事业单位干部人事档案管理效率的提升对策

事业单位干部人事档案管理效率的提升对策

杨铭,李珂函,兰珏,张敏

康巴什区政策研究中心  内蒙古 鄂尔多斯  017010

摘要：国家高度重视档案事业发展，为干部人事档案管理工作创新发展带来了新的契机。在事业单位改革的大背景下，人事档案管理应积极落实《干部人事档案工作条例》的相关内容，依照规定保质保量地开展干部人事档案管理工作，不仅可以维护档案的公信力，也可以强化档案在事业单位干部选拔中的作用，具有深远影响。但在实际工作中，现阶段干部人事档案管理工作面临诸多挑战。一方面，数量增多导致档案管理难度提升；另一方面，档案数字化建设明显改变了档案管理方法，带来新的挑战。因此，为适应未来事业单位档案管理的工作需求，需要创新档案管理路径。

关键词：事业单位；干部人事档案；档案管理

引言

干部人事档案管理工作应当按照党和国家政策进行，进一步采用规范化和精细化的档案管理工作方式，通过档案全面记录干部个人经历、政治思想和工作表现等内容。为了有效提高干部人事档案管理工作水平，本文在梳理事业单位干部人事档案管理工作漏洞的基础上，基于档案管理事业发展方向，指出干部人事档案管理改革的路径，从而提高干部人事档案管理效率，服务事业单位发展改革。

1事业单位改革后干部人事档案管理中存在的问题

1.1档案管理模式有待创新

在事业单位改革的大环境下，干部人事档案管理模式未发生明显变化，当地档案管理中心在采集干部人事档案信息后，面临档案库存容量增加的问题，大部分纸质材料的接收、整理与保管会浪费大量的人力与时间。同时，档案管理工作面临任务量增多和高精尖专业人才不足等条件的限制，导致在档案管理中出现缺失。有研究认为，部分事业单位在档案管理中长期固守原有思维，其档案管理模式与数字化发展趋势相脱节，最终留下潜在的工作质量隐患，如在人工阅档时难以完全规避档案磨损等问题。由此可见，落后的档案管理模式已经成为从业人员不容忽视的问题。

1.2档案管理不规范

为了解决事业单位改革后造成的档案工作压力增加问题，相关地区通常采用聘请第三方服务的方式开展纸质档案扫描与系统录入工作，虽然在工作前会聘请专业人员开展培训指导，但在操作中依然无法实现对档案管理全过程质量监督，工作人员操作失误而造成档案损坏或者信息失真问题屡有发生。例如，部分人员因为操作失误而导致档案被过度裁剪，或者档案材料保管中发生损坏、污染以及磨损等问题。部分工作人员对本职工作不熟悉，出现档案材料错误摆放，或者在数字化档案管理中出现未及时备份和档案错传等问题。

1.3干部人事档案管理队伍整体素质较低

在事业单位干部人事档案管理信息化发展趋势下，要求事业单位人事部门具有较强的专业性，熟悉信息化的档案管理工作方式，能够支持干部人事档案管理的可持续发展。但受到传统观念的影响，部分事业单位缺乏对人事档案管理重要性的认识，档案管理人员信息技术水平不强，专业素养较差，不熟悉信息化环境下的人事档案管理方法。而且事业单位缺乏对干部人事档案管理人员的培训，对干部人事档案管理工作的理解不透彻，严重影响了干部人事档案的使用。

2事业单位干部人事档案管理效率的提升对策

2.1加强档案工作队伍建设

为了适应事业单位改革后干部人事档案管理面对的新挑战，加强工作队伍建设成为工作的新方向，需要档案管理部门严格执行选人用人的质量管理程序，在落实质量管理观念与人岗适用原则后，最大限度地保证人员质量满足工作需求。在具体操作中，应选择一批具有极高专业素养与政治素养的高端人才开展工作，并将信息技术应用水平作为人才考核的重点内容。第一，需要重视档案管理人员的业务培训。大部分档案管理人员具有良好的档案管理工作知识储备，但是，信息技术技能方面略有不足。后期可围绕信息技术教育工作，有计划提升工作人员信息技术操作能力，详细介绍大数据和云计算技术对干部人事档案管理的影响，并选择真实案例阐述数字化档案管理工作面临的新挑战，确认工作薄弱环节。第二，在人才培养中，应注意激发工作人员的主观能动性，营造顺心的工作氛围与良好的工作环境，打造奋勇拼搏和不畏艰险的档案管理团队，不断激发档案管理部门的凝聚力，提升工作认同感，这是减少人才流失的重要手段。第三，应激发员工主动学习的积极性，如将干部人事档案管理相关知识点汇总成册发放，或者借助抖音等新媒体平台系统化介绍数字化档案管理知识，有计划地提升工作人员专业技能水平。还可以在条件允许的情况下，邀请组织部、人社局、教育局、卫健局以及保密局等业务指导部门的专家召开讲座，围绕档案管理现状和信息化档案建设等内容开展宣教，不断拓展工作人员的知识储备渠道，强化信息运用与管理能力。

2.2建立健全人事档案问责机制

为了消除干部人事档案中的风险隐患，促进事业单位干部人事档案的规范化运转，要建立健全档案管理的问责机制，实现对干部人事档案管理的全面监督。首先，完善日常研判机制，加强干部人事档案督导检查，采用分级分析的方式，重点做好干部人事档案的前瞻性和计划性监督，事业单位党委每年应不少于2次开展干部人事档案专项监督工作，并及时向上级报送干部人事档案的审核情况。每年组织2次专项研判，及时发现干部人事档案管理工作中的难题，并完善常态化的监督机制。其次，建立健全干部人事档案管理中有关造假违规行为的问责纠错机制，明确责任主体，并按照相关法规给予必要的处罚。第三，全面提升日常监督审核水平，明确人事档案审核重点，例如，做好新转入人员的“三龄二历一身份”的审核工作，采用分级审核的工作办法，发现问题要及时调查取证。第四，完善审核保障机制，由干部个人、专兼职档案员和组织部门共同参与，以保证人事档案信息真实性和无遗漏。人事部门还要针对不同岗位干部确定个性化审核要点，以提高人事档案审核质量，发挥审核机制为人才档案共享服务的支持作用，为人事档案高效使用奠定基础。

2.3落实风险管控

在数字化档案时代，干部人事档案管理面临新的挑战，面对信息渠道造成的潜在安全风险，可以通过设置管理员访问授权和档案资源存储加密等方式规避网络风险问题。除此之外，也可以针对不同干部设置对应级别的阅档以及保密权限等，对网络渠道查阅干部人事档案展开全过程监控，最大限度地实现信息安全。在条件允许的情况下，数字化档案安全管理中可以采用区域网或者人脸识别等安全检测技术。除此之外，保证档案资源实体完整也是日常工作不容忽视的内容，如在档案管理中落实“六室分离”的工作要求，即明确档案室、查档室、扫描室、办公室、整理室和档案备品室的界限，不同科室的工作内容独立且不相互影响，这对于保障档案安全具有重要意义。同时，也可以根据档案质量建设档案管理库房，库房使用阻燃材料，增设防火防盗门窗，控制室内温度，设置灭火装置与空调等，最大限度地避免档案受损。

结束语

在事业单位改革后，干部人事档案管理工作面临新的挑战，为了能够显著提升档案管理水平，需要工作人员从事业单位实际情况出发，认真分析潜在风险对档案管理工作质量的影响，并通过人才队伍建设和明确档案信息管理的相关细节等方法，创新档案管理工作规范，最终消除质量风险的影响，加快人事档案管理向数字化和现代化方向转变升级。

参考文献

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