人才流动给人事档案管理带来的问题及对策

人才流动给人事档案管理带来的问题及对策

段丛

南县人力资源市场管理中心   湖南益阳南县  413200

摘要：随着人才的流动性增加，人事档案管理面临多种挑战，包括档案信息更新滞后、档案的遗失与损坏、查询与调取的困难以及隐私与安全问题。为应对这些问题，提出了四大对策：建立统一的档案管理系统并采用数字化管理，加强档案管理人员的培训与教育，完善档案转移的规程与制度，以及建立档案安全保障机制。这些对策旨在提高档案管理的效率、准确性和安全性，确保员工信息的完整性和保密性。

关键词：人才流动；  人事档案管理；  档案信息更新；  档案遗失

1、人才流动给人事档案管理带来的问题

1.1档案信息更新滞后

档案信息更新滞后是人才流动给人事档案管理带来的一个主要问题。当今职工在行业、地域之间流行性增强，档案信息的及时更新变得尤为重要。但在实际操作中，由于各种原因，档案信息的更新往往不能及时进行。首先，由于人员流动频繁、人员各项信息更新频繁，档案管理部门可能面临大量的档案更新任务，导致工作量增加。在这种情况下，如果没有足够的人力资源或高效的管理系统，档案信息的更新就可能会滞后。其次，不同的组织和部门可能有不同的档案管理制度和流程，这可能导致信息传递的延误。此外，档案信息的传递和更新可能需要多个部门之间的协作。在这个过程中，如果沟通不畅或者流程不清晰，也可能导致档案信息的更新滞后。档案信息更新滞后不仅会影响人员个人自身的权益，也可能影响到组织对人员的评价和决策。

1.2档案遗失与损坏

档案遗失与损坏是人事档案管理中的另一个关键问题。档案的遗失可能是由多种原因造成的。例如，档案在传递过程中可能被误放或遗忘；在存储过程中，由于管理不当或人为疏忽，档案可能被错放在错误的位置，导致难以查找；或者，档案在转移过程中可能因为流程不清或责任不明确而被遗失。档案的损坏同样是一个严重的问题。档案可能因为不当的存储条件，如潮湿、高温或直接的阳光照射，而受到损坏。此外，档案在搬运或传递过程中，如果没有得到妥善的保护，也容易受到物理损伤。还有一些档案可能因为长时间的存储或使用而自然老化和破损。档案的遗失和损坏不仅会导致组织失去重要的信息资源，还可能引发法律纠纷。

1.3档案查询与调取困难

档案查询与调取困难是人事档案管理中经常遇到的问题，尤其在大型组织或员工流动频繁的场合。档案查询与调取困难的原因多种多样。首先，如果档案的存储方式不统一或没有明确的分类和标签，这会导致在需要查询特定档案时花费大量时间。其次，档案的物理存储位置可能过于分散，导致查询和调取的时间增加。此外，如果档案管理系统过时或不完善，也可能导致查询与调取困难。一个低效的档案管理系统可能无法提供快速和准确的搜索功能，或者其数据库结构复杂，导致查询结果不准确。档案查询与调取困难不仅会浪费组织的时间和资源，还可能导致决策失误。

1.4隐私与安全问题

隐私与安全问题在人事档案管理中是一个至关重要的议题。人事档案通常包含员工的个人信息、工作经历、薪资、荣誉奖惩等敏感数据。如果这些信息被未经授权的人员访问或泄露，可能会对人员个人权益造成损害。首先，未经授权的访问是一个主要的安全隐患。如果档案管理系统的权限设置不当或管理不严，可能导致不应该访问某些档案的人员能够轻易地获取这些信息。其次，档案的物理安全也是一个关键问题。如果档案存储的地方没有得到妥善的保护，例如没有锁或者安全措施，那么档案可能会被盗或遭到认为涂改。此外，档案在传输过程中，如邮寄或电子传输，也可能面临被拦截或泄露的风险。技术攻击如黑客攻击、恶意软件或病毒，也是档案安全面临的威胁。如果档案管理系统没有得到及时的更新和维护，或者没有采取足够的安全措施，那么这些系统可能会成为攻击的目标。隐私与安全问题不仅可能导致员工的个人信息被泄露，还可能引发法律纠纷和信誉损失。例如，如果一个档案管理机构因为档案管理不当导致员工信息泄露，那么这个组织可能会面临法律诉讼。

2、对策与建议

2.1建立统一的档案管理系统

建立统一的档案管理系统是对人事档案管理中遇到的问题提出的一个重要对策。统一的档案管理系统可以为人事部门带来高效、准确和安全的档案管理，确保人员信息的完整性、准确性和安全性。首先，统一的档案管理系统可以提高档案管理的效率。在传统的档案管理中，由于缺乏统一的管理系统，档案的存储、查询和更新往往需要大量的人工操作，这不仅耗时，还容易出错。而统一的档案管理系统可以通过自动化的流程，如自动分类、标签和索引，大大提高档案管理的效率。采用数字化管理是统一档案管理系统的一个关键特点。数字化管理意味着将纸质档案转化为电子格式，存储在计算机或云服务器上。这样，档案的查询和更新就可以通过计算机进行，大大提高了效率。此外，数字化管理还可以为档案提供多重备份，确保档案的安全。例如，如果某个服务器出现故障，可以迅速从备份中恢复档案，避免数据丢失。建立统一的档案格式与管理规范是确保档案管理系统高效运行的基础。统一的档案格式意味着所有的档案都遵循同样的格式和结构，这样在查询和更新档案时就不需要考虑格式的差异，大大提高了效率。此外，统一的管理规范可以确保档案的完整性和准确性。例如，规范可以规定档案的存储期限、更新频率和权限设置，确保档案始终是最新和最准确的。

2.2加强档案管理人员的培训与教育

加强档案管理人员的培训与教育是确保档案管理高效、准确和安全的关键环节。档案管理不仅仅是对文件的存储和查询，更多的是对信息的整理、分析和保护，这都需要档案管理人员具备高度的专业性和责任感。首先，提高档案管理的专业性是培训与教育的核心内容。档案管理涉及到多种技能和知识，如档案分类、索引、存储和查询技术，以及档案的法律和道德规范。这些技能和知识都需要通过系统的培训和教育来传授。例如，档案管理人员需要了解最新的档案管理软件和工具，以及如何使用它们进行高效的档案管理。此外，档案管理人员还需要了解档案的生命周期，从档案的创建、使用、存储到销毁，每一个环节都有其特定的管理方法和要求。加强对档案保密性的认识是培训与教育的另一个重要内容。档案中往往包含了许多个人隐私信息，这些信息如果被未经授权的人员访问或泄露，可能会对人员和组织造成或轻或重的损害，因此，档案管理人员需要深刻认识到档案保密性的重要性，并采取各种措施确保档案的安全。这包括对档案的物理安全和技术安全。在操作上，档案管理系统应该设置权限，确保只有授权的人员可以访问人事档案。

2.3完善档案转移的规程与制度

完善档案转移的规程与制度是确保档案管理高效、有序和安全的关键措施。随着组织的发展和人员流动的增加，档案的转移变得越来越复杂，因此需要有明确的规程和制度来指导和规范档案的转移过程。首先，明确档案转移的程序与责任是规程与制度的核心内容。档案转移的程序应该详细描述档案从一个部门或位置转移到另一个部门或位置的整个过程，包括档案的申请、审核、传递、接收和确认等环节。每一个环节都应该有明确的操作步骤和时间要求，确保档案转移的迅速和准确。此外，档案转移的责任也应该明确。每一个环节都应该有明确的责任人，这些责任人不仅要负责档案的操作，还要负责档案的安全和完整性。例如，档案的传递环节，责任人应该确保档案在传递过程中不被遗失或损坏，并在接收后及时进行确认。加强对档案转移过程的监督与管理是确保规程与制度得到执行的关键措施。监督与管理可以通过多种方式来实施，如定期的档案转移检查、档案转移日志的记录和分析、以及档案转移的异常报告和处理等。这些监督与管理措施不仅可以及时发现和纠正档案转移中的问题，还可以为档案转移的持续改进提供数据和建议。例如，通过档案转移日志的分析，可以发现某些环节的延误或错误，从而采取措施进行改进。

2.4建立档案安全保障机制

建立档案安全保障机制是确保档案信息不被未授权访问、篡改或丢失的基础。随着技术的发展和网络攻击的增加，档案安全面临着越来越多的威胁。因此，组织需要采取一系列措施来确保档案的安全。首先，采取技术手段是档案安全保障的第一道防线。加密技术可以确保档案在存储和传输过程中的安全。通过对档案进行加密，即使档案被未授权的人员访问，他们也无法读取档案的内容。此外，备份是确保档案不丢失的重要手段。组织应该定期对档案进行备份，并将备份存储在安全的地方。这样，即使原始档案遭到损坏或丢失，也可以从备份中迅速恢复。定期进行档案安全检查与评估是确保档案安全措施得到执行的关键。档案安全检查应该包括对档案的物理安全和技术安全的检查。物理安全检查主要是确保档案的存储地点有足够的安全措施，如锁、监控摄像头和安全警报等。技术安全检查则是确保档案管理系统的安全性，如检查系统的权限设置、加密和备份等。档案安全评估则是对档案安全措施的有效性进行评估。通过评估，组织可以发现档案安全的薄弱环节，并采取措施进行加强。

3、结论

人事档案管理在人才流动的背景下面临诸多挑战。为确保档案的完整性、准确性和安全性，组织必须采纳一系列对策。首先，数字化的统一档案管理系统可以提供高效的查询和更新功能。其次，通过对档案管理人员的培训和教育，可以确保档案的专业管理和保密性。再者，明确的档案转移程序和责任以及加强的监督和管理可以减少档案的遗失和滞后。最后，技术手段如加密和备份，结合定期的安全检查和评估，为档案提供了坚实的安全保障。综上所述，通过综合应用这些对策，组织可以有效地应对人才流动带来的档案管理挑战，确保档案的高质量管理。

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