大数据背景下基层医院人事档案管理创新途径

大数据背景下基层医院人事档案管理创新途径

邹霞

重庆市云阳县双土镇卫生院 重庆 404527

摘要：大数据技术、信息化技术已经渗透到各个行业与领域。基层医院作为守护人民群众健康的第一道防线，只有不断优化和创新基层医院的人事档案管理流程，建立完善的管理制度，才能更好地为居民提供医疗服务，才能在大数据背景下实现可持续生存与发展。本文将重点分析在大数据背景下基层医院人事档案管理创新途径。

关键词：基层医院、大数据技术、人事档案管理

前言：随着飞速发展的科学技术与智能化技术，数据已渗透到如今的各个行业和业务功能领域，信息数据已成为重要的生产要素。大数据产业作为以数据生成、采集、存储、加工、分析、服务为主的战略性新兴产业，是激活数据要素潜能的关键支撑，是加快经济社会发展质量变革、效率变革、动力变革的重要引擎。在大数据时代背景下，我国各个单位的人事档案管理工作也面临着诸多新的机遇与挑战。

一、基层医院人事档案管理的重要性

病有所医、老有所靠，是每个居民的热切期盼。我国的基层医院主要是为所在区域的居民提供基本公共卫生服务和基本医疗服务，是守护人民群众健康的第一道防线。随着我国医药卫生体制的各项改革逐步深化，人事档案管理是基层医院管理的重要组成部分，是提高基层医院医疗水平和管理效率的基础条件。只有不断优化和创新基层医院的人事档案管理流程，建立完善的管理制度，才能从根本上改变基层公立医院人事管理的不足，才能更好地为居民提供医疗服务，才能提升基层医院的竞争优势，才能在大数据背景下实现可持续生存与发展。

二、大数据背景下，我国基层医院人事档案管理面临的瓶颈

2.1缺乏健全的档案管理制度

人事档案数量庞大、种类复杂、每年新增档案数量多，借阅次数频繁，日常档案转移、复印、查阅、归档等情况频繁，使得档案日常维护工作繁重复杂。首先人事档案一般划分为在编人员档案、聘用制人员档案、劳务派遣人员档案、离退休人员档案、死亡及其他人员档案五大类。每一类都有单独的编号，每当有人事变动时，都需将人员档案重新归类并再次进行编号。在档案借阅后，若档案归还不及时、不完整，则需档案管理人员进行再次梳理。其次现阶段基层医院通常都是把工作重心放在医疗、人事、行政管控方面，缺乏健全完善的人事档案管理制度，且大部分基层医院人事档案管理人员是由医生或护士兼任，导致基层医院档案管理职责划分不清、管理流程混乱、漏洞百出，甚至存在档案丢失泄露等情况。

2.2人事档案管理设备与技术落后

现阶段大部分基层医院人事档案管理存在设备资源配置、硬件设施、信息技术、管理方式都欠缺的局面。部分人事档案管理工作仍停留在传统的纸质材料管理阶段，保存、分类工作繁重、管理效率低、错误率高，直接影响了人事档案的准确性和完整性。即使部分基层医院引进了计算机操作系统，但大部分是通过人工将个人档案号、姓名等简单的检索信息录入电子表格进行汇总，人事档案信息资源未能与医院信息化发展紧密结合起来，无法充分发挥档案的资源优势与利用效率，无法利用大数据与信息化技术将档案资料以数字化、图片化、信息化的形式进行储存，无法及时有效转化为各类报表运用于管理工作中。

2.3人事档案管理意识薄弱、管理技能待提升
    基层医院对人事档案管理意识淡薄，并缺乏专业的档案管理能力，导致基层医院人事档案的开发和储备受到制约，人事档案的使用效率受到阻碍。一方面基层医院大都偏重于医疗设备的引进和医疗技术的提高，认为人事档案管理只是属于基础性后勤工作，忽略其重要性。另一方面大多数基层医院人事档案管理工作由医生或护士兼任代职，他们缺乏系统性的档案管理知识与法律法规，其综合素质、管理水平与管理方式都无法适应飞速发展的大数据信息技术。导致人事档案归整不及时、档案活页不能按照规定的程序归入档案册中、分散在各处的零散材料不能及时汇总、档案内容不完整、更新不及时，无法及时全面地反映个人真实情况等问题出现。

2.4人事档案管理数据信息化进展缓慢

大数据信息化技术可以帮助基层医院实现人事档案的有序编排与整合，查阅时能快速有效地寻找到对应的档案，提高管理利用效率，且医院档案经过加密保护和备份处理，安全性和有效性均得到保障。很多基层医院在看病挂号、缴费、排队检查等方面都已实施了大数据信息化管理，但在基层医院档案管理方面大部分仍然停留在传统管理模式。目前即使部分基层医院虽然提高了人事档案数据信息化建设的重视程度，但在财政经费有限，单位领导重视程度不够，支持力度不足，大数据人员专业知识技能欠缺等原因，导致基层医院人事档案大数据信息化建设的进程十分缓慢。其次基层医院人事档案涉及到大量个人隐私信息，对于非共享内容，封闭式管理方式导致很多核心信息无法及时查看，人事档案数据信息化建设进程带来阻碍。如何妥善合理处理档案数据共享与保密两者之间的关系，也是目前急需解决的问题。

三、基层医院人事档案管理创新途径

3.1建设健全的数据信息化管理体制

首先基层医院需从人事档案管理实际情况出发来构建和完善档案管理体系，制定明确的档案管理执行制度，明确档案管理部门及工作人员的职责，规范资料收集整理编目的工作流程，对不同种类的档案进行统筹管理，促进档案管理工作的有序进行。其次应用先进技术建立健全人事档案信息化管理制度，使档案管理工作的信息准确、可靠，提升信息质量，强化信息安全。最后在人事档案管理制度建设中，完善各部门协作制度和协作机制，要求信息技术部门和档案管理部门之间相互配合，形成紧密的关系，对档案信息系统运行和应用中存在的问题及时纠正，发现异常要以最快的速度处理，使档案管理工作依据性能良好的档案信息系统，高效展开和运行。

3.2 加快基层医院人事档案大数据信息化建设脚步

在大数据信息化技术快速发展的背景下，基层医院应加大对档案管理信息化建设的投入力度，在技术、资金、人才投入方面需要加强支持力度，统筹合理安排资金使用效益。在硬件方面，应安排一个独立的库房用于档案管理，购置信息化管理设备与计算机管理系统，配备扫描仪、打印机、空调、除湿器、档案架等设备。在软件方面首先需在计算机管理系统中增设防火、防盗系统，建设统一的数据库及信息化管理平台，实施人事档案信息的归档、整理、编目、存储、管理、检索、借阅等的信息化管理。最后对于可公开的信息资料进行共享，需完善其共享功能，对于需保密的数据信息需加密处理，加设防火墙，保障保密数据信息的安全性。当然基层医院由于经费有限，即使加大投入力度但人事档案管理信息平台也是需要逐步完善的，不可一蹴而就。

3.3提高基层医院人事档案管理意识与管理水平

在大数据背景下，基层医院为了可持续健康发展，医院管理者需重视人事档案管理的重要性，将人事档案管理工作纳入医院管理的重要内容之一，大力支持并倾注更多的人力、物力、财力。其次人事档案管理工作复杂，且涉及计算机硬件系统、网络系统、数据处理和信息发布、数据管理能力等方面。在人才培养和储备方面，建议聘请专业的档案管理人才，明确人事档案管理人员的筛选标准与培训计划，定期对人事档案管理人员开展档案管理软硬件技术培训、不断提升人事档案管理人员综合素质。加强基层医院与先进单位之间的交流、合作，为学习先进经验，与时俱进地推动基层医院档案管理工作现代化建设进程。通过上述方式提高基层医院人事档案管理人员的专业技能与综合能力，为基层医院人事档案管理工作迈上新台阶做出贡献。

结语：

综上所述，在大数据背景下，基层医院人事档案管理工作仍存在诸多问题，比如说缺乏健全的档案管理制度，人事档案管理数据信息化进展缓慢、人事档案管理软硬件设备、管理人员意识薄弱、管理技能待提升等方面，只有逐个攻破才能在众多基层医院当中脱颖而出，为基层医院可持续健康发展保驾护航。

参考文献：

[1]陈忠煜.试论办公自动化环境下医院档案管理路径[J].财经界，2021

[2]高宸睿.办公自动化环境下医院档案管理对策探析[J].办公室业务，2021