的各个部分之间相互协作相互合作，加强不同工作模块之间的联系，促进系统标准化建设。如果档案信息化的建设过程中缺乏规范的标准给予指导，那么档案资料库中的信息系统就无法正常运行，如果企业各个部门之间各行其事，没有统一的规范，那就很难实现档案管理的效率。

3.3引进信息技术型人才，加强人员培训

针对信息化复合型人才缺乏的现状，要求档案管理部门要完善岗位责任制度，建立行业准入制度。通过与高校合作，进入高校引进相应的信息型人才推进信息服务体系的建设。同时要制定相应的人才引进战略，通过公开招聘、合理竞争等方式吸引社会优质信息人才投入到档案管理队伍当中，促进档案管理队伍践行人力资源更新，全面提升档案管理队伍的信息综合素养，相关档案管理人员要根据自身的理论认识，学习有关档案管理的理论和实践技能，具备一定的社会、经济、技术、信息等领域的知识，要不断拓展自身事业，结合管理体系建设发展要求逐渐提升综合素质，以此来推进档案信息化管理体系的优化和进步。

结束语

电子档案管理模式的发展与形成不仅能全面加强和提升档案管理效率，还能促进档案管理机构形成完善的信息管理形态，通过建立信息化档案管理体系和资源数据库来满足档案信息管理、查询的需要。

参考文献

[1]吴梅.浅谈信息时代的档案利用工作[J].科技与经济,2017,(5).

[2]刘英萍.浅议档案工作信息化建设[J].档案与社会,2015,(12).