数字化背景下国企档案数据化对策

数字化背景下国企档案数据化对策

王怡力

云南云岭高速公路交通科技有限公司  云南昆明  650051

摘要：在国有企业档案数据化管理过程中，通过扫描仪等设备以数字化的方式加工纸质档案，能够确保在储存载体方面，将纸质档案变为数字化档案，并在与纸质档案相关联后，构建起数字化的目录数据管理，以此提高档案管理效率。在数字化背景下，国企档案数据化建设已成为档案数据化发展的重要内容。基于此，本文首先分析了档案数据化的架构，其次探究了国有企业档案数据化存在的问题，并提出了几点对策，以期为相关工作提供参考。

关键词：数字化背景；国企档案；数据化；对策

引言

国企档案数据化是适应时代潮流，提升档案管理效率的必然选择，其通过对初始数据资源的搜集和整理，运用数字信息化技术实现网络化运维，提升档案管理的标准化和科学化水平。国企作为参与社会生产生活的重要组织，其档案资源数量大且重要，需要通过数字化管理的方式实现信息数据的整理、保管和统计、运用等，有助于提升国企对档案管理的利用效率。

1、档案数据化的架构

第一层是基础的设施层，能够把档案电子化扫描录入和数据化存储问题有效解决，对OCR识别等技术加以利用，从而实现文书档案、实物档案、音视频档案的电子化录入、档案目录编制、档案索引建立等功能；第二层是应用支撑层，能够解决数字化档案资源的信息共享和基本检索问题，关键利用信息化手段实现档案全文信息共享、基于互联网的全文检索等功能；第三层是数据资源层，能够解决档案内容的标签化定义及数据化处理问题，关键利用数据化的手段，实现档案内容和档案著录的元数据标准、数据元标准、主数据标准、标签标注、文本挖掘等功能；第四层是用户服务层，能够解决档案智能检索、知识挖掘、智慧编研问题，可以实现档案数据关联与知识发现、智能鉴定与发布、智慧档案检索等功能[1]。

2、国企档案数据化存在的问题

2.1档案数据化管理制度不完善

由于档案管理流程比较复杂、繁琐，因此要有管理制度作为保障和依据。在档案数据化的逐步推进下，应制定完善的档案管理制度，使档案数据化管理各个工作环节有章可循，以免由于某个环节的疏漏造成档案信息的丢失、损毁。但是，当前的国企档案数据化发展还不够成熟，很多企业仍处在摸索、起步阶段，相关制度的建设经验不足，在一定程度上限制了档案数据化管理制度的建设。

2.2企业对档案数据化重视度较低

档案数据化是一件复杂且需要投入大量资金和人力的工程。国有企业作为国民经济的重要支柱，以盈利为首要目标，而档案数据化建设属于企业信息管理的一种创新方式，不能给企业带来较大的经济利益，因此，部分管理者不愿意投入大量资金。然而，档案的合理管理是国有企业和谐稳固发展的重要保证，若管理者不重视该项工程，则可能会影响企业的发展和进步。领导不重视，导致数字化发展需要的资金就无法批复，档案实际管理者的工作得不到领导的肯定和认可，就会产生马太效应，档案管理和开发利用流于形式，不能够为实际工作服务[2]。

2.3档案的安全性不高

相较于普通管理工作来说，档案数据化管理工作更为强调安全性，因为信息化会将网络中的数据信息连为一个整体，一旦档案信息通过信息网络泄露出去，既会影响到公民自身的隐私，还会威胁到国家的公共利益和信息安全，然而现阶段国企的信息化档案安全性并不高。如今正处在信息化快速发展的时期，信息的传播和处理速度只会越来越快，并且为了便于档案管理者记录和搜寻信息，信息化档案还会具备开放性这一特征，但是这也会使得国企的信息系统面临更大的安全风险。其次，现阶段国企的管理者并没有意识到信息档案安全性不高的问题，并且创设档案信息库的人员也没有强化信息的安全性能，所以会出现档案信息丢失或者泄露的问题。另外，国企的信息管理者也没有做好信息的备份工作，这都在一定程度上影响到了档案信息的安全性。

3、数字化背景下国企档案数据化对策

3.1建立健全管理制度

管理制度是档案数据化管理过程中的重要组成部分，要进一步通过制度化，实现流程化、表单化，最终实现规范化、科学化，避免档案管理过程中不必要的过失和漏洞。比如在扫描资料时，如果没有建立相应的管理制度，就会导致录入的信息格式与标准会存在不同程度的差异，为了能够避免文件信息在导入导出过程中出现错误，为日后开展工作带来影响，所以就要对管理制度实施进一步完善制度和标准，将一些细节性的内容具体落实到相应的制度当中，从而进一步提升档案信息管理工作的质量和效率[3]。

3.2建立数据化关联数据库，实现存量档案数据化

以往的档案信息资源是互不关联的独立信息，很难为大数据技术所应用。这就要求档案部门从档案工作的实际出发，在数字化档案数据库的基础上，通过OCR光学字符识别技术、音视频文字转换技术，对数字化的JPG图形档案进行格式转换，形成适应大数据利用的数据化的数据库。根据大数据分析体系的要求，档案资源的数据化一是要能够实现互联网平台的分享和浏览；二是要适应数据挖掘的需要，在数据之间建立相应的关联，为数据挖掘、分析提供数据支撑；三是数据的类型要符合可制表分析的数据形态。

3.3做好增量档案数据化

增量档案是保持档案资源连续性的重要步骤。由于增量档案大多是现实工作中形成的、具有保存价值的历史记录，其形成过程既有纸质文件，又有电子文件，要做足数据化的工作比以前要轻松得多。但是在数据化的进程中，数字化并不等于数据化。因为只有将扫描后形成的图片实现智能识读，并进入可列表分析、挖掘才能说是实现了初步的数据化。因此，做好增量档案的数据化同样是一项艰苦、繁复的工作。为了实现上述目标，一是要做足增量档案的数字化，二是要加快管理数据库的建设，三是要加快光学字符识别技术、音视频文字转换技术的应用，四是要加快挖掘技术的应用，进而实现一切皆数据，数据源可追溯的目标。

3.4完善数据化档案管理的安全体系

第一，要充分利用云存储技术，此技术除了能为档案数据资源提供更多的空间，还可保障其安全管理质量，如降低数据丢失风险等。第二，强化虚拟技术的应用。其主要是指通过虚拟化技术，建设虚拟系统运行环境。此系统能够在保障档案信息安全运行的同时，将需求信息存入到原物理设备中。第三，建立数据身份识别系统。国企要围绕自身档案管理体系，以操作人员级别、职能为基点，要求第三方机构设计不同的访问身份权限，这样便能提供档案数据安全管理的可靠性。第四，强化加密技术的应用。对于不同密级的档案内容，应设定不同的保密内容。同时，由于部分加密方式仍存在一定漏洞，一些人员可能篡改档案数据，因此，对于关键数据档案信息要应用身份认知技术，打造非对称加密认证体系。第五，要动态提升操作人员职业素养。需围绕档案数据化需求，以防护、安全、保密为着力点，动态了解操作员基本情况，并以为依据培养其服务精神，操作技术、操作素养。

结语

综上所述，在数字化背景下，数据技术为各个行业带来了新的发展契机，国有企业在档案建设过程中要抓住这一机遇，依托自身实情，以实践鉴行动，要不断完善自身档案建设的不足，纠正观念、行为错误，以建设更加现代化的国企档案数据体系，以对外提供更加多元、丰富、现代的档案服务，进而促使基层档案建设跨入更高维度。

参考文献：

[1] 俞雯静，桂波，高渝，宋若鹏，臧家宁.大数据环境下的国企档案数据化管理探析[J].科技创新导报，2020，17(29)：144-146.

[2] 孟宪波，王岚.大数据背景下国企单位档案数据化应用的实现路径[J].国际公关，2022，(16)：31-33.

[3] 丁明玲.信息时代企业档案管理工作变革分析[J].黑龙江档案,2022(02):269-271.