建设项目前期文件归档过程管理浅析

建设项目前期文件归档过程管理浅析

刘岚岚

宝钢湛江钢铁有限公司   广东湛江  524072

摘要：建设项目前期文件归档过程管理是建设项目管理中至关重要的一部分。在项目前期阶段，需要处理大量涉及立项批复、建设用地、工程建设许可备案文件、开工审批等各个方面的文件，这些文件对于项目后续的决策和实施具有重要的作用。

通过对项目前期文件进行收集和整理，能够确保相关信息的真实性、完整性和准确性，提高工作的效率和质量，同时也能够方便后续的利用和查询，为项目的顺利实施提供有力的支持和保障。

关键词：建设项目前期文件归档过程管理

建设项目前期文件归档要确保其真实性、完整性和准确性，要了解前期报审报建各阶段所形成的相关文件，建立完善的档案管理制度，做到安全可靠、方便检索和使用。

在建设项目的工程准备阶段，具体归档资料涉及项目建议书、可行性研究报告、招投标、勘察、设计方案、土地规划许可证、环境影响评价报告等。如果管理不当或者在存档过程中遗失丢失，存档文件不规范等问题，将会给项目带来很大的风险和损失，因此，建设项目前期文件归档过程管理变得尤为重要。针对以上问题，对归档过程管理进行浅谈分析。

1建设项目前期文件重要性的认识

1.1法律法规及政策背景

1.1.1档案管理法律法规层面，《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规对于建设项目前期文件的整理、归档和保管提出了具体的要求和规定。

1.1.2建设工程相关法律法规层面，《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《中华人民共和国环境影响评价法》、《中华人民共和国土地管理法》等相关法律法规对于建设项目前期文件的编制、审批、备案等方面也提出了明确的规定和要求。

1.1.3行业规范层面，国家档案行业标准《建设项目档案管理规范DA/T28-2018》明确规定了项目档案工作的组织及职责任务，确立了建设项目前期文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则、方法和要求。

1.2现时意义

1.2.1保证信息的真实性、完整性和准确性：对建设项目前期涉及到的所有文件和资料进行规范化的整理、归纳和存档能够确保相关信息的真实性、完整性和准确性，防止因为文件遗失或错误导致项目决策和实施存在风险。

1.2.2提高工作效率和质量：通过清晰明确地录入每份资料的名称、归档单位、分类等信息，按照一定的顺序和分类方式进行归纳，能够方便后续利用和查询，提高工作效率和质量。

1.2.3为项目后续工作提供支持和帮助：建设项目前期文件归档过程管理可以为项目的后续工作提供有效的支持和帮助，例如为立项批复、设计、评估、审批、验收等环节提供参考和依据，避免重复工作和遗漏漏洞。

1.2.4保障法律合规：根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程档案管理办法》等相关法规的规定，建设项目前期文件必须进行规范化的整理、归纳和存档，否则可能会面临行政处罚或法律诉讼等风险。“绿水青山就是金山银山”，随着对环境保护和自我保护的认识的提高，环境影响评估报告近年来也成为民事诉讼的重要证据。

2目前存在的主要问题

2.1监管力度不够完善,缺乏力度。前期文件产生在工程准备阶段，档案部门、归档部门和建设单位项目部门缺乏监管合力，协同机制不完善，人员不稳定，对文件的保管不够重视，忽视前期文件的收集，容易缺失文件或者找不到原件，以致在工程竣工验收阶段，前期文件残缺不全，难以全面反映工程建设情况，事后补救不但浪费人力物力，而且文件难以补齐。

2.2文件归档管理过程被动接收。档案管理人员虽然一直对前期文件归档范围的完整性不断在总结经验，但在实际操作上被动接收，收集归档项目多，建设周期长，虽制定了相关管理制度来保证资料归档，所需要的工程时间节点、合同信息、设备信息等信息散落，需要向相关部门索取相关信息报表，再手动汇总、整理，费时费力，容易出错，还不完整，在某些情况下，项目前期文件的收集和排序往往是在档案验收前进行的，这导致了文件编制的延误，不可避免地导致前期文件的分散,而且部分电子光盘夹在招投标文件中归档，容易忽视存在不可读取风险。

2.3归档延迟，人工催交不系统。归档部门人员对归档意识不高，同时档案管理人员在催交时是人工线下方式，未通过办公平台催交不权威，无监管，归档滞后。

3建设项目前期文件归档过程管理策略

3.1超前介入，加强项目前期文件管理

项目前期文件涵盖了项目立项、审批及准备过程中重要依据材料，重点抓好文控管理、准入审查和合同约束机制。要重视项目文件材料的规范化管理，建立项目文件材料形成和积累制度。将项目档案管理责任、档案归档要求以合同的方式进行固化并进行经济约束。

3.2创新利用档案信息化系统分析归档范围，及时收集，提高归档率

将项目前期文件的过程管理纳入档案系统，将合同信息，归档范围，资料类型等数据合并重排纳入档案系统信息体系，结合项目信息数字化生成归档计划,利用归档状态自动生成报表,建立有效途径，每月通过OA办公平台发送相关月报，对归档部门提供了资料催交的有力凭证。

3.3电子档案保管

建设单位档案部门管理电子档案时，应结合电子档案特点，在纸质档案保存的基础上加强电子档案保管环境管理与控制。光盘类电子档案应装盒保存，非必要严禁擦、刮、触摸光盘涂层。电子档案保管环境温度应控制在：光盘17℃~20℃，磁性载体15℃~27℃；相对湿度应控制在：光盘20%~50%，磁性载体40%~60%。以硬盘、磁带等介质存储的电子档案应远离强磁场，并隔离腐蚀性物质、有害气体。为确保电子档案有效性，能够满足电子档案长期保存、利用要求，档案管理人员应定期对电子档案进行检查登记，重点检查电子档案可读情况。

3.4加强档案组织管理

3.4.1项目前期文件过程管理是项目管理的重要组成部分和不可或缺的环节，在实际操作过程中，应注意规范化的文件归档流程、合理的文件存储结构、适当的文件保密措施和科学的档案数字化管理方式等问题。同时，也应根据项目实际情况不断调整完善文件归档管理制度，不断提升文件归档管理水平。

3.4.2管理制度是确保有效组织和有效工作运行的关键。为了加强档案管理，改进管理制度是至关重要的一步。档案部门与相关归档部门积极展开沟通，各方广泛交流以确定文件的归档范围，以满足各方的工作需求。在每个主要类别下列出了需要归档的文件，以确保档案的完整性、准确性和系统性，并加强对归档前期文件来源的控制。

3.5提高归档人员的归档意识

管理的关键是人，人的意识形态理解。只有提高所有人员对档案归档问题的认识，才能从根本上提高档案管理的质量。档案归档意识的提升可以从日常工作宣传交流、档案专业培训等开始，利用与其他单位、部门共建等交流平台，将提高前期文件如何规范归档理论与工作结合起来，提质增效。

建设项目前期文件归档过程管理是一个需要长期坚持和努力的过程。只有通过科学的管理和规范的流程，才能够更好地提高项目的决策和实施质量，有利于规避项目管理风险，促进项目建设依法合规，为项目稽查审计提供可靠凭据，并为日后的项目管理提供良好的基础和保障。

参考文献

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