中职学校档案规范化管理与创新研究

中职学校档案规范化管理与创新研究

田红英

石家庄现代农业学校 邮编050000

【摘要】中职学校的档案管理工作是一项极为重要的任务，它涉及到单位各项工作的历史记录和重要资料保存；也是从事教育教学活动、学校管理、教育科研工作和教育督导评估的重要资料。随着信息技术的快速发展，传统的档案管理方式已经无法满足现代中职学校的需求。为了提高档案管理的效率和质量，必须建立基于信息化的档案管理规范，并进行创新探索。本文结合工作实际，分析了目前中职学校档案管理现状，就如何规范并创新、怎样加强信息化建设进行了论述。

【关键词】中职学校档案；档案管理创新；信息化；电子档案

中职学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，它反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，在学校工作中起着承前启后的作用，分析利用学校档案，能有效帮助提高教育管理和学校教学水平。做好学校档案管理工作，对教育、教学、教研活动，有着十分重要的作用。

一、中职学校档案规范化管理的重要性

1、查阅效率提升

在中职学校中，档案信息的管理是一个复杂的过程，包括信息的收集、整理、分类和归档等。如果没有规范的档案管理，这些信息将无法有效地组织和检索，这将大大降低查阅效率。通过实施规范的档案管理，可以建立一个有序的档案管理体系，使档案信息的查阅更加便捷和高效。

2、信息准确保证

中职学校的档案中存储了大量的信息，包括学生信息、教师信息、教务信息等。如果这些信息管理不规范，就容易出现信息的错误、缺失或不完整。而通过规范的档案管理，可以确保每一条信息的来源清晰、内容准确、格式统一，大大提高了信息的准确性。

3、可追溯性保证

在中职学校的档案管理中，可追溯性是指对档案信息的来源和去向进行有效的跟踪和管理。通过规范的档案管理，可以实现对档案信息的全程跟踪，确保档案信息的完整性和可追溯性。

4、信息安全保护

中职学校的档案中包含大量的敏感信息，如学生成绩、教师个人信息等。如果这些信息管理不规范，就容易出现信息的泄露、滥用或损坏。而通过规范的档案管理，可以采取一系列的安全措施，如加密存储、权限控制等，确保档案信息的安全性和保密性。

5、对历史负责

中职学校的档案是学校历史的重要组成部分，记录了学校的发展历程、教学成果、社会服务等方面的信息。这些档案信息对于学校未来的发展具有重要的参考价值。通过规范的档案管理，可以确保这些历史信息得到妥善保管和有效利用，为学校未来的发展提供有力的支持。

二、中职学校档案管理工作的现状分析

现阶段，很多中职学校档案管理意识淡薄，认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，对档案管理工作不够重视，档案管理资源不足，管理不规范和管理手段落后，其主要表现在以下几方面：

1. 制度不完善，管理随意性强。中职学校部门多，教育教学管理工作繁杂，档案错归错放、随意归档等现象比较普遍。

2.管理力量薄弱，管理手段落后。中职学校一般都未设定专职档案管理岗位，档案管理人员是教师（或学校办公室工作人员）兼职或是临时配备。大部分工作人员没有经过专业培训，对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料不够真实准确，归档不及时，档案材料不全或缺失。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，收集、查阅档案信息仍采用手工方法。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间不合理。

3.档案交接手续不严密，容易造成档案遗失。由于档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得档案交接工作前后脱节，容易造成档案遗失。

4.档案管理缺乏创新意识。没有真正从提高效率增强服务功能的要求来实施管理，存在信息不全，信息失真，息提供滞后于工作需要等现象，削弱了其服务学校服务社会的作用。

三、创新档案管理工作，加强信息化建设

创新是档案管理发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新方法。随着社会科技的进步，档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校档案管理中，要采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的信息化水平和服务质量。

1.建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用学校的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上学校网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更便捷的服务。

2.建立“电子档案数据管理中心”。档案馆（室）与学校信息管理部门可加强密切配合，建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在学校档案馆（室），是学校信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3.做好电子文件收集工作。电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索的要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。并应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

4.自动上传收集电子文件。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间收集到单机上形成的电子文件。

5.归档管理电子文件。电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从计算机的存储器或其网络存储器上拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，将电子文件以纸张和数字化载体如光盘等制作双重备份，并分别归档管理，形成两种介质、两套同一内容的档案。对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

6.加强横向联合，实现信息资源共享。打破档案管理各学校各部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势，建立联合目录，实行资源共享。

档案管理的规范创新及档案管理信息化建设对实现中职学校档案管理工作的高效化和社会化有非常突出的现实意义。中职学校要积极创造条件，尽快实现档案管理的信息化，实现档案管理的根本变革。

参考文献：

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