信息化时代基层档案管理质量的提升与发展探讨

信息化时代基层档案管理质量的提升与发展探讨

姚蓉蓉

射阳县房屋征收工作中心  江苏省盐城市  224300

摘要：随着信息时代的到来，网络通信技术的应用越来越广泛，基层档案管理模式也需要随之改变。通过管理人员档案管理能力的提高，提升档案管理工作的效率，有利于新时代基层档案工作的改革。在此基础上，本文首先介绍了档案管理质量提升的必要性和信息化建设在基层档案管理中的应用价值，之后分析了档案管理工作面临的问题，最后讨论了档案管理质量提升的有效途径，以此来供相关人士交流思考。

关键词：信息化时代；基层档案管理；提升质量；发展

引言：

对于新时代发展趋势下具有较高研究价值的基层档案管理，尤其是在信息时代，可以充分利用信息技术，一方面提高基层档案管理的利用率，另一方面提升相关从业人员的专业水平。信息时代为信息产业的快速发展提供了新的引擎，是现阶段基层档案管理的核心竞争力。

一、档案管理质量提升的必要性

档案是指由社会组织和个人在学习和工作过程中形成的对国家和社会有价值的文字和图像等不同形式的历史记录，对于不同行业未来的发展有着指导意义，具有十分重要的价值。随着我国发展水平的不断提高，人们需要记录的数据和信息越来越多，充分结合现代信息技术能够提高档案管理的质量。传统的档案管理工作需要耗费大量资源，并且工作效率不高，不符合当前发展，档案管理的投入与取得的成果不成正比，档案管理工作的整体质量无法保证。因此需要不断发展基层档案工作信息化，为基层各项工作的顺利开展提供保障。

二、信息化建设在基层档案管理中的应用价值

（一）降低管理成本

基层档案管理是指收集文档，统计之后录入档案库，这是一项相对复杂，且细节较多的工作，包含大量不同类型的信息和数据，这在一定程度上增加了工作人员的实际工作量，降低了工作人员的效率。因此，在基层单位的档案管理工作会消耗大量人力和物力资源，也自然包括档案管理工程中产生的费用。而在基层档案管理过程中的合理应用信息技术，可以有效解决成本问题，节省档案管理空间。使用信息技术建立一个档案库，将各种档案信息电子信息，一方面节省了实体空间，另一方面避免档案管理中工作人员出现失误而造成问题，避免浪费资源，一定程度上促进了基层单位的发展[1]。

（二）提高管理效率

信息技术在基层档案管理过程中的合理应用，可以实现人力资源的有效替代。因此，有必要结合实际改变基层档案管理，合理使用信息技术产品，实现档案的智能化管理。在档案管理的过程中，相关档案信息的检索主要是交互式的，这比过去的传统方式更加方便和高效。此外，信息技术的使用可以减少工作人员的工作量，提高工作效率，并在一定程度上避免人为因素造成的干扰。这也能保证基层档案管理的有效性和准确性，对档案管理和相关信息化建设具有积极而深远的意义，这也是未来基层档案管理发展的趋势。

三、档案管理工作面临的问题

(—）对档案管理工作改革不够重视

随着我国社会主义经济的发展，基层部门大多对基层档案管理改革工作没有足够的重视，尚未出台档案管理的相关政策和制度，也没有成立专门的部门和组织专家和专业档案工作人员负责，不利于基层档案管理机制的合理化。此外，随着网络通信技术的发展，档案业务的信息化进程逐步加快。但由于缺乏档案管理资金，我国各部门的基础电子设备陈旧损坏，配套的电子办公设备相对落后。《档案管理规范》未更新，不能满足档案管理的实际要求，一定程度上影响了基层档案管理的信息化水平。

（二）工作人员素质良莠不齐

信息时代的到来，也要求基层档案管理人员更好的职业素养。然而，近年来，由于档案管理行业发展前景较好，档案管理逐渐成为热门专业，优质的专业人才数量逐年减少，由于长期缺乏系统的专业培训，在工作时使用的方法相对落后，使得基层档案管理工作效率低、水平不高。并且，档案管理设备在不断更新，相关工作人员需要不断学习积累工作所需的知识。然而，由于基层档案管理部门的性质，档案管理人员工作时相对放松，主动提高技能的意识不足，无形中阻碍了基层档案工作的现代化发展[2]。

(三）工作缺乏完善的机制

为了使基层档案工作开展顺利，需要制定健全的档案管理机制，设计科学合理的发展计划，能够对基层档案管理工作的效率有提高作用。但现阶段，我国基层档案管理制度不全，工作时缺乏秩序，工作人员之间无法明确工作范围和责任，档案管理员同时担任多个职位的现象在我国所有基层地区都很常见。这导致了我国基层部门存在不同程度的文件丢失和损坏，限制了档案管理质量的提高。

(四）基层档案信息化缺乏安全保障

随着我国科技水平的不断提高，一些地区已经开展了信息化档案管理。与纸质文档管理和存储模式相比，电子文档具有空间小、查询方便等优点，但也存在更多的安全问题。网络黑客群体日益壮大，利用信息技术攻击政府部门信息管理系统的现象也无法避免。

四、档案管理质量提升的有效途径

(一）树立档案管理工作的正确认识

档案管理工作能够帮助更好地展开基层工作的调查和研究。基层档案部门要自觉承担责任，积极收集档案，重视档案信息的收集和管理，抓住不同阶段档案工作的重点，全面、及时、准确地收集，发挥档案工作的服务功能。在信息时代的背景下，对信息的需求也更加多样化。因此，基层档案管理工作需要结合实际发展情况，增强实用性，为公众提供更加便捷的档案查询和阅览服务。

(二）建立健全档案管理工作制度

基层是一个传统的中等经济体，应该转变轻视档案建设的观念，重视信息时代的档案管理改革，结合网络信息技术的发展，创新档案管理的方式和方法，制定信息档案工作的相关标准，安排专业人员负责相关工作的实施，避免一人多岗的现象，履行每个岗位的职责。在明确和进一步压实责任的同时，建立基层档案工作激励机制，发展档案管理人员的日常性和奖惩办法，实行先奖后罚的管理制度，改变员工在传统工作条件下的工作态度，与时俱进，营造更加积极的工作氛围。

(三）完善信息化配套基础设施

基层档案管理现代化的就是将纸质档案转换为电子档案储存在计算机中。一方面节省存储空间，另一方面使搜索过程更加便捷。基层档案管理现代化要使用计算机电子设备，而计算机设备一直在跟随时代的发展更新换代。针对这种情况，基层部门应加大对档案管理改革的支持力度，安排财政专项资金购买现代化电子设备，为数字档案建设提供经济保障。

(四）提升工作人员的专业素养

基层部门要为广大档案安全专业人才提供广阔的发展前景，吸引专业人才助力档案管理工作信息化，为基层档案管理信息化注入新鲜血液。一方面，对于在职档案管理人员，基层部门应通过邀请专家授课、聘请第三方培训机构开展专业培训等方式，进一步提高相关人员的专业素质和计算机操作技能，培养积极进取、负责任的基层党档案管理人员。另一方面，定期选派优秀员工代表到先进的档案工作领域或上级档案管理部门学习，实现地方档案管理理念和技术的不断更新。

（五）筑牢档案安全工作防线

信息时代是档案管理工作发展的双刃剑。它不仅为档案工作的现代化提供了新的途径，而且由于网络中存在的安全问题，也给档案工作带来了挑战。因此，基层档案工作部门应不断提高技术防范能力，强化档案存放场所和工作人员的安全管理意识，规范接收和查询档案流程，确保档案管理系统的使用规范且无错误。完善应急机制，加强档案安全风险防范和风险管理[3]。

五、结束语

把握信息时代新形势新任务对档案工作发展的新要求，进一步提高基层档案管理质量，是做好基层档案工作改革的重要途径。基层部门应转变传统的档案管理观念，加强相关政策和财政资金对档案工作的支持，建立健全基层档案管理相关工作制度，完善档案信息化配套基础设施，提高档案管理人员的专业素质和计算机操作技能，聚焦基层档案管理信息化发展进程，加快档案工作战略转型。

参考文献：

[1]张艳.浅析信息化时代基层档案管理质量的提升与发展[J].数码设计（下）,2021,010(006):79.

[2]李莹.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].科技风,2021(15):3.

[3]彭萍.信息时代如何推动档案管理的数字化建设[J].2021(2018-9):51-51.