公路工程项目档案资料的管控工作

公路工程项目档案资料的管控工作

涂怀容

四川川黔高速公路有限公司  四川泸州 646000

摘要：为了提高公路工程项目档案资料管控效率，管理人员可从明确责任，对工程项目档案管控体系进行完善；全过程管控，提高公路建设项目档案的全面性；抓关键环节，规范项目档案管理等方面着手，促进公路事业的可持续发展。

关键词：公路工程；项目档案资料；管控工作

公路工程建设期间，项目档案资料是逐步形成且可以直接反映工程项目建设原始记录的重要一部分内容。项目档案应可以对项目建设的全过程进行反映，不单单是完整记录项目建设的过程，还是项目交付使用不可缺少的参考资料。由此可见，管理人员要高度重视管控公路工程项目档案资料，为公路事业的良性发展起到促进作用。

1明确责任，对工程项目档案管控体系进行完善

公路建设的初级阶段部分工程管理人员不够重视管控项目档案，甚至认为工程项目档案管理工作的开展是在走形式。部分技术人员不及时收集整理资源，工程竣工后做假资料，对项目档案的管控产生不利影响[1]。因此，项目建设初期，管理人员要健全项目档案工作领导责任制，建立自上而下、责任明晰的档案管控网络，建立以建设单位负责、各产检部门分管、工程技术档案工作人员贯彻落实的全面管控模式，确保将档案资料的管控责任落实到个人身上，为生产建设工作中产生的技术资料，从档案归档、收集整理和立卷等多个方面均提供有利的条件。同时，参建企业的档案部门全体员工都应该签订目标责任书，在考核中将工程档案纳入重要的考核部分，将其和档案管理人员的绩效直接挂钩，确保公路建设项目的档案管理工作有人管、有人抓。若领导的分工责任制是有效推进项目工作档案的有利条件，很有必要制定具有较强操作性、有据可依的规章管理制度，这是有效管控工程档案的重要抓手[2]。发挥制度的规范作用，对文件资料的收集和整理进行控制，确保项目档案工作的开展有章可循。同时，立足企业实际情况，结合项目档案管理各个工作环节的特点细化管理，健全档案管理制度体系，确保可以发挥制度在工程项目档案管理中的先导作用，通过制度促进档案管理工作的开展。

2全过程管控，提高公路建设项目档案的全面性

为了提高公路工程档案管理的全面性，很有必要进行全过程管控，具体可从几个方面着手：首先，加大培训力度，提高档案管理人员的业务能力。为了促进档案管理人员业务能力和理论素养不断提高，管理人员必须开展多类型和多层次的教育培训活动，比如项目建设前期要积极的培训指导项目内业人员，对公路建设项目业内材料的编制要求、材料制度、规范等进行全面了解；积极组织施工单位的管理人员参与上级部门开展的项目档案管理学习培训交流活动，将观念和知识更新，积极完成新规范和新标准的宣传工作；每年开展一次指导建设单位的归档和经验交流活动，及时查找问题和通报，督促其整改。其次，加大监督力度，合理利用参建单位的信用考核体系。管理人员可通过参与公路建设质量督查、市场督查、年终检查等，尤其要严格检查后期容易突击造假的资料，如原始记录、试验检测报告、旁站监理等，将其列入到重点监督的范围，若参建单位一年之内被上级主管部门通报两次及其以上的，纳入“不合格”；若参建单位工程项目档案没有按时移交、对档案专项验收工作导致项目竣工验收延后的，同样纳入“不合格”，在企业信用体系中纳入考核的结果，动态管理项目档案管理工作，提高管控项目档案工作的效率，提高项目档案的真实性和全面性。最后，规范项目验收程序，有效开展档案管理工作[3]。为了提高专项档案验收工作效率，确保工程内业质量，必须严格做好验收把关工作，比如对项目档案的自检制度进行贯彻落实。完成项目归档工作，监督项目建设单位应主动组织参建单位自觉开展档案自检活动，若自检合格，则安排监理单位出具审核意见后进行验收；对档案预验收制度进行贯彻落实。建设单位应和专门的验收机构组建成项目档案预验收小组，预验收自检项目，及时发现存在的问题并督促整改；对验收程序进行严格履行，发现预验收工作中存在问题时及时整改，再次提交验收材料，直至顺利通过验收。

3抓关键环节，规范项目档案管理

公路工程涉及到的内容较多，增加了档案的收集与管理难度，且各个重点标段的档案较多，必须管控好关键的环节，提高工程项目档案的系统性、准确性和真实性[4]。具体来说，需要从几个方面着手抓关键环节：一是合同管理。项目的参建单位要对专职档案和分管领导的责任进行明确，确保可以按时、保质保量的完成竣工资料，且项目竣工阶段编制的工作内容和预留合同价的3%的竣工文件保留金都需要在合同条款中纳入，建设方指导与监督相关人员做好收集与整理项目档案工作；确保工程建设到哪一步档案管理就到哪一步，同步开展档案验收和工程验收工作，若不按时对竣工档案的工程项目进行提交，则需要相关负责人承担全部责任。二是抓计量支付，把控工程档案的质量。为降低项目完成后需要突击完成工程档案的整理，且针对档案整理不到位归档、文件资料形成档案差距的问题，及时完善和补充，提高项目档案的规范性、有序性；必须对各单位在档案管控中需要承担的的责任，将档案资料移交内容和移交时间均当作计量支付中一个独立的项目，若发现档案资料超期交移或不合格的问题，应按相应的比例减少支付金额，减少档案滞后的违约金，同步收集、整理和归档档案工作

[5]。

结束语

为了提高公路工程项目档案资料的管控力度，管理人员可从明确责任，对工程项目档案管控体系进行完善；全过程管控，提高公路建设项目档案的全面性；抓关键环节，规范项目档案管理等方面着手，促进公路事业的良性发展。

参考文献：

[1]宗容容.高速公路工程项目中档案资料的管理及过程控制分析[J].中国新通信,2019,21(21):235-235.

[2]孙玉芹.如何做好公路工程建设项目档案资料管理[J].办公室业务,2019(18):136+141.

[3]梁红垒.谈如何做好公路工程建设项目档案管理工作探究[J].工程建设与设计,2018(23):280-281+286.

[4]余跃,张江.高速公路工程项目施工档案资料的管理[J].黑龙江交通科技,2017,40(5):215+217.

[5]石婷.浅析高速公路工程项目施工档案资料管理[J].科技展望,2016,26(10):254-254.