新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径

新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径

李广

鄂尔多斯市准格尔旗国有资产监督管理委员会          017000

摘要：随着社会的发展档案管理也在不断的发生变化，新形势下的档案管理应面向现代化，也就是积极的运用现代化的教学手段开展档案管理。再加上互联网信息技术的发展促进了各个行业的工作效率的大幅度提升，所以档案管理也应面向现代化，这样才能提高档案管理的效率，为企业的发展起到积极的帮助和影响。为了促进新形势下的档案管理，也为了促进档案管理模式的改革和创新，本文将对档案管理改革的方式进行探究。

关键词：新形势背景下；档案管理；现代化途径

传统的档案管理模式显然已经无法适应时代的发展需求，在当今新社会和经济发展迅速的背景下档案资源的利用率越来越高，只有创新档案管理模式才能提高档案的利用率。但是从目前的档案管理现状来看，在实际管理当中依旧还存在着较多的问题，这些问题的存在严重影响了档案管理的效率，也影响了档案管理现代化的进程，所以想要提高档案管理效率首先就需要找出当前档案管理中存在的问题，并且结合问题积极的探索解决方案，这样才能做好新形势下档案管理现代化，促进管理效率的提升。

一，传统档案管理模式中存在的几点问题：1.查阅繁琐，档案利用效率低传统的档案管理中一般都是采用纸质文档的方式储存档案，这种储存方式在以往的档案管理模式中已经长期的运用了一段时间，并且也可以满足以往答案管理的需求。但是随着社会的发展人们查阅档案的频率越来越多，而纸质档案在查阅过程中存在的问题较多，这也是传统档案管理的弊端，比如在查阅档案的时候人们首先需要观看档案储存的目录，然后根据目录寻找档案大概储存的位置，接下来到了该位置之后还需要对档案的分类进行仔细的阅读，最后才能找到自己想要查阅的档案，并且这种查阅方式经常还会出现档案被别人查阅的现象，也就是有些人找到档案存放的位置后进行查阅时发现档案并不在该位置，这种传统的档案管理方式显然不能提高档案查阅的效率，再加上经济发展迅速的背景下人们查阅档案的次数原来越多，所以传统档案管理和储存无法满足社会发展需求，创新档案管理模式开展现代化的档案管理是当前档案管理部门首先要解决的问题。2.不宜长久保存，档案损坏概率高除了查阅不便之外传统的档案管理模式常见的问题就是长期保存中容易出现问题，比如有在保存档案的过程中可能会出现受潮或者是虫蛀的现象，又或者是人们查阅次数的增多导致档案出现磨损的现象等等，久而久之档案就会出现破损或者是磨损的现象。不仅如此，档案的磨损会影响档案的使用效率，尤其是一些重要的文档很难进行修复，这也会影响档案的储存。而档案的储存和利用是促进社会和企业发展的重要途径，也是记录企业和社会发展规律的有效方式，只有做好档案管理才能为企业的发展奠定基础，但是由于传统档案管理效率较低以及其它问题的出现影响了档案管理，也影响了企业和社会的发展。所以改革传统档案管理模式是非常有必要的。

二，新形势下档案管理现代化的途径：

1.数字化管理，数字化管理是将传统的纸质档案转化为电子档案，以便于存储、检索和分析。数字化管理不仅可以大大减少档案存储的空间，还能提高档案的利用效率。通过数字化管理，档案信息可以实现快速检索、远程传递，为档案的充分利用提供便利。

2.云计算技术，云计算技术是一种基于互联网的计算模式，它可以将大量的计算资源、存储资源和应用程序等通过网络连接和集成，为用户提供便捷的、按需付费的信息化服务。在档案管理中，通过应用云计算技术，可以实现档案信息的集中管理和共享，提高档案的利用率。

3.数据库管理，数据库管理是一种高效的信息组织和管理方法。在档案管理中，通过建立数据库，可以将大量的档案信息进行有序化、系统化的管理，便于快速检索和数据分析。同时，数据库管理还有助于实现档案信息的共享和交换。

4.电子签名技术，电子签名技术是一种基于数字签名技术的信息安全技术，它可以确保电子文件的安全性、真实性和完整性。在档案管理中，应用电子签名技术可以有效地防止档案信息被篡改和伪造，确保档案信息的可信度。

5.人工智能技术，人工智能技术是一种模拟人类智能行为的技术，它可以在数据处理、模式识别、自然语言处理等方面发挥重要作用。在档案管理中，应用人工智能技术可以实现智能化的档案分类、检索和分析，提高档案管理的工作效率。

6.区块链技术，区块链技术是一种去中心化的分布式账本技术，它可以有效地确保数据的透明性、不可篡改性和安全性。在档案管理中，应用区块链技术可以确保档案信息的真实性和完整性，同时还可以实现档案信息的防篡改和可追溯性。

7.数据挖掘技术，数据挖掘技术是一种从大量数据中提取有价值信息的技术，它可以在数据的分析、预测和决策支持等方面发挥重要作用。在档案管理中，应用数据挖掘技术可以发现隐藏在档案信息中的价值，为决策者提供科学依据。

8.信息安全保护，在新形势背景下，信息安全保护是档案管理现代化的重要保障。在数字化档案管理过程中，应加强对信息安全的保护，包括数据加密、访问控制、网络隔离等措施，以确保档案信息的安全性和保密性。

三，完善档案管理工作制度：

激发员工兴趣档案管理效率的提升最关键的还是需要员工有积极参与工作的心态，只有员工参与工作的兴趣较高才能为档案管理模式的创新和改革提供有利条件。所以在新形势下的档案管理中想要开展现代化的管理还需要企业不断的完善和建设档案管理制度，并且以激发员工的工作积极性为重点进行教学。就像我企业为了完善档案管理制度就重新定制了档案管理规定，并且在制定档案管理制度的过程中积极的邀请一线管理人员参与其中，通过一线管理人员的参与了解他们在实际管理中遇到的问题，并且结合问题一同商讨解决方案，这样才能使一线管理人员感受到企业对自己的尊重，才能调动员工工作的积极性。此外，企业还需要调整薪资待遇，比如对表现优秀的员工给予一些建议，激励其他员工向其学习，这也可以激发员工的工作积极性，这样才能在现代化的档案管理中发挥一线管理人员的作用催进管理效率的提升，为企业的长远发展做好保障。

总之，新形势下档案管理现代化过程中依旧还存在着较多的问题，这些问题的存在严重影响了档案管理效率的提升。所以档案管理现代化的有效途径是结合数字化管理、云计算技术、数据库管理、电子签名技术、人工智能技术、区块链技术、数据挖掘技术和信息安全保护等先进技术。通过这些技术的应用，可以实现档案管理的数字化、信息化和智能化，提高档案管理的效率和质量，满足现代社会的需求。同时，加强信息安全保护是保障档案管理现代化的重要保障。

参考文献：

[1]冯洲.浅析档案管理现代化的有效途径[J].低碳世界,2016,(5).207-208.

[2]杨玉峰.简论加快实现科技档案现代化管理的有效途径[J].黑龙江史志,2015,(7).158-158.

[3]张一楠.浅谈区级档案馆实现档案管理现代化的有效途径[J].黑龙江史志,2012,(23).42-43.